學校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新研究

鞠秋芳

【摘 要】隨著信息化技術的不斷發(fā)展和進步，數(shù)字化和智能化已經(jīng)成為當下學校檔案管理工作的改革重點。學校在日常運行中的教務教學活動、各部門的工作成果以及黨政部門的工作情況等都需要詳細、準確地記錄在學校檔案之中。通過對信息化技術的有效應用，可以大大促進檔案管理效率和質(zhì)量的提高，確保檔案保存的安全性和保密性。

【關鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；學校

一、學校檔案管理工作的現(xiàn)實瓶頸

（一）閱讀率與工作效率低下

學校檔案需要對相關的學校信息進行存儲和記錄，全校師生的資料以及動態(tài)信息都需要記錄在學校檔案之中。在以往的學校檔案管理中，因為管理人員缺乏，再加上管理工作的工作量比較大，所以，檔案管理工作的效率和質(zhì)量都非常低，且在信息查詢方面也缺乏必要的查詢手段，這就嚴重降低了檔案查詢和閱讀的效率。

（二）更新與維護工作較難

學校檔案的更新和維護工作是非常系統(tǒng)和復雜的，通過人工管理的方式是無法順利完成對檔案的整理和保存的，易導致檔案出現(xiàn)腐爛、破損等問題，這就會給檔案的保存、更新和維護工作造成嚴重的影響，還會提高檔案管理的成本，浪費不必要的資源。

（三）安全性與保密性較差

在以往的人工管理模式之下，檔案的安全性和保密性都無法得到有效保證，因為受到人為因素的影響，導致保密檔案的丟失，部分檔案與學校的管控工作是密切相關的，因此，必須保護好檔案內(nèi)容的安全性，這對學校發(fā)展的意義重大。

二、信息技術在學校檔案管理中的優(yōu)勢

（一）順應時代發(fā)展，促進科學決策

目前，計算技術和互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展迅速，它已經(jīng)被有效用于日常的教學活動中。比如，多媒體教學、自動化辦公等都是計算機技術應用的結果。檔案工作方面的信息化建設也在不斷深化，大大促進了學校檔案管理質(zhì)量和效率的提高。學校的檔案管理與學校的發(fā)展決策密切相關，它直接影響了學校的正常運行和健康發(fā)展。通過對信息技術的有效應用，大大促進了學校檔案管理信息化建設效率的提高，進而促進了學校決策正確性和檔案管理效率及質(zhì)量的提高。

（二）提升管理效率，實現(xiàn)資源共享

教學檔案、文書檔案、學籍檔案以及教務檔案等都屬于教學檔案。這些檔案會隨著學校的運行和發(fā)展不斷增多，且這些檔案都具有非常重要的作用，值得保存。所以，學校檔案館必須做好對上述檔案的信息化管理工作。檔案館在實際工作中需要在原有管理方式的基礎上積極引進相關的信息技術，確保檔案在存儲中的安全性，提高檔案的利用效率，以促進學校檔案管理工作水平的提升，為學校的健康發(fā)展奠定基礎。除此以外，以往的檔案管理工作都是通過人工完成和紙張記錄的，需要占據(jù)大量的空間，不僅檔案的利用率低，且成本也比較高，這都給檔案管理工作的開展造成了困難。

（三）信息存儲量大，獲取方式靈活

通過對計算機管理軟件的有效利用，可以有效提高檔案存儲的效率和質(zhì)量，因為計算機軟件的存儲量大而且占據(jù)的空間也比較小，這樣就可以節(jié)約大量的人力成本和物力成本。同時，因為計算機軟件具有信息索引的功能，所以，可以為使用者查閱信息提供有效幫助，提高查閱效率，為建設自動化和智能化的檔案管理系統(tǒng)作出貢獻。

三、信息技術在學校檔案管理中的創(chuàng)新

（一）加大對檔案管理信息化的重視程度

學校檔案管理對于展現(xiàn)學校風貌、推動教學改革、提升教學質(zhì)量具有十分重要的作用，因此，學校的領導層必須認識到檔案管理的重要性，并將其列為學校日常管理工作的重要內(nèi)容，加大人力、物力的投入。

（二）提升信息化水平

學校檔案部門與信息管理部門之間應加強交流合作，建立高效、統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，實現(xiàn)所有歸檔資料的集中處理和分級管理，并對用戶的查詢使用權限進行限制，加強保密文件與非保密文件的區(qū)別管理，實現(xiàn)各職能部門之間的資源共享。通過電子檔案數(shù)據(jù)管理中心的電子文件錄入和傳輸功能，可以實現(xiàn)計算機軟件的智能化自主式判別鑒定，避免了冗余數(shù)據(jù)對存儲空間的占用，降低了政務網(wǎng)絡的帶寬占用率，大大提高了系統(tǒng)檢索和查詢速度。

（三）科學分類歸檔

對檔案的科學分類和整理是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標準化的有效途徑。在具體的檔案管理中，需要對內(nèi)容完整的檔案進行科學分類和整理。以案宗的目錄為基礎編制分類接引目錄。對于某些特殊的檔案，則可以采用計算機來完成對案宗信息的記錄，這樣就可以迅速得到相應的案宗分類號，促進檔案著錄速度的提高，為工作人員在查找檔案時提供了便利。除此以外，歸檔工作也是非常重要的，在工作中要制訂科學、合理的歸檔制度，確保檔案保存完好，杜絕出現(xiàn)借檔不還的情況。檔案的使用者必須在規(guī)定的檔案移交時間內(nèi)完成檔案的歸還，禁止私自截留檔案或拖延檔案歸還的時間。

（四）加強分級管理，深化層次編研

加強對原始資料的分類整理，建立起各資料信息之間的相互連接和互通，從而形成邏輯上的連貫性，形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料系統(tǒng)，便于查詢。檔案管理人員在歸檔前要對所有收集到的資料進行編排，對歸檔的材料進行科學、細致的分類和排序，并根據(jù)整合后的信息的利用價值及檔案性質(zhì)對資料進行入庫保管，對尚未歸檔的資料進行價值鑒定。此外，學校還應按照檔案的重要程度合理區(qū)分檔案的分級保管工作，按照重要程度的高低以及利用價值對不同檔案進行標注登記，提高檔案的調(diào)用效果，方便后期的查詢和翻閱。對于重要度較高及一般性質(zhì)的檔案，在具體的管理過程中應區(qū)別對待，要注意保管場所和保管方式的適用性，分清主次、有所側(cè)重，減少不必要的資金投入和人員耗費，提高檔案管理工作的經(jīng)濟效益。

四、結語

傳統(tǒng)的學校檔案管理中存在閱讀率與工作效率低下、更新與維護困難、安全性與保密性較差的問題，而將信息技術應用于學校檔案管理中則能在一定程度上促進科學決策、提升管理效率、實現(xiàn)資源共享、提高信息存儲量和人才專業(yè)素質(zhì)。

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