實驗室儀器設備管理存在的問題和解決方案

摘要：長久以來我校都是重視理論教學而輕視實驗教學，但實驗室工作特別是實驗室儀器設備的管理工作對校級各個部門聯(lián)系緊密：教務處對各院系考核工作量的重要依據(jù)、設備保障管理處購置儀器設備做決策提供保障，甚至于財務處在也需要儀器設備資產(chǎn)金額。因此分析數(shù)據(jù)的來源和它的有效性以及容易出現(xiàn)的問題，本文為探討如何獲取和管理這些數(shù)據(jù)使其發(fā)揮重要的作用。

關鍵詞：實驗室儀器設備；管理；有效性和準確性；管理人員隊伍建設

通過作者十多年來的儀器設備的管理發(fā)現(xiàn)隨著設備數(shù)量的增加以及頻繁的設備的變動使得管理流程和實際操作存在著不相適應的問題，急需解決，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1 原始數(shù)據(jù)的準確性

校院兩級管理是我校現(xiàn)有的管理模式，校級有專職人員錄入全校十多個試驗室成百上千的商品。從事儀器設備的錄入庫工作包括商品名稱、規(guī)格和型號等等。問題就出在這最原始的數(shù)據(jù)。計算機由于來源不同或是購入的時間不同，有名稱為微機或稱為計算機的。沒有準確地和商品一致。這就為我們院系一級的管理帶來了很大的不便，在數(shù)據(jù)量大的情況下，用電子表格進行同類的數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和計算，例如同類計算機的數(shù)量和總價格等等。首先從供應商開的發(fā)票就隨意，驗收單也就不可能正確。錄入人員也只能根據(jù)驗收單作為錄入的依據(jù)，更不可能把商品一一打開驗查。

解決辦法是從源頭抓起，嚴格要求供應商把商品名稱寫全寫準確，完全按照商品上的銘牌為準，包括規(guī)格和型號。驗收時本單位的工作人員再次抽樣驗證核對才能保證商品入庫的原始數(shù)據(jù)的準確和有效。

2 標簽發(fā)放的有效性

由于新進儀器設備的報銷流程和入庫等一系列的問題導致儀器設備和標簽不能同時到位。常常是儀器設備已經(jīng)使用一學期了，下學期標簽才打印下發(fā)，使得不是很準確的實驗儀器設備名稱的標簽無法很迅速地和儀器設備實物對應。特別是，機房的改造工程有些設備是直接掛在高處，不方便后期貼標簽。因此建議，儀器設備到位，標簽就到位，在新儀器設備到位時增加人手盡快完成儀器設備入庫的工作。

3 落后的儀器設備管理標簽

儀器設備上的標簽是識別儀器設備的唯一標識，標簽的數(shù)字排列顯示著購買時間。通常計算機使用年限是在八年以上。限于標簽的材質和印刷質量，若干年后常有脫落的、字跡模糊不清無法辨認的再加上學生人為的破壞，大范圍的數(shù)據(jù)丟失，給儀器設備的核對工作造成很大的困難。是否能用更好材料做的標簽，黏貼性好，字跡不易褪色。在當今信息化的時代是否能用條碼或二維碼來取代現(xiàn)有的數(shù)字編碼，使得核查數(shù)據(jù)更有效更準確。

4 規(guī)范各學院間設備的調用

為平衡學校的儀器設備整體使用效率，各學院間常會調用設備，以提高儀器設備的使用效率，由于沒有規(guī)范的借調手續(xù)常常使得儀器設備的去向不明，僅僅靠領導的口頭指示或者便簽就改變了儀器設備的原院系單位和使用人。而學校因為沒有這一塊的規(guī)范管理的流程，使得校級儀器設備庫里的數(shù)據(jù)沒有及時跟進，常常是遺留問題到本科評估或創(chuàng)建省、市一級示范實驗室時才能發(fā)現(xiàn)改正。加上校級錄入信息管理人員和實驗室設備管理人員的變動，使得錯誤數(shù)據(jù)成為了頑疾。因此建議學校規(guī)范院系之間的儀器設備調用流程確保實驗室儀器設備的數(shù)據(jù)能夠實時準確地更新。

5 實驗室設備管理人員的隊伍

我校實驗室儀器設備管理工作均是實驗老師兼職，管理的儀器設備有的多達上千臺或品種繁多的，都要做到賬、卡、物一一對應。特別是要應對各個不同的部門索要的不同方面的數(shù)據(jù)，有要統(tǒng)計資產(chǎn)的總金額，有要各個分實驗室的機器的數(shù)量。實驗老師在繁忙的實驗室管理工作中要抽出很大的精力來反復核查數(shù)據(jù)才能做出準確的報表。這些數(shù)據(jù)是上級行政部門申請經(jīng)費、制定政策的重要依據(jù)，兼職的工作雖然辛苦、重要，卻得不到應有的重視。實驗管理人員是個苦差，學校設備管理處僅給出減免1/9的工作量的工作條件，這直接導致這個工作沒人愿意干，被迫接也不會毫無怨言地干。這就使得實驗儀器設備的管理工作雪上加霜。因此，學校應考慮提高待遇或減免更多的工作量來提高實驗室設備管理人員的積極性，把這個隊伍建設好，管理好。

綜上所述，學校應從儀器設備的管理的硬件條件及管理規(guī)范和管理人員的隊伍著手，認真清理各環(huán)節(jié)的漏洞和缺失，保障儀器設備更新的高效和準確性。

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作者簡介：江鷗（1965-），女，漢族，湖北武漢人，本科，高級實驗師，主要從事實驗室教學儀器設備的維護和管理工作。