辦公檔案現代化管理的探討

曲海柱

摘 要：辦公檔案的管理水平直接影響著組織的辦公效率，而辦公檔案現代化管理是改善檔案管理現狀，提高檔案管理水平的重要途徑。因此本文以辦公檔案現代化管理為研究對象，對辦公檔案現代化管理的重要性、優勢及如何實現辦公檔案現代化管理進行分析論述，希望能夠提供一些有價值的參考，從而實現辦公檔案的現代化管理，進而更好地提高檔案的管理水平。

關鍵詞：辦公檔案；現代化管理；措施

辦公檔案管理對于企業的發展與進步具有總結與引導性作用，企業可以從檔案記錄中對企業的發展方向進行分析，發現在過去的發展路途中所存在的不足之處進行改善。隨著科技的不斷進步，經濟的持續發展，辦公檔案管理越來越標準化、科學化和現代化，其在社會各個領域中都起著重要的作用，管理內容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發揮。下文將對辦公檔案現代化管理的相關內容進行詳細的論述。

一、辦公檔案現代化管理的重要性

現代社會不論是生活還是生產節奏都明顯加快，而企業辦公檔案管理效率的提升是社會發展的必然結果。為了滿足企業需求，符合企業發展的節奏，現代化辦公檔案管理制度起到了至關重要的作用。就目前而言，現代化管理技術已經滲透到各個領域當中，現代化管理技術可以利用先進的科學技術與管理觀念加快行業的發展。而現代化辦公檔案管理的進步，是企業辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統的辦公檔案管理面貌，呈現出一副新的管理容貌。采用現代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領域。在傳統的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內容僅僅是將企業的相關辦公文件進行保存，而在現代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業所需要的檔案，對企業過去的發展做出相應總結，幫助企業更上一層樓。

現代化辦公檔案管理不僅推動著企業檔案管理事業的發展，對于計算機、互聯網等科學技術也有著推動作用。在現代化辦公檔案管理制度中，除了需要現代科技的支持，更重要的是現代管理理念的支持。在現代檔案管理理念中，處于核心地位的是現代化辦公檔案管理辦法。科學、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對于提升企業辦公檔案管理水平有巨大意義。

二、辦公檔案現代化管理的優勢

1.顯著提高辦公檔案的健全性

在現代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質保存與電子保存。在傳統的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質保存方法。當企業的經營時間過久時，就有可能導致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現象。而采用現代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。

2. 提高查找效率

采用現代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業所需要保存的檔案數量較為龐大，在傳統的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經歷進行尋找。而現代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數據庫，利用計算機技術，在辦公檔案數據庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放。現代化辦公檔案管理模式是一種優質管理模式，值得推廣。

3.現代化辦公檔案管理更加規范化

現代化辦公檔案管理管理基礎就是規范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質檔案為主，整理難度較大。而采用現代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設立規范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現代化辦公檔案管理工作中，當檔案需要轉移時，需要選擇適當的轉移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設立相應的管理規范，防止出現交叉情況。

三、強化辦公檔案現代化管理的措施

1.重視辦公檔案現代化管理的創新

在實際工作中，用持續發展的眼光來分析研究辦公文件歸檔工作，解決辦公文件電子化后遇到的新問題，以此不斷提高辦公檔案的現代化管理水平。在辦公檔案現代化管理工作中，要與時俱進、重新認識和采用新方法來加強辦公檔案管理。擴展思路開發，利用辦公檔案信息，使用新的手段指導辦公檔案現代化管理，改進管理的機制。

2.強化辦公檔案的標準化管理

辦公檔案管理的各個方面都應當按照標準化的制度與程序進行，保證辦公檔案管理科學合理。標準化缺失將直接導致辦公檔案現代化管理難以開展，而衡量辦公檔案現代化管理效果的一個重要尺度就是標準化的程度，標準化是促進辦公檔案科學管理的重要途徑。

3.實現辦公檔案管理傳統方式和現代方式的有效結合

倡導辦公檔案現代化管理并不是意味著要將傳統的管理方式全部舍棄，不是對傳統辦公檔案管理方式的全盤否定，而是在加強傳統辦公檔案管理的基礎上，采用先進的管理方式和技術逐步向辦公檔案現代化管理轉變。在過渡中，需要繼承發展傳統辦公檔案管理中的優點，改進傳統辦公檔案管理中落后的管理手段。

4.實現辦公檔案管理組織的科學化

辦公檔案管理應當以科學理論作為指導，結合辦公檔案管理的實際情況，根據管理工作的特點與客觀規律，促進辦公檔案管理的科學化和高效化。科學化可將傳統的行政領導方法轉變為宣傳教育、績效考核和行政領導等措施相結合的綜合管理方法，從而提高辦公檔案現代化管理的效率。高效化可在辦公檔案管理組織內部做到物盡其用、人盡其才，確保文件流通和人員查詢順暢，信息能夠準確、及時的得到傳遞。

5.加強新技術、新知識的學習和人才隊伍建設

新技術、新方法的學習，主要體現在以下幾個方面：載體材料現代化；保管條件現代化；復印裝訂等技術現代化；咨詢業務智能化和檔案工作方式現代化等。人才隊伍是辦公檔案現代化管理的主體，其辦公檔案管理能力、技術和業務知識水平的掌握程度直接影響到辦公檔案管理水平的高低。

四、結束語

綜上所述，辦公檔案現代化管理是符合時代發展的要求，是由多種因素組成的一項系統工程。日益強調工作效率的現代社會，對辦公檔案管理有著更高層次的要求。為了順應社會發展的需要，辦公檔案現代化管理是檔案管理的發展趨勢。在具體實踐中，應當樹立創新、發展的觀念，加強辦公檔案現代化管理的人才隊伍建設，加大辦公檔案現代化管理手段的投入，促進辦公檔案管理朝著標準化、科學化和現代化不斷邁進。

參考文獻

[1] 陳小玲.辦公檔案現代化管理探析[J].辦公室業務，2012（21）.

[2] 褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應用淺析[J].商業經濟，2013（30）.

[3] 劉敏.淺析現代企業檔案管理工作[J].河北企業，2011（02）.

[4] 李虹.應用現代化管理手段提升檔案管理水平[J].陜西檔案，2011（10）.