淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

齊寧

摘 要：新形勢下的檔案管理要適應現代化的步伐，但是，當前我國檔案管理的現代化水平還在初級建設階段，還需要更多資金和人才的投入以改善當前陳舊的硬件設施，更新落后的技術條件。文章對于怎樣改變這種現狀，讓人們意識到管理檔案的重要性，提高信息和資源的開發與利用水平，推動檔案管理的現代化進程，提出了一些看法和建議。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；現代化；規范化

檔案管理的現代化即檔案事業發展和創新的過程，這即是檔案事業生存的內在要求，也是新形勢下檔案事業發展的必然趨勢，是一個亟待全體檔案人解決的緊迫課題。

一、當前檔案管理工作中存在的問題

1.1現代化的管理人才不足

實現人才現代化是實現檔案管理現代化的前提。檔案管理的現代化工作，對檔案人員相關專業知識和先進科技知識的掌握都有較高的要求，需要工作人員可以熟練的運用新技術，操所新設備，并能夠進行維護和及時更新，同時還要具備良好的文化素養，擁有一定的管理技能。而當前許多企業以及事業單位的相關檔案管理人員現代化管理知識比較缺乏，操作現代化設備的技能也并沒有掌握，大多都只停留在收發資料和查找資料的階段。

1.2檔案管理現代化的觀念更新不及時

長期以來，許多人對檔案工作重要性和意義的認識都是非常有限，不深入也不透徹，尤其是有些干部和領導，缺乏對檔案工作正確認識，這會直接加大檔案工作的困難程度。這種認識的缺乏主要表現在這以下幾個方面：首先是觀念僵化。一般人是很難看到檔案對經濟發展和社會效益的作用的，反而認為建立檔案是徒勞甚至是包袱，從而忽略了檔案的管理。但其實檔案對于市場經濟的運行起著至關重要的作用，是經濟發展過程中不可或缺的信息資源。其次是看法片面。很多人以為單位里的檔案管理工作就是整理一些廢紙片，相比人事和經濟等工作完全處于次要地位，它無法在短期內產生實際效益，因而在實際工作中并不受重視。再次是管理放任。尤其是一些領導抱著得過且過的心理，工作計劃和工作目標不明確，對單位的檔案管理工作也不重視，對檔案工作完全放任，也絲毫不在意檔案的現代化管理。

1.3檔案管理的標準化程度過低

檔案工作的標準化是檔案管理現代化的重要組成部分，也是其必要條件之一。由于檔案管理工作的復雜性，我國檔案管理體系的一個突出特點就是分散管理，即每個單位依據自身技術實力和經濟條件來選擇硬件設備，這就使得國內不少檔案系統的管理軟件水平參差不齊，資源的共享性差，導致國內檔案管理的標準化水平低。加之國內至今未制定出一個統一的發展標準，因此檔案的發展有很大的盲目性。這種發展狀況，勢必不利于檔案的現代化建設和互聯網資源的共享。

二、促進檔案管理工作規范化的建議

2.1提高檔案工作人員的整體素質

現今社會，信息技術飛速發展，計算機技術的應用已是實現檔案現代化管理即計算機管理的核心和主要內容。這就要求當前的檔案工作者必須掌握一定的現代信息技術來進行相關電子文件的使用和制作，熟練地運用計算機和操作各種現代化的辦公設備，必要時還需進行維護工作。因此，要想檔案的現代化管理工作正常有序、持續健康的運行和發展，除了要努力創造條件，積極引進先進人才以外，還需要提高所有檔案工作人員的素質，開拓他們的創新意識，對這個隊伍里的每一位成員進行相關理論知識的教育和專業素質的培訓，力圖培養出一支年輕的、高質量的檔案管理人員主力軍。

2.2增強現代化意識，更新檔案管理觀念。

實現檔案管理工作現代化的前提和必要條件即檔案管理觀念的現代化。若檔案管理人員不具備現代化意識，就不利于檔案管理工作的現代化進程。當然，只擁有先進的技術條件和管理設施，卻不具備先進的檔案管理觀念，也不能算是實現了檔案管理的現代化。要實現檔案管理工作的現代化，就要求檔案管理工作人員必須與時俱進，認識到科技對檔案管理工作的重要性，摒棄以往封閉守舊的思想觀念，樹立科學的管理觀念，促進檔案工作更好的發展，更好的為社會經濟發展的服務。

2.3加強檔案管理的標準化建設，完善檔案管理體制

檔案管理現代化的一項重要基礎就是檔案管理的標準化。檔案管理的現代化是以先進的科學技術、明確的分工和密切的協作為基礎建立的。信息時代，各種信息錯綜復雜，檔案資料信息在互聯網上的溝通與共享都需要有統一的規范和標準來進行約束，如各類檔案信息的傳遞、檔案數據的交流、檔案資料的共享等，都需要制定相關的規則，來促進檔案管理標準體系的形成，只有通過這種方式才可以確保檔案管理網絡化工作的實現。要達到這一目的，首先，要使文件管理、檔案管理這二者同步發展，對它們進行統一的領導和規劃。其次，要把檔案管理的前期指導和控制工作都納入到相關檔案管理部門的工作范疇中去，確保文件的形成、歸檔、查閱、利用等環節皆有檔案管理部門的統一監督和指導，要制定出統一的、科學合理的電子文件檔案管理標準。最后，檔案管理部門在對電子文件進行接收和歸檔時，要注意鑒定該電子文件內容的真實性及信息的原始性。

2.4做好檔案的備份工作

盡量保存檔案的電子檔，并做好電子檔案的備份工作。一般而言，電子檔案在備份和保存時需要用統一的、通用的電子檔案格式，并且需要有三套備份，一套用來日常查閱，一套用來封存保管，另一套應該保存在異地，以防突發事件，諸如地震、火災、洪水等自然災害和盜竊等人為因素對電子檔案的破壞。用統一的、通用的格式來保存電子檔案是為了更好的適應計算機的操作系統，使應用軟件能夠兼容，以保持電子檔案的真實性、有效性和完整性，保證電子檔案長期可讀，并能夠及時的更新。

結語：當前我國的檔案管理水平離網絡化及現代化的實現還有一段距離，在檔案管理工作現代化的初級建設階段，存在著現代化管理人才不足、管理現代化的觀念落后、檔案管理標準化程度過低等問題，要逐步實現檔案管理的現代化，首先要通過加強教育和培訓，不斷提高檔案工作人員的整體素質。其次，檔案管理人員要緊跟時代的步伐，與時俱進，更新檔案管理的觀念，增強現代化意識。再次，檔案管理體制要逐步完善，檔案管理的標準化建設還需要加強。最后，務必做好檔案的備份工作。通過這些措施讓人們意識到管理檔案工作的重要性，了解檔案管理對于促進信息、資源開發利用的重大意義，在新形勢下，不斷推動檔案管理工作的進步與發展，緊跟檔案管理現代化的步伐。

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