淺談高校教學管理檔案的網絡化建設

孟凡麗

摘 要：高校教學管理檔案工作是各項教學工作的一個重要組成部分，本文就高校教學檔案常規管理和工作現狀進行了闡述說明，并提出了檔案管理工作的網絡化建設與發展對策。

關鍵詞：高校 教學管理檔案 網絡化建設

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0136-02

教學活動是高校教育中最重要的核心環節，教學檔案是對高校教學活動的真實記錄和體現，完整、全面地收集教學檔案，并系統地整理檔案是教學檔案管理工作的重要環節，完整、詳實的教學檔案是高校教育教學水平、質量的真實體現。教學檔案不僅是教與學的材料整理和收集，還包括教學管理、科學研究等活動，材料需經過收集、積累、立卷、歸檔等一系列工作程序，才能形成完整的教學管理檔案。隨著信息化時代的到來，網絡已經滲入到我們的工作與生活中，如何將信息技術與高校教學檔案管理工作融合，并行之有效地收集、整理和保存檔案，是值得我們深入探究的課題。

一、教學檔案的常規管理與建設

高等學校是一個集教育教學、科學研究、實踐創新、就業發展等于一體的多學科、多環節的科學文化機構，高校教學管理具有一定的可持續性、復雜性和特殊性。高校教學管理工作是將各項重要的教學材料分類整合，是保障教學資料完整的基本前提。

教學管理檔案通常分為學籍管理、教學管理、科學研究、師資建設及其他項目等幾個方面。目前，大多數高校均設有檔案室，檔案室有專兼職人員負責管理，各部門機構的檔案由各自的檔案員管理，定期按照歸檔時間和范圍進行收集、整理、立卷，這樣的傳統歸檔分類方式可以系統、有效地整合各類教學檔案，可以避免遺漏重要文件，保障教學資料有據可依。

二、教學管理工作的現狀

1.高校教學檔案管理工作現狀及存在問題

高校教學管理是一項具有長期性、持續性、周期性的統籌各項教學活動的工作體系，是高校日常工作的重要組成部分。近幾年來，高校為評估著力引進大批人才，導致人才輸入的整體水平不平衡，有些被分配到行政管理崗位的人，未經過正式培訓，對崗位工作認識不充分，加上綜合素質和業務水平較低，很難短期內適應教學檔案管理工作。

很多高校的教學檔案管理人員是兼職人員，有些是由教學秘書負責的，教學秘書本身負責教務、行政等多項工作，身兼數職的他們對檔案管理工作認識不足，也未經正規檔案管理培訓，檔案意識薄弱，加之崗位流動性較大，交接工作也會影響檔案管理的持續性，容易造成重要文件遺漏或丟失。許多高校教師的檔案意識也很薄弱，他們一邊機械性的完成各種教學大綱、教學計劃的制定，上交給相關部門后，往往忽略了存檔的重要性，以致今后使用時無法保證材料齊全。大多數高校教師對檔案管理的認識不全面，在科研成果歸檔工作上，通常不愿提交自己的科研成果給檔案管理人員，錯誤的認為上交材料歸檔會弄丟自己的科研成果，提檔程序麻煩，影響今后再利用，往往選擇自己保留科研材料，對檔案管理工作顯得并不認可與支持。

2.檔案管理制度需完善和規范

教學檔案是高校教學管理的重要組成部分，大部分高校制定了檔案管理規章制度，但就檔案工作現狀來說，歸檔制度并不健全，拿我們學校來說，只是針對歸檔范圍和檔案管理人員的職責進行規范，歸檔范圍只是有針對性地對少數需要歸檔的文件資料進行了劃分，沒有明確日常管理的文件處理問題，對于檔案提取、借閱等程序未作明確要求，很容易造成未及時歸還檔案，檔案流失等這些問題。

另外，大多數的高校是為了迎評，臨時成立檔案室，造成檔案室基礎設施單一，管理條件較差，檔案室沒有設專人進行管理，檔案管理人員一般均為教學管理人員，對檔案意識可有可無，未重視檔案管理工作，造成檔案資料收集困難，檔案利用率低下。

三、教學管理檔案的網絡化建設與發展對策

1.高校教學管理檔案網絡化建設的必要性

高校教學管理檔案系統龐大，資料瑣碎、復雜，人工管理難度增大。隨著網絡化時代到來，教學模式與網絡信息技術進行融合，多媒體技術應用到教學中，教學管理的檔案也可嘗試與網絡信息技術相結合，會是一條新的道路。傳統的教學管理檔案一般是由各部門的檔案人員對材料進行收集、整理、立卷，再統一到檔案是進行歸檔，這對檔案員的綜合素質和業務能力要求很高，電子檔案的形成會適當減輕檔案員的工作難度，在高校電子檔案管理系統中，系統對歸檔范圍進行有序分類，由各高校網絡人員專門負責定期維護，各部門會分配到一個賬號，各部門專職檔案人員需保證線上與線下同步更新，教學管理材料如教學計劃、教學大綱、培養方案等均可上傳到電子系統，無法錄入的重要材料可以拍照上傳，各檔案員需經過電子檔案系統的工作培訓，檔案系統的管理實行問責制，一旦出現問題，由檔案員負全部責任，這樣也對檔案材料有效地進行了備份，有效避免重要材料丟失。

檔案的網絡化建設可以有效避免傳統方式管理不當，造成檔案資料遺失，電子檔案既是傳統檔案的延續，也是后備力量，網絡化檔案管理保證了檔案的時效性和持續性，為高校教學檔案的管理工作提供了重要保障。

2.教學管理檔案的發展對策

現在高校對檔案管理越來越重視，教學管理檔案關乎到一個高校的教學水平和教學質量的體現，高校教學檔案的管理工作的發展應做到以下幾個方面：

2.1 培養檔案人員綜合素質，加強檔案管理的責任感

高校教學管理檔案的全面性是由檔案管理人員的工作素質和能力決定的，檔案管理人員的專業水平和能力保證了檔案的質量。做好高校教學檔案管理工作必須提供檔案管理人員的綜合素質和專業知識水平，需要不斷加強對檔案管理人員的專業知識水平和業務能力的培訓學習，同時也要組織檔案管理人員參加信息化技術的培訓，保證專業知識水平和網絡技能的提高。同時，高校要努力提高檔案管理人員的福利待遇，對于兼職管理人員可以考慮設立專門的獎勵待遇，鼓勵檔案管理人員申報檔案專業職稱，通過組織專業培訓和提高相關待遇，穩定檔案管理人員的隊伍，增強檔案管理人員的工作意識和責任感。

2.2 完善檔案管理制度，建立健全工作機制

根據學校實際情況，制定和完善檔案管理的各項規章制度，規范管理人員的工作職權，明確歸檔范圍，同時建立各部門的檔案管理責任制，發動所有教師一起加入檔案收集和整理工作，按照歸檔范圍統一匯總到檔案管理人員處，由管理人員進行再次整理分類，保證檔案的齊全和完整。學校安排教務部門相關人員對各部門教學檔案進行定期檢查和實施獎懲制度，發現問題及時查找、解決，讓全體教師都加入到檔案工作中，使教師們從思想上重視檔案工作，也間接維護了他們的教學成果。

2.3注重平時收集管理工作，保證科學歸檔

一般高校的教學檔案工作是按教學年進行統一歸檔上交的，平時收集、整理工作顯得尤為重要，各部門檔案管理人員應具備實時整理意識，每學期至少制定三個時間段，第一段時間組織教師們收集材料，第二段時間由檔案人員進行分類整理，第三段時間作為檔案的預立卷，每學期進行實時整理，同時保證了每學年的檔案整理工作穩步進行。 綜上所述，高校教學檔案管理工作是有龐大的體系的，除了對檔案管理人員有嚴格的要求外，還應積極發展高校教學管理檔案的網絡化建設，將信息化技術融入到檔案管理工作中，積極促進電子檔案的發展，組織全體教師加入檔案管理工作中，集合每個人的力量，才能促進檔案管理工作長期穩步的進行與發展。

參考文獻

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