分析政府檔案管理存在問題及對策研究

王媛

摘 要：隨著我國社會的不斷發展與進步，網絡信息技術的日益成熟，改變了人們生活方式，推動了市場經濟增長，在廣泛應用信息技術后，各領域工作效率顯著提升，促進了制度改革，更加符合社會發展形勢。在這樣的背景下，政府檔案管理工作也應積極與時俱進，勇于改革、大膽創新，因此，本文通過分析政府檔案管理中在的問題，提出了具體的優化對策，從而充分提升檔案管理工作水平，促進政府各部門的共同發展，樹立現代社會新政府形象。

關鍵詞：檔案管理 主要問題 有效對策

引言

檔案的主要內容是人以及社會事物的詳細信息記錄，是其發展進程的履歷、大量真實有效數據的匯總，是重要的參考文獻，是進展相關工作的重要信息資源庫，將檔案進行整理分類、科學完善、高效持續的統一管理，是社會各領域必不可少的工作項目，有利于各領域的發展進步。尤其是政府機構的檔案管理工作，關系著整個區域的發展，影響著政府各部門的工作效率、決定著政府運行管理，最重要的是他可以為政府提供有效歷史信息，有助于政府做出更完善的決議，促進政府的持續發展。因此，要充分重視政府機構的檔案管理工作，完善管理制度，做到科學完善的現代化政府檔案管理，為政府各部門以及社會發展提供更好服務，積極發揮政府檔案管理作用，實現能效最大化。

一、當前政府檔案管理中存在的主要問題

（一）管理工作缺乏重視

政府機構的檔案管理工作應是政府機構中重要的組成部分，對其發展具有至關重要的意義，但當前，很多政府的檔案管理工作沒有受到足夠的重視，沒有得到應有的關注，對檔案管理的各項工作進展情況缺乏主動了解與跟進，降低了管理人員的工作積極性與工作效率，同時也限制了檔案管理自身優勢的發揮，并且很多工作由于缺乏重視，得不到政府內部政策的扶持與各部門的協助，致使許多工作被擱置，無法繼續開展。政府檔案管理過程中，需要對所有檔案信息進行整理，按照具體的級別或是種類分別存放管理，但很多政府職員缺少重視，經常發生檔案沒有及時歸檔或是部門職員將檔案隨意放置，影響了相關數據的準確性。

（二）管理人員能力有限

檔案管理工作的制度性、專業性以及標準性較強，管理人員應具備扎實的基礎知識與優秀的管理能力，對檔案管理工作的流程、細節以及行為準則等都全面掌握，具有強烈的職業責任感，企業、事業單位或是其他性質的組織，對檔案管理工作人員的綜合實力及素養有著較高要求。目前，許多政府檔案管理人員并沒有達到專業人才的能力需求，專業知識及管理能力都存在一定程度的不足，不能進行嚴格規范的檔案信息分類、排序、裝訂等工作，工作興致不高。此外，很多管理人員都沒有進行過專業培訓，或是參加過崗位繼續教育等活動，導致個人能力、工作觀念、管理方式都處在瓶頸期，缺少創新思維能力，根本無法滿足現代檔案管理工作的發展，阻礙了政府檔案管理工作的提升。

（三）管理觀念過于傳統

在網絡信息技術不斷進步的形勢下，檔案管理觀念也發生了巨大轉變。但目前，仍然存在很多政府檔案管理工作的觀念過于傳統，沒有做到與時俱進，無法順應社會發展節奏，導致管理模式及效率的落后，影響檔案管理發展。很多政府檔案管理工作依然進行手動管理，在對檔案進行搜集、記錄、分類、歸檔、編排以及查找等工作都人工完成，沒有看到網絡智能化的影子，進行人工檔案管理模式，不僅工作效率低，同時還會發生數據的不準確或是重要文獻遺漏，也影響了使用效率。造成這種現象的原因除了管理人員觀念落后之外，還與政府機構不重視有直接關系，由于缺少重視，進而對檔案管理工作所使用的硬件設施以及其他設備的采購及投入就少，沒有先進的設施支持，即使轉變了管理觀念，也沒有可供實際操作的現代專業化操作平臺，因此，很多政府檔案管理的信息資源不全面、不規范，沒有完整性。

二、優化政府檔案管理工作的有效對策研究

（一）加強檔案管理重視

政府機構要充分意識到現代社會發展形勢，以及檔案管理工作對自身發展的重要性，要充分重視檔案管理，并實現現代化智能檔案管理模式，緊跟社會發展步伐，體現檔案管理工作的積極優勢。政府應建立完善檔案管理制度，用嚴格具體的制度要求檔案管理人員工作行為，加大檔案管理工作流程與各項工作的監察力度，明確檔案管理人員負責的工作內容，將其職能與責任進行詳細要求列入到管理制度中，同時在管理制度中加入責任追求，全面管理檔案工作，提升管理工作的效率，確保信息數據的準確性。

（二）提高管理人員水平

政府檔案管理工作的效率及整體水平直接取決于管理人員的綜合素養，因此，當前應提高管理人員的專業知識、管理能力，轉變管理觀念及管理模式，拓展檔案管理工作的邊緣知識，打造一支高素質、新思維、專業強以及技術佳的政府檔案管理精英團隊。因此，政府機構要積極組織檔案管理工作人員定期參加專業培訓，掌握最新的行業發展動態機社會形勢，學習到最新的管理理念與創新性的管理方式及技術，拓展管理人員的專業能力，開拓他們的專業視野，使自身的綜合職業能力達到檔案管理行業的要求。此外，還要注重管理人員的思想道德教育，明確自身的工作意義與職責，對工作產生熱情，制定合理的職業生涯，確立工作目標，提升管理人員的綜合素質，使他們全身心投入到工作當中，在工作感受到成就感，實現自身價值，從而才能讓政府檔案管理工作飛速發展。

（三）創新檔案管理模式

政府檔案管理模式在當前現代化社會的背景中，也應積極創新，充分利用網絡信息技術的優勢，改革創新管理模式，實現信息化政府檔案管理。在實現信息化管理模式過程中，不僅需要管理人員投入大量精力、能力與耐力，更重要的是需要政府給予一定的資金支持以及設備的提供，要完善政府檔案管理的基礎設施，以便管理人員更加專心的開展信息化檔案管理工作，同時能將定期培訓的工作有效進行下去。進行信息化檔案管理模式，能通過先進的網絡技術，將傳統人工的工作模式變成智能現代化的形式，極大程度的提升了工作效率，確保了數據的準確性，可以隨時隨地進行重要檔案收集與記錄工作，節約了更多時間，還能將檔案進行備份，儲存與傳送。因此，信息化政府檔案管理是社會發展的必然要求，也是檔案管理發展的根本趨勢，只有實現信息化管理，才能提升政府各部門之間的默契合作，能及時有效的為其他部門找到所需資料，促進部門之間共同進步。

結語

綜上所述，作為政府機構中的重要組成部分，檔案管理工作應充分發揮自身積極作用，協助政府機構做出科學高效的決策。在當前網絡信息時代背景下，政府檔案管理工作要深刻意識到自身存在不足問題，加強檔案管理工作重視、提升管理人員綜合能力、制定完善的管理制度、創新管理模式，全面提高檔案管理工作效率，為政府機構的可持續發展奠定穩固基礎。

參考文獻

[1]鄭婷.基層民政檔案管理存在的問題與對策[J].才智，2015，（36）：27-28.

[2]張義.檔案資料管理存在的問題及對策探析[J].辦公室業務，2016，（21）：33-34.

[3]王婷婷.關于政府檔案管理工作中相關問題的思考[J].赤子（上中旬），2015，（07）：23-24.