電子政務視角下黨政機關公文處理的研究

徐金喜+譚躍生

【摘 要】筆者從電子政務的視角對黨政機關公文處理的發(fā)展進行研究，首先闡述了電子政務和黨政機關公文處理的相關概念，并明確了實現(xiàn)黨政機關公文處理電子化的重要性，分析了電子政務視角下黨政機關公文處理現(xiàn)狀，最后基于電子政務視角提出黨政機關公文處理的發(fā)展對策。

【關鍵詞】電子政務；黨政機關；公文處理

1 電子政務與黨政機關公文處理

1.1 電子政務的相關概念

電子政務是指應用計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術和通信技術等手段，有效地將政府的組織結構和工作流程優(yōu)化。政府電子政務模式能夠突破時間、空間和部門機構之間的界限，使政府變得更為精簡、高效、廉潔和公平，為社會提供更高水平的服務。電子政務發(fā)展到最后可能會形成電子政府，大大提高政府的工作水平和工作效率。從這一角度來看，電子政務的發(fā)展有利于電子政府的形成和發(fā)展。

1.2 黨政機關公文處理

公文處理包括撰寫、傳遞和管理三個過程，在三個環(huán)節(jié)的相互作用下，公文的內(nèi)容得以形成并應用到實際中產(chǎn)生效用，公文處理是機關得以行使職能的重要手段。黨政機關通過公務文書領導、管理和溝通各部門各機構，使黨政機關發(fā)揮集體力量解決國家和社會事務。

2 實現(xiàn)黨政機關公文處理電子化的重要性

2.1 有利于加快黨政機關信息共享的速度

黨政機關為更有效地處理社會各個領域的事務，將機關分為多個部門，各個部門管理一個方面。但實際上，部門之間的分工合作并不到位。黨政機關信息共享程度低、速度慢，不利于黨政機關進行工作。實現(xiàn)黨政機關公文處理電子化有利于構建黨政機關內(nèi)部信息共享平臺建設，當一個部門需要其他部門信息和數(shù)據(jù)時，可以通過平臺搜索到相關信息。

2.2 提高黨政機關的處事效率

其一，構建起黨政機關內(nèi)部的局域網(wǎng)絡，并安裝政府辦公系統(tǒng)，系統(tǒng)的辦公平臺能夠?qū)崿F(xiàn)公文和信息的自由傳達。其二，開辟一個專門的系統(tǒng)欄目，用以公示工作通告、工作交流和工作匯報等，將黨政機關第一時間的動態(tài)展示在工作人員面前。其三，黨政機關審批項目耗時耗力更小，領導層可以通過電腦審批各個項目，減少了傳統(tǒng)項目審批的冗雜環(huán)節(jié)。從這三個方面來看，黨政機關公文處理電子化能給黨政機關工作帶來極大便利。

2.3 降低黨政機關公文處理的成本

傳統(tǒng)的公文處理需要耗費大量的人力、物力和財力，而在黨政機關實現(xiàn)電子政務的情況下，這些人力、物力和財力可以用于創(chuàng)造其他的價值。例如，一個部門對當?shù)氐慕?jīng)濟狀況進行調(diào)查，收集并分析了當?shù)氐慕?jīng)濟總量和人均收入，將分析結果錄入到黨政機關的信息化平臺上；黨政機關要對當?shù)匕l(fā)展做出規(guī)劃，而負責規(guī)劃的部門則不用再去收集經(jīng)濟方面的數(shù)據(jù)，可以在信息化平臺上獲得相關信息，一次成本獲得的結果可以使用多次，有效降低了黨政機關公文處理的成本。

3 電子政務視角下黨政機關公文處理現(xiàn)狀

3.1 黨政機關傳統(tǒng)政務處理觀念根深蒂固

黨政機關擬定公文的主要是領導層，領導的個人習慣和對電子政務的意見將直接影響黨政機關公文處理的實際狀況。要順利實現(xiàn)電子政務公文上傳下達，系統(tǒng)開發(fā)人員需要深入了解我國黨政機關的工作流程，并考慮到工作流程中的各個影響因素。但顯然這一目標的實現(xiàn)并不簡單，手工公文處理與電子化處理無法改變黨政機構的運行和管理現(xiàn)狀，也就無法達到提高效率的目標。

3.2 黨政辦公信息化發(fā)展較為緩慢

目前，大多數(shù)黨政機關依然使用傳統(tǒng)的公文處理方式，程序性十分明顯。從起草、簽發(fā)到傳遞，黨政機關工作人員的思維方式和行為方式已經(jīng)固定成型，不利于公務員創(chuàng)新意識和開拓意識的培養(yǎng)。并且，黨政機關招收人才時標準有所偏差。過于重視面試者適應體制的能力，而忽視面試者的其他才干，換言之，黨政機關面試時對綜合素質(zhì)高度人才不夠重視。

3.3 電子政務公文處理存在安全風險

電子政務公文處理系統(tǒng)需要使用網(wǎng)絡，這就注定了電子政務公文處理方式存在一定的風險性。一方面，黨政機關的電子政務公文處理系統(tǒng)可能會遭到黑客的攻擊，導致電子政務系統(tǒng)癱瘓，對工作進程造成極大的損失。另一方面，如果負責黨政機關電子政務公文處理系統(tǒng)的工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠到位，操作不夠規(guī)范，則非常有可能丟失或泄露公文，造成不可預計的損失。

4 電子政務視角下黨政機關公文處理的發(fā)展對策

4.1 提高黨政機關工作人員的辦公意識

提高黨政機關工作人員的辦公意識是實現(xiàn)電子政務公文處理的首要前提。首先，各級黨政機關的領導層應當認識到電子政務公文處理系統(tǒng)的重要性，明確其在提高公文處理效率上的突出作用，并大力支持電子公文系統(tǒng)的發(fā)展，從系統(tǒng)建設到應用推廣，從公文撰寫到公文發(fā)收，領導層都應當對其保持足夠的重視。此外，黨政機關應當培養(yǎng)工作人員的工作創(chuàng)新意識和開拓意識，幫助工作人員脫離僵化的工作模式。由于電子政務公文處理的便捷性，普通工作人員可能會更容易接受電子政務公文處理系統(tǒng)，但黨政機關應當注意工作人員是否積極參與到整個電子政務公文處理流程來。

4.2 加快國內(nèi)黨政機關公文處理信息系統(tǒng)建設

實現(xiàn)黨政機關公文信息系統(tǒng)建設需要針對我國國情進行詳密的計劃和安排。首先，我國地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展存在較大的差異，東部地區(qū)經(jīng)濟更為發(fā)達，而中西部地區(qū)相對落后，相應地在黨政機關工作效率方面，中西部地區(qū)也要更為落后。為實現(xiàn)全國范圍內(nèi)黨政機關電子政務公文處理系統(tǒng)的發(fā)展，各級黨政機關需要考慮當?shù)匦畔⒓夹g發(fā)展的實際情況，積極促成黨政機關與信息技術企業(yè)的合作。另外，黨政機關需要加快電子政務公文處理系統(tǒng)的程序化建設，實現(xiàn)公文處理的自動化、智能化，從而提高各個部門的辦事效率。最后，在公文處理信息系統(tǒng)建設過程中，黨政機關應當注重平臺的整體性和持續(xù)性發(fā)展。既要實現(xiàn)各部門之間信息和數(shù)據(jù)的上傳和交流，又要保證這些信息和數(shù)據(jù)之間不存在重復或缺失的現(xiàn)象，實現(xiàn)公文處理系統(tǒng)的規(guī)范管理。

4.3 加快電子辦公隊伍建設，提高工作人員綜合素質(zhì)

其一，黨政機關在招收工作人員時，既要考察面試者適應體制和工作的能力，也要考慮其對黨政機關工作電子化的態(tài)度和作為。領導層應當重視面試者的綜合能力，為黨政機關招收一批復合型人才，加入到電子政務公文處理系統(tǒng)的建設中去。其二，黨政機關工作人員必須熟練掌握信息技術，才能順利融入電子公文撰寫和傳達的過程。其三，黨政機關應當重視軟件開發(fā)型人才的培養(yǎng)，努力培養(yǎng)一批能夠搭建、管理和維護公文處理信息系統(tǒng)的人才。最后，黨政機關應當培養(yǎng)工作人員的安全意識，在操作時必須規(guī)范無誤，避免公文內(nèi)容的泄露和丟失。

5 結語

黨政機關電子政務公文處理信息系統(tǒng)能夠有效提高機關的工作水平和工作效率，使公文的上傳下達更為快捷和安全。公文處理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應用還能夠有效降低黨政機關的人力物力投入，使黨政機關內(nèi)部資金配置更加合理。各黨政機關應當整合內(nèi)外部的各種資源，將其投入到電子公文信息處理系統(tǒng)的搭建和使用中去，使黨政機關內(nèi)部運行和管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。

【參考文獻】

[1]馬亮.政府創(chuàng)新擴散視角下的電子政務發(fā)展——基于中國省級政府的實證研究[J].圖書情報工作，2012，07：117-124.

[2]黨政機關公文處理工作條例[J].秘書工作，2013，03：61-63.

[責任編輯：朱麗娜]