如何做好新時(shí)期檔案專業(yè)管理工作

趙素云

摘 要：檔案管理工作是根據(jù)國(guó)家和地方各級(jí)檔案行政管理部門有關(guān)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和各機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際現(xiàn)狀、規(guī)劃，確定工作目標(biāo)，制定工作標(biāo)準(zhǔn)，并按嚴(yán)格規(guī)定程序進(jìn)行考評(píng)、認(rèn)定等級(jí)的一種管理辦法和管理活動(dòng)。全面加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理工作和依法提高機(jī)關(guān)檔案工作整體水平，為歷史檔案管理提供科學(xué)、準(zhǔn)確、完整的各類資料信息和數(shù)據(jù)管理，對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)本機(jī)關(guān)與上級(jí)有關(guān)檔案管理工作的有效對(duì)接，維護(hù)黨和國(guó)家的歷史記憶，服務(wù)全社會(huì)的科學(xué)發(fā)展，都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范 保密

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （2017） 04-0070-01

目前我國(guó)一些地方機(jī)關(guān)檔案管理尚不夠規(guī)范、科學(xué)，諸如：文件資料收集不完整、文件歸檔種類不明確、檔案缺乏集中統(tǒng)一管理、檔案管理建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)等。那么，作為一名機(jī)關(guān)專業(yè)檔案管理員，如何全面有效地做好新時(shí)期檔案專業(yè)管理工作？應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

一、加強(qiáng)專業(yè)理論學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理工作的技能和水平

作為一名機(jī)關(guān)專業(yè)檔案管理員，首先要把學(xué)習(xí)作為“第一要?jiǎng)?wù)”，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，把學(xué)習(xí)作為提高自身專業(yè)素質(zhì)和技能的一種內(nèi)在動(dòng)力和自覺(jué)行動(dòng)，認(rèn)真鉆研學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)檔案管理的系列法規(guī)、文件，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、《檔案工作實(shí)務(wù)》、《機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限歸檔》、《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》、《關(guān)于加強(qiáng)全省檔案安全體系建設(shè)的意見》、《山西省檔案管理?xiàng)l例》等專業(yè)書籍、報(bào)刊以及網(wǎng)絡(luò)研修學(xué)習(xí)，進(jìn)一步熟悉掌握和了解檔案管理專業(yè)基本技能操作，吃準(zhǔn)吃透檔案管理操作規(guī)程，同時(shí)，要積極參加國(guó)家、省、市（縣）、區(qū)舉辦的各級(jí)各類專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，及時(shí)向有經(jīng)驗(yàn)的老領(lǐng)導(dǎo)、老管理人員請(qǐng)教學(xué)習(xí)，解決工作中的疑惑和難題，尤其要做好新時(shí)期電子檔案數(shù)據(jù)化的管理工作，正確處理好檔案的日常規(guī)范化管理與新型電子檔案管理工作以及公共檔案信息服務(wù)三者之間的內(nèi)在統(tǒng)一關(guān)系，全力做好檔案工作的安全體系建設(shè)工作，全面提高檔案安全保障能力，確保檔案工作的保密性、完整性，為檔案工作提供強(qiáng)有力的安全建設(shè)體系保障。

二、做好常規(guī)管理，確保檔案管理的完整性、規(guī)范性、保密性

1.在日常檔案管理工作中，我們要進(jìn)一步深入了解檔案的起源、發(fā)展、屬性、價(jià)值、作用、種類以及檔案管理工作的基本原則、檔案管理的各項(xiàng)制度、公文文書檔案相關(guān)知識(shí)的處理、檔案的收集、立卷、裝訂、分類、排序、編號(hào)、編制目錄、整理和歸檔鑒定以及電子文件、錄音、錄像、照片、圖片、磁卡、特種載體檔案的鑒定歸檔管理等，認(rèn)真做好常規(guī)檔案管理工作。

2.按照1987年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。”的基本原則，檔案的收進(jìn)、移出、銷毀均須進(jìn)行登記造冊(cè)，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和年報(bào)，做到有物有賬，帳物相符。我們?cè)谙ば娜孀龊萌粘n案管理工作的同時(shí)，要全面做好檔案的保管與保護(hù)技術(shù)，諸如：檔案室的衛(wèi)生、電源、通風(fēng)、防潮、防塵、防火、防鼠、防蟲、防高溫、定期消毒、各種檔案柜具的科學(xué)擺放、新標(biāo)簽的更換、檔案安全檢查、消防設(shè)備的配備、檔案的維護(hù)等等以及非永久性檔案超過(guò)保存期限檔案鑒定銷毀的記錄和上報(bào)。并做好日常單位機(jī)關(guān)或個(gè)人使用或轉(zhuǎn)借檔案的詳細(xì)記錄工作，及時(shí)督促歸還檔案，做好日常檔案明細(xì)記錄臺(tái)賬，做到心中有數(shù)，賬冊(cè)記錄清楚。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)造性地做好檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案參考資料的編研、專題概要的編寫，使檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì)各個(gè)方面。

3.嚴(yán)格做好檔案的保密工作。檔案是為社會(huì)各方面人事、機(jī)關(guān)、歷史提供參考依據(jù)的信息資料載體，保密工作顯得尤為重要。一是我們要嚴(yán)格《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《關(guān)于加強(qiáng)全省檔案安全體系建設(shè)的意見》、《山西省檔案文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》、《山西省歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》等法律、法規(guī)文件，按操作規(guī)程管理保存，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)禁擅自隨意外出借用，泄露國(guó)家單位機(jī)關(guān)和個(gè)人的相關(guān)信息，甚至造成檔案損毀、殘缺，甚至檔案遺失，造成不可挽回的損失。不能向身份不明，沒(méi)有開具單位證明材料的任何人、任何單位，隨意泄露或提供檔案信息資料。二是保密檔案根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)，我們要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密范圍、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾，一旦保密檔案秘密保管期限屆滿，要及時(shí)劃密解密，按公開文件進(jìn)行管理，向社會(huì)各界開放，發(fā)揮保密檔案的時(shí)效性，把仍未解密的繼續(xù)列入控制使用保密范圍。過(guò)去，許多檔案館，對(duì)其所保管的注有密級(jí)的檔案，沒(méi)有定期及時(shí)解密，影響了檔案的開放利用。對(duì)于劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循《保密法》的相關(guān)規(guī)定，即：“國(guó)家秘密事項(xiàng)要根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，限定在必要的期限內(nèi)；不能確定期限的，應(yīng)當(dāng)確定解密的條件。在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。”這也就是說(shuō)，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。三是要全面做好檔案室、檔案館基礎(chǔ)實(shí)施設(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)和更新，如柜架、門窗、安全監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)的定期檢查，確保安全監(jiān)控系統(tǒng)、消防設(shè)備的正常運(yùn)行。防止因地震、水災(zāi)、火災(zāi)等自然災(zāi)害以及戰(zhàn)爭(zhēng)、恐怖襲擊、群體性社會(huì)實(shí)踐等人為災(zāi)害對(duì)檔案造成的破壞，要做到“三勤”，即：“手勤”、“眼勤”、“腿勤”，不放過(guò)任何瑣碎細(xì)小的工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或上報(bào)，從各方面構(gòu)建起檔案安全保密的“防火墻”。

三、精細(xì)管理，創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)，全面做好機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)工作

《關(guān)于加強(qiáng)全省檔案安全體系建設(shè)的意見》指出：隨著社會(huì)形勢(shì)任務(wù)的發(fā)展變化，檔案安全的內(nèi)涵不斷豐富，外延不斷拓展，形式不斷出新。要樹立新的檔案安全觀，全面實(shí)現(xiàn)“五大轉(zhuǎn)變”，即：一是由關(guān)注館藏檔案安全向館藏檔案安全與館外檔案安全并重轉(zhuǎn)變；二是由關(guān)注檔案實(shí)體安全向檔案實(shí)體安全與檔案信息安全并重轉(zhuǎn)變；三是由關(guān)注檔案庫(kù)房安全向靜態(tài)保管安全與動(dòng)態(tài)使用安全并重轉(zhuǎn)變；五是由關(guān)注破損檔案保護(hù)向破損檔案保護(hù)與未破損檔案保護(hù)并重轉(zhuǎn)變。機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)分為省三級(jí)、省二級(jí)、省一級(jí)，三等，我們要嚴(yán)格按照《山西省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，細(xì)化量化檔案工作，與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)造性開展工作，“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，不斷學(xué)習(xí)外地檔案管理工作的新經(jīng)驗(yàn)、新做法，創(chuàng)新管理，促進(jìn)本機(jī)關(guān)單位檔案工作的達(dá)標(biāo)升級(jí)。

總之，檔案管理工作事關(guān)黨和國(guó)家的利益，是一項(xiàng)偉大艱巨的事業(yè)，檔案記錄著國(guó)家歷史、社會(huì)的發(fā)展的變遷，與社會(huì)各方面發(fā)展息息相關(guān)，同時(shí)檔案促進(jìn)著全社會(huì)各個(gè)行業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，推動(dòng)著社會(huì)的進(jìn)步，作為檔案管理人員要進(jìn)一步加大學(xué)習(xí)力度，認(rèn)真學(xué)習(xí)和研讀相關(guān)檔案法律法規(guī)，不斷鉆研政治業(yè)務(wù)理論知識(shí)，提高專業(yè)素養(yǎng)，以高度的政治責(zé)任感和使命感，全面做好檔案管理工作，為促進(jìn)社會(huì)和諧進(jìn)步做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。