提高檔案管理能力初探

李大港

信息時代，隨著網絡技術的不斷進步發展，檔案部門不能固步自封，死守著紙質檔案，應該結合新技術，創新服務方式。檔案網站的建設、微博的互動、短信提供利用、檔案展覽、流動窗口宣傳，這些都是與時俱進的服務方式，檔案部門應重點加強。檔案館應借鑒相關學科數字化發展的研究成果，構建檔案目錄信息數據庫和查詢系統，完善計算機檔案檢索體系，通過建設數字檔案館，逐步實現館藏檔案的數字化、信息化管理，并且通過網絡建設，開展檔案信息網絡服務，實現了檔案信息資源的共享。同時，檔案部門應對館藏檔案按專題進行系統、深層次地梳理，對檔案信息進行深入研究、綜合加工和深度開發，主動為各方面提供經過提煉的深層次、高質量的檔案信息產品，建立起有效的檔案知識數據庫體系，提高信息資源開發利用的科學性、合理性和系統性，變單純的提供檔案利用服務為高層次的信息服務，把“死檔案”變成“活信息”，更好的為廣大人民群眾服務。一、檔案館提高自身公共服務能力的必然性1、提高檔案館的公共服務能力是檔案館服務于構建和諧社會、加快經濟發展步伐的迫切需求。上海大學圖書情報檔案系的丁華東認為社會發展的加快和環境的復雜多變，要求檔案領域要能夠融入社會，參與社會發展、社會管理和文化傳承，要承擔更多的社會發展責任。隨著經濟的高速發展，競爭也愈加激烈，能否提供高效、優質的信息為經濟發展服務是信息部門所承擔的主要任務，決定著企業的興衰成敗。檔案信息資源作為政府機構的核心信息資源，是政府機構可持續發展的信息支持和信息保障。檔案館作為愛國主義教育基地，檔案安全保管基地，檔案利用服務中心，政府信息公開中心和電子文件管理中心，是社會各方面利用檔案信息資源的中心，它承擔著傳承人類記憶、弘揚民族文化、服務經濟發展的重要使命。新時期的檔案工作已不能在局限于傳統的“重藏輕用”，而應該轉變模式，積極開發檔案信息，服務于現代化建設。2、提高檔案館的公共服務能力是保障公民知情權的必然要求。“據統計80%以上的各類信息是由政府機關掌握的.而政府機關則往往從有利于自身管理的角度隱匿所掌握的信息以致妨礙公眾對政府信息的獲取與利用。”隨著我國政治文明的不斷進步，民眾的民主意識和法律意識日益增進，對于平等占有信息資源的愿望也與日俱增。而知情權作為政治民主化的一種必然要求和結果也要求檔案館提高公共服務能力，及時、有效地提供信息，為公民所利用。同時，“以人為本”的科學發展觀要求建立服務型政府，作為集中保管檔案和提供利用的各級國家檔案館應該以檔案公共服務、滿足社會公眾需求作為發方向。正如法學專家孫潮所說的：“對公共政府而言。公共檔案就是我們工作和我們承擔公共職責的一種記錄。作為一個公共政府。它必須留下自己的檔案以提供給人民，提供給歷史。提供給社會，從這個意義上來說。檔案不是我們政府的一種權力，恰恰是政府的一種義務。你有義務準確、及時、有效地提供你的檔案。”3、提高檔案館的公共服務能力是新時期檔案工作轉型、創新、發展的迫切需要。根據檔案館的性質、功能以及社會發展對現代檔案館的要求，檔案館作為檔案事業的主體，在新的社會發展時期必須進行包括加強檔案館公共服務能力建設在內的全面轉變與創新，才能適應社會的環境變化要求，得到可持續的發展。同時，檔案館的公共服務能力也是溝通檔案館與社會公眾之間聯系的紐帶和橋梁。而網絡技術的不斷發展，新的檔案載體不斷涌現，與之相對應的管理技術也不斷更新，這些都要求轉變檔案館的服務方式，提升檔案館的服務能力。三、檔案館提高自身公共服務能力的實效性探索1、重視檔案館藏資源建設。檔案館實行公共服務，必須要有數量龐大、內容豐富、結構合理的檔案信息資源支撐。而目前檔案館館藏檔案信息資源貧乏、門類不全、內容單一。因此，首先要加強檔案的接受工作，擴大檔案接受范圍。在收集檔案時，注重收集那些能滿足當代需求，與人民群眾的生活和生產活動密切相關的各類民生檔案，建立覆蓋廣大人們群眾的檔案資源體系。《國家檔案局關于加強民生檔案工作的意見》中指出，各級檔案部門要高度重視民生檔案工作，把做好民生檔案工作作為推動檔案事業可持續發展的動力，緊緊圍繞學習貫徹黨的十七大精神，認真抓好民生領域中的檔案工作，為維護公民權益、社會穩定做出應有的貢獻。各級檔案部門應主動接收民生檔案，如社保檔案、社區檔案、信用檔案、農村勞動力檔案等，并將工作延伸到其他領域，抓好醫療、教育、就業、收入分配等方面的檔案工作。將檔案館建設成為社會公眾共有的檔案信息資源“集散地”和社會公眾共享檔案信息資源的“目的地”。其次，要對現有館藏資源進行整合，深層次開發檔案信息資源，滿足不同領域、不同層次人員的需求。2、改變服務意識，創新檔案服務理念。公共服務的核心是為公眾服務，公共服務的關鍵是以人為本。在某種程度上，“以民為本”是“以人為本”的落實和具體化，這種觀念不僅應該成為檔案館工作人員的服務理念，還應該成為檔案服務的立足點。受傳統“官本位”思想的影響，廣大群眾認為檔案館是國家保密部門，是專門為統治者服務的，與百姓沒有關系，而檔案部門也把提供檔案信息服務作為自己的權利。隨著社會的進步，人民民主意識和法律意識的提高，他們迫切要求檔案信息的平等獲取權。檔案部門要轉變以前“坐等上門”的被動服務方式，要主動“請客進門”。對檔案工作人員引入競爭機制、激勵機制、輪訓機制，從制度上加強檔案工作人員的意識轉變，以服務對象的評價為尺度，以服務對象的需要為導向，以服務對象的滿意為目標，以服務對象的便利為原則。檔案工作者要摒棄“等、靠、要”的舊觀念，通過對公眾需求的研究，大膽創新檔案服務的新思路、新方法。二、檔案館公共服務能力概述何為公共服務能力？學術界并未有統一的界定。通過百度的檢索，我們可以知道，簡單地說，公共服務能力就是公共服務主體能否意識到公共服務客體的需求并及時提供公共服務以及提供公共服務的水平如何。確切地說，公共服務能力是指公共服務主體為生產和提供優質的公共服務產品以滿足公共服務客體的公共服務需求而具備的技能、技術和技巧。其中公共服務提供的主體包括政府、非政府公共部門，客體是公共資源，服務對象是社會。公共服務能力的強弱決定了公共服務主體在整個公共生活過程當中是否能夠真正承擔并辦理好所有的公共服務事項。檔案館的公共服務能力即是指各級國家檔案館，為提供優質高效的檔案信息資源以滿足廣大人民群眾的需求而具備的技能、技術和技巧。它包括檔案館藏資源能否滿足公眾的查檔需求，檔案館提供服務是否快捷有效，檔案工作人員的業務素質和能力是否符合新時期服務人員的標準。總之，建設公共檔案信息資源體系，提高檔案館公共服務能力是新時期社會對檔案館提出的要求。隨著政治、經濟、文化的不斷發展，人民群眾對于檔案信息資源的需求與日俱增。而傳統的檔案部門服務方式已遠遠不能滿足人民群眾日益增長的檔案信息資源的需求，因此，轉變檔案服務方式，提升檔案部門的服務水平已迫在眉睫，尤其在網絡技術高速發展的當今，檔案館如不能強化自己的優勢，必將在激烈的競爭中失去原有的舉足輕重的地位。endprint