淺談高校建立用戶信息反饋檔案的重要性

周麗娜

摘要：高校檔案詳細記錄了高校招生、教學、日常管理以及教學科研等工作的原始數據信息，對于高校和社會均有重要的參考價值。隨著我國高等教育事業不斷發展，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。但就現階段高校檔案管理工作而言，用戶信息反饋作為檔案資源開發利用的重要工作環節，卻并未受到應有的重視，對于這一環節的研究也相對較少。筆者從高校檔案管理入手，就其用戶信息反饋存在的問題及解決措施，發表幾點看法。

關鍵詞：高校檔案；管理工作；用戶信息反饋檔案；重要性

中圖分類號：G2

文獻標識碼A

文章編號2095-6363（2017）04-0087-02

主體要素、客體要素、中介要素和職業技能，是組成檔案職業的幾大要素，其中客體要素包含3個子系統，分別是檔案信息開發、檔案實體管理以及檔案反饋信息處理。隨著社會發展，檔案資源逐漸受到人們的重視，但對于檔案信息反饋處理的研究較少。檔案工字的根本目的是對檔案資源的開發利用，檔案反饋信息處理屬于檔案信息開發利用的最后環節，其本質是對檔案工作的整體控制和反饋，對于提高檔案信息資源開發效率和工作質量，具有重要的現實意義。

1.用戶反饋信息檔案基本內涵概述

檔案職業主要包含以下幾方面要素：1）主體要素，即以檔案為主要管理對象的社會職業群體；2）客體要素即檔案，包括檔案信息開發、檔案實體管理以及檔案反饋信息處理3個子系統；3）中介要素，即社會發展過程中對主體和課題要素，產生的需求和滿足需求，進而形成的檔案職業存在環境；4）職業技能是指主體認識客體過程中使用的手段。

信息反饋屬于客體要素范疇，具有極其重要的地位。反饋在控制原理中具有如下定義：將控制系統輸出部分信息或全部信息，返回系統信息輸入端，并影響信息再輸出的過程。一般情況下，檔案工作包括檔案收集、整理、保存以及開發利用4個工作環節，其中開發利用是檔案工作的根本意義所在，在這一環節中進行信息反饋，就是對整個檔案工作的總控制和反饋，具有提高檔案工作效率和質量的重要意義。

高校檔案詳細記錄了高校各相關活動、工作的原始信息，具有極高的價值。但高校檔案信息反饋工作并未受到的應有的重視，限制了高校檔案正式效用的發揮，亟需對其進行調整，以促進高校檔案工作進一步發展。

2.高校用戶信息反饋檔案發展現狀分析

目前高校用戶信息反饋檔案工作主要存在以下幾方面問題：

1）反饋意識薄弱。由于高校對于用戶信息反饋檔案缺乏應有的重視，導致多數師生使用檔案后，沒有填寫檔案利用效果登記表的習慣和意識，反饋檔案建立極為困難。

2）反饋檔案制度缺失。多數高校檔案部門未將反饋信息檔案作為正式工作，納入工作制度中進行管理，工作職責、責任模糊，導致該項工作發展緩慢。

3）用戶反饋方法收集方式單一。目前，多數高校用戶信息反饋依靠“檔案利用情況登記表”完成信息收集，缺乏與檔案使用者的互動交流。

4）反饋信息處理缺乏科學性。目前，多數高校檔案工作人員，側重于收集檔案使用效益相關信息，對于使用者提出的意見或建議，缺乏應有的重視，限制了檔案信息反饋效用的發揮。另一方面，反饋信息經簡單處理后，通常就會被整理收藏，有效利用率低，無法對檔案工作產生積極地促進作用。

3.高校用戶信息反饋檔案建立措施分析

3.1加強用戶信息反饋檔案宣傳

高校應從自身檔案管理部門入手，加強用戶信息反饋檔案宣傳，以提高學校師生對于用戶信息反饋檔案的認識和理解，提高師生檔案信息反饋意識，使其認真完成檔案信息反饋調查問卷，提高信息反饋質量，促進用戶信息反饋檔案進一步發展。宣傳形式應盡量多元化，以擴大宣傳影響，提高宣傳工作工作質量，具體途徑包括校園廣播、校刊、校報、校級宣傳講座等。

3.2完善用戶信息反饋制度

1）加強用戶信息反饋制度建設。科學、系統、完整的制度是確保工作有序保質進行的基礎。高校通過加強制度建設，將用戶信息反饋檔案工作定為高校檔案工作重點工作，提高檔案工作人員對其的重視，規范檔案工作人員行為，落實各項工作職責和具體責任。

2）建立用戶信息反饋檔案。高校檔案部門應根據用戶信息反饋建立相應的檔案，通過系統的檔案工作，發揮用戶信息反饋檔案的實際效用，促進高校檔案的進一步發展。

3）定期組織用戶信息反饋檔案交流會。在交流會中，集中解決用戶信息反饋中的主要問題，總結用戶信息反饋管理經驗，不斷完善用戶信息反饋制度，探索新的用戶信息反饋模式和信息收集渠道，以實現動態的用戶信息反饋檔案管理。

4）完善用戶信息反饋監督制度。監督制度是用戶信息反饋制度有效實施的根本保障，根據相關制度強制執行再反饋操作，可有效解決惰性問題，不斷為信息反饋檔案建立注入活力。

3.3積極擴寬信息反饋渠道

用戶反饋信息是用戶信息反饋檔案的基礎組成，因此，高校應積極擴寬用戶信息反饋渠道，由被動接受改為主動收集，以提高用戶信息反饋檔案的質量和真實性。

首先，高校檔案部門可通過封閉式意見箱收集用戶反饋信息，這種方式的優勢在于自愿性和便捷性，便于獲取真實的用戶反饋信息；其次，高校應通過調查問卷的形式，定期對檔案使用者進行信息反饋調查，以保障基本的用戶反饋信息收集工作；最后，高校應積極探索網絡交流論壇等信息收集渠道，順應時代發展需求，提高用戶信息反饋的影響，完成用戶信息的收集工作。

4.結論

綜上所述，用戶信息反饋作為檔案資源開發利用的重要環節，承載著提高檔案工作質量的重要作用。因此，高校應全面加強對用戶信息反饋檔案建設工作的重視，通過加強宣傳、完善制度等措施，提高用戶信息反饋檔案工作質量，從而促進高校檔案工作的進一步發展。