潛談事業單位現代化檔案管理

寇璐莎

隨著現代化經濟的不斷發展，尤其是電子信息技術的飛速進步，社會信息化程度的提高。事業單位改革的不斷深入，事業單位迎來了行政體制、人事管理、機構精簡等一系列的過程，獲得了新的發展。在保證單位的協調、有序運行過程中，檔案管理起到了重大的作用，檔案工作面臨著新的挑戰，雖然事業單位已漸漸融入了科技技術，但仍然有很多的問題存在不足，主要體現在：

一、事業單位對檔案管理的重視程度薄弱

隨著我國事業單位深化改革的推進，在行政事業單位里，檔案的管理起到了很大的用途，在我們選拔或考核某一位人才的時候就會用到檔案，有時處理工作時也會翻閱大量的檔案，以方便幫助解決和安排工作上的問題。

然而有些單位的領導和人員對檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有意識到檔案管理的重要性，管理檔案意識相當薄弱。致使一些事業單位的領導對檔案工作的現代化管理認識不足，許多單位工作仍然采取傳統的工作方式，嚴重影響了檔案管理的現代化進程，以此長往，容易導致檔案管理工作的混亂，制約著單位的發展。

二、現代化管理的人才能力不足

檔案管理現代化的前提是人員要現代化，既要掌握技術知識，能夠熟練的使用設備、維護和更新，更要具有先進的管理技能，和個人的文化素養，才能更好的擔任檔案管理工作。有些單位因人員缺乏，要一崗兼多職，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要的變動或業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，就許多機關單位、企業、事業單位的文書檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段，缺少現代化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能。個別檔案管理人員對檔案工作的重要性、責任性認識還不夠，存在隨意應付了事的思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想存在著為難的情緒，嚴重影響日常 的工作效率。

三、檔案管理的設備和技術不先進

人們對檔案管理都有著最普遍的看法，以為檔案管理主要是一些抄寫、保管、查閱等工作，不能創造任何的經濟效益，所以在人們的潛意識里對與檔案管理相關工作都被忽視了。甚至有些機關單位隨便的找一間屋子就充當了辦公、閱檔、存儲的倉庫，它既不具備鐵門、鐵窗等基本設施，也不具備軟件及硬件的配備，對檔案的完整與安全極為不利，防火、防盜、防潮等工作也做的不夠深入。

由于領導的重視不夠，給檔案管理工作帶來了很大的困難，盡管有些單位建立了專門的檔案管理系統與存儲室，但在后面的工作中，因領導的不重視和資金的短缺，就忽略了更新與現代化設備的投入。檔案管理人員還在運用傳統的方式來保管和查閱檔案，由于查閱檔案都是以手工的方式進行，紙張容易發黃變脆，這對檔案的完整與安全極為不利，單位檔案保管條件比較差，無法達到檔案室管理條例的要求，與整潔、規范、統一的要求差之甚遠，更有些單位的檔案室因長期無專人打理管理就變成了雜物間，塵土飛揚，檔案資料無規劃的胡擺亂放。有的綜合檔案室因設備不齊全，治理不到位，查閱資料困難重重，使部分檔案受到了損害，甚至會出現檔案丟失的情況。

隨著社會的進步，科學技術得到了飛速的發展，新的技術已在不知覺中走進了我們的生活，在如今的檔案管理中，提高工作效率是頭等大事。如何提高工作效率，無疑是將信息技術引入到檔案管理當中，充分發揮網絡的優勢，才能使檔案管理工作事半功倍。

四、提高信息化管理，加強人才培養

1）、隨著社會的不斷發展，人事檔案管理信息數量增多，對檔案管理信息的需求日益增高，各單位應盡快建立電子檔案管理系統，更要依靠科技進一步的科學管理觀念，全面采取用計算機技術對檔案進行管理，通過現代化信息技術以及相關的設備，將檔案資料錄入電子軟件系統，建立與時代合拍的檔案意識。通過計算機技術將紙質材料轉化為數據材料，實現了紙質與數據并存的檔案形式，使檔案工作快速適應現代化時代的需求，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案管理現代化所需的計算機、掃描儀、互聯網等現代化的辦公設備，充分利用現代化科技知識有效的對檔案進行管理，通過標準規范化的操作進而確保現代化的檔案管理工作有效的開展起來。

2）、為實現現代化檔案管理人員隊伍的強化，要對檔案管理人員開展不定期的培訓，使其能夠認識到檔案管理工作的重要性，掌握檔案管理的各項工作，并能夠熟練的操作現代化的設備。對檔案管理人員加強其先進知識、方法、技術應用的培訓，培養出專業性較強的現代化管理人才，有效的保證了現代化檔案管理工作的良好開展。伴隨著信息時代的降臨，每位檔案工作者都應不斷的提高自身專業質素，不斷學習專業知識，開拓自己的視野，提高工作能力，以便在工作中做到游刃有余。

五、結語

實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，不論是設備的配備，人員的培養，都需要一個適應的過程，在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的。檔案管理的基本工作，例如文件的搜集鑒定、驗收、簽閱、整理等主要靠的還是手工作業，我們必須正視這個現實，不能因為檔案管理現代化了，就放棄了原有的手工操作。檔案管理從傳統的手工管理模式慢慢的向現代化、網絡化管理模式轉變，從而以檔案實體保管為重點，轉變為以數據化信息管理為主。因此，我們既要積極引進現代化的新技術，也要重視傳統技術的研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來，從而使事業單位現代化檔案管理走向一個嶄新的臺階。