淺談計劃生育檔案管理的規范與創新

田桂麗

摘 要：檔案管理在計劃生育工作中具有重要作用，目前計劃生育檔案管理存在檔案意識不強、管理模式落后、專業水平不高、服務能力較差等問題，應從完善管理制度、加強陣地建設、規范日常管理入手提升管理水平，從檔案資料數字化、檔案管理信息化、檔案利用網絡化方向推進檔案管理創新。

關鍵詞：計劃生育；檔案管理；規范與創新；管理數字化

隨著人口和計劃生育工作加快向法制化、規范化、制度化發展，對人口計生檔案管理工作也提出了更高、更嚴、更新的要求。探索新形勢下人口和計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口和計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計生工作、促進經濟社會又好又快發展有著多方面的積極作用。

一、計劃生育檔案管理存在的問題

1、檔案意識不強。

一些領導和工作人員檔案意識不強，他們對檔案管理工作的重要性認識不足，沒有把檔案管理工作放在重在位置，沒有從對歷史負責，對事業負責，對群眾負責，對自己負責的高度去重視檔案管理工作。他們在工作中態度不端正、不積極，不認真、不細致、不規范，不能及時的、完整的、系統的收集計劃生育檔案資料，對重要的檔案也是敷衍了事，甚至弄虛作假，篡改、編造檔案資料。

2、管理模式落后。

現階段在計劃生育工作中，主要通過人工管理方式進行檔案管理，用手工來對計劃生育檔案資料進行整理和歸類，檔案管理工作效率低、質量差、出錯率高，丟失文件材料的現象時有發生。一些偏遠貧困的鄉鎮，連完善的檔案管理制度、固定的檔案室和借閱室、必需的檔案管理設備都沒有，檔案管理工作混亂、低效，給違規違紀人員制造虛假證明提供了可乘之機。

3、專業水平不高。

計劃生育檔案管理隊伍中，缺乏專業的檔案管理人員，檔案管理人員普遍年齡偏大、文化素質和業務能力偏低，大多數由老弱婦女或勤雜人員擔任。他們沒有機會參加業務技能培訓，檔案專業知識極度匱乏，實際操作能力差，對檔案的全宗、類別、保管期限等混淆不清，歸錯類、編錯號、蓋錯章現象經常出現。因退休離崗等人員變動頻繁，往往導致檔案資料散失。

4、服務能力較差。

歸檔后的計劃生育檔案資料由于保管不善等種種原因，經常難以查到。一些工作人員為了自己工作方便，更不愿上交重要資料，加重了檔案資料的滅失和查閱難度。基層計劃生育工作中錄制拍攝了大量照片、錄音、錄相、視頻等，往往無人收集，或收集后粗放的存在舊紙箱里，最后被當廢品賣掉。在制作宣傳品、專題片時，再想查看這些資料，已經根本不可能。

二、計劃生育檔案管理的規范

1、完善檔案管理制度。

制定歸檔資料收集制度，嚴格按照檔案資料分類方案、歸檔范圍、保管期限的收集。明確收集范圍，既收集紙質檔案資料，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、U盤等磁介質載體資料和數字化視頻資料，還要收集有保存價值的珍貴的實物資料。制定檔案工作人員培訓制度，提高檔案人員素質；嚴格檔案材料及時歸檔制度，完善檔案資料借閱和利用制度，提高檔案利用率。

2、加強檔案陣地建設。

加大對檔案工作投入力度，將其作為一項促進衛生計生事業發展的基礎性投入，列入財政預算。努力解決檔案保管條件、裝備規范化、設備現代化方面存在的因難和問題。加強檔案室基礎設施和硬件設備建設，配置防盜網、排風扇、空調、溫濕度計、除濕機等防盜、防潮、防濕、防火、防蝕安全保管的防護設備，積極改善檔案保管環境和條件。

3、規范檔案日常管理。

強化法制意識，認真貫徹執行《檔案法》和檔案管理各項規章制度。凡是已經歸檔入庫的檔案一律不能拆卷或抽出長期外借。對一些利用頻率特別高的檔案或為迎接上級檢查需利用的檔案，由檔案室統一提供復印件，確需利用檔案原件的，要做好外借登記手續，利用后應及時歸還檔案室。有效落實檔案管理責任制，出現檔案資料錯誤或遺失，嚴格追究責任。

三、計劃生育檔案管理的創新

創新計劃生育檔案管理模式，有效利用現代化技術手段，推進檔案工作現代化建設，運用計算機和現代化信息管理手段代替手工操作，提高檔案管理水平和檔案工作者的效率，確保檔案工作準確無誤。

1、檔案資料的數字化。

做好現有檔案資料的數字化轉換工作。購置計算機、硬盤、光盤、掃瞄儀、照相機、攝像機等錄入存儲設備，將現有紙質檔案盡快錄入存儲到硬盤、光盤、U盤等載體上，將其轉化成數字化資料。將對于新產生的文件、表格、圖片、音視頻等檔案資料，直接分類保存成為數字化資料。數字化應注意以下兩個問題：

（1）創新數據管理方式

在探索檔案管理數字化工作模式的過程中，要立足于計算機信息、網絡技術的優勢，尋求與檔案數字化管理相適應的工作方式，建立專業化的管理程序，保證檔案數字化管理更加完善和高效。通過網絡化手段，可以實現多臺計算機的有效連接，并且按照不同的管理功能和職責，可以對這些管理平臺進行分類，構建分散與統一相結合的系統處理模式，保證發揮整體的最大效用。

（2）創新管理工作方式

由于檔案信息量往往比較龐大，在管理過程中尤其要注意工作效率問題。運用計算機管理，可以根據檔案信息資料的重要程度、價值以及使用程度等具體判斷標準對其進行統一整理和分類管理。一般情況下，對于屬于開放性性質的檔案以及使用頻率較高的檔案，需優先處理。其次，在實際管理工作中，還可以按照案卷的類型，利用檔案的潛在特征、中心內容對其進行著錄，以此來減少錄入條目，減少工作量。最后，對于案卷基礎較高的檔案，在進行著錄時，可以在全目錄中分類標引；形式相對特殊的檔案還可以直接錄入姓名和時間等要素，再作分類處理，以此來提高實際的著錄效率。

2、檔案管理的信息化。

充分利用文檔管理集成系統對傳統的檔案管理軟件和數據庫管理程序進行改造、升級，開發適合工作實際的計劃生育檔案管理系統，對工作流程進行改良，對智能檢索技術進行改進，提高檔案管理和信息檢索的速度和效率，全面提升檔案管理的智能化、信息化水平。

3、檔案利用的網絡化。

在保障檔案管理的安全性的基礎上，通過計算機網絡咨詢、實時瀏覽等功能的應用，及時更新檔案信息。通過計劃生育檔案信息管理系統與其他公共信息服務 平臺的對接，實現檔案信息在互聯網背景下的資料共享。深層次、多角度、全方位地開發檔案信息資源，使其更好的為社會發展服務。

四、結語

當前計劃生育政策總體上在我國取得一系列進展的同時，其關于檔案的管理工作仍然存在著一些問題，對我國計劃生育政策進一步的實施造成了阻礙。我們在開展計劃生育的同時，要不斷反思這些過程中存在的問題并試著找出適合且有效的解決辦法與對策，在克服與解決一個個問題的同時，使得計劃生育檔案管理工作走向規范化與標準化，使得計劃生育工作能夠順利進行，從而對國家的發展貢獻微薄的力量。

參考文獻：

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