高校財會檔案的人為因素風險管理

高校財會檔案是高等學校在財務管理和會計核算等過程中形成的記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字圖表、會計憑單、會計賬簿、會計報表、工資清冊等檔案。近年來，隨著高校辦學規模的不斷擴充，辦學模式的不斷優化和多元化發展辦學思路，伴隨而產生的財會憑單也日漸增多，越來越多的不確定因素也在危害著財會檔案的安全。因此，傳統的檔案管理模式已經難以適應當前財會檔案管理面臨的風險和挑戰，財會檔案的風險管理水平亟待提升。

1 財會檔案管理的人為因素風險

風險主要為可能遇到的危險或不確定性，財會檔案的風險主要來自于三方面的不確定性因素：一是人為因素，二是社會因素，三是自然因素戰爭或者火災等由人主導的因素；物理因素，比如溫度、濕度的控制是否能保持檔案的最佳保存狀態，是否做好了遮陽遮光防范。

其中，人為因素是造成所有風險災難的首要因素。研究表明，70%-80%的災難是由人犯錯誤造成的。對于檔案風險也多由人為因素引發，本文主要分析人為因素包含的各個方面。

1.1 領導層方面

財會檔案在各個行業中有著不同的意義，在銀行證券等金融行業中，財會檔案關系到金融資本的安全，是風險隱患中的關鍵環節；但在以教學科研為主的高校，往往從學校的領導層開始就忽視財會檔案的重要性，在學校整體檔案管理中被排在次要位置。

研究顯示，85%的企業破產或者失敗源于領導層的錯誤管控，而其中73%是源于高層的決策失誤。領導層對于財會檔案的漠視，也使得財會檔案管理鮮有規范的制度條例來指導，這給財會檔案管理埋下了風險隱患。

1.2 部門間協作方面

財會檔案的管理涉及到財務部門和檔案部門，財務部門是財會檔案的形成部門，財務部門對財會檔案的收集、裝訂、整理、前期保管等工作將直接決定財會檔案的初期質量。但財務部門并非專業的檔案管理部門，需要專業檔案部門的協助和配合，而一些高校檔案部門、財務部門以及與學校各二級單位三方面之間的聯系僅限于歸檔交接，并沒有建立良好的溝通協調機制。由于部門間互相不了解彼此的工作模式和需求，缺乏明確的分工，使得部門間互相推諉，造成溝通障礙。

1.3 檔案部門管理方面

對高校檔案部門來說，檔案部門內部管理水平決定著部門的文化和發展，是檔案部門能否完善運行各類檔案管理的關鍵。檔案部門管理風險主要表現為：

一是檔案部門管理者領導水平欠缺，因其職業敏感性，對財會檔案人員的要求較高。二是檔案員工未能參與到風險決策中，職工提出的意見不被采納，打消了其工作積極性。三是檔案管理部門缺乏財會方面的專業知識，不注重與本校財會部門以及外界相關檔案部門的交流和學習，使得員工專業知識匱乏。

1.4 從業人員方面

檔案管理人員是接觸檔案最多的人員，也是指導歸檔和利用檔案的引導者，因此檔案管理人員的素質決定了財會檔案的安全。財務檔案較其他檔案更為特殊，需要檔案管理人員兼備檔案管理能力和財務知識。。同時，財會檔案鮮有專門的人員進行管理，人員流動性大，導致工作接續出現問題，檔案部門在查檔過程中發現漏裝、錯裝等問題時也會有未能及時反饋給財務部門等情況。

1.5 查檔人員方面

隨著高校辦學規模不斷擴大，科研課題的審計工作也隨之增加，對學校資金收支分配情況和對科研課題相關的業務憑單等審計材料的查閱也相應增加。在查檔高峰期，因為檔案館的格局和人手不夠等限制，不能及時對查檔人員進行監管，造成了查檔隱患。同時，由于工作量大，工作實效要求高，因此為了提高工作效率，相關查檔老師也會派學生來檔案部門查詢財會檔案，這種委托的行為也可能給檔案管理造成風險隱患。

2 財會檔案的風險管控措施

財會檔案的風險管理即預測未來的不確定性因素，并采取相應的措施，以減少對檔案造成損失的過程。通過分析、識別和評估了上述人為因素可能造成的風險，可以從以下幾方面實施應對措施：

2.1 提升財會檔案管理意識

要想提升財會檔案的管理水平，首相要從思想上扭轉對財會檔案的重視程度，提升財會檔案管理相關的人員的風險管控意識。首先，要讓學校管理者認識到財會檔案風險管理對學校發展的重要性；其次，檔案部門要對財務部門及各二級單位相關人員普及檔案管理條例，加強其對檔案的前期整理水平及保管責任意識；第三，要通過采取各種安全方式教育和宣傳，加強職工的安全意識，形成全館的安全文化氛圍，做到人人參與，人人負責；第四，檔案館的從業人員更要以身作則，思想上加強財務檔案風險防范，行動上改變被動接收檔案的局面，減少倦怠情緒；最后，在檔案部門內張貼查檔安全知識圖，重要的位置張貼警示標志，讓風險意識深入每個查檔人的心。

2.2 建立財會檔案管理制度。

要制定“從上而下”的安全管理制度，上至主管校領導、檔案館及財務處主管領導，下至財務處及相關部門兼職檔案員、財會檔案專職管理人員、查檔人員，將相關的責任分散到每個檔案從業人員身上，使每個人都明確自己的責任和權利，履行自己的義務。同時，制定檔案獎懲制度，將違背財會檔案管理制度的行為予以指正，必要時限制查檔或通報，以加深其對財會檔案管理制度的執行。

2.3 改進檔案部門風險文化。

企業或組織的風險文化分為高責備文化和無責備文化。當風險發生后，領導者是否責備職工決定了其管理文化和管理水平。在檔案館風險文化塑造中，人是關鍵，要以人為本，提高館內內部風險管控文化。檔案管理者首先要提高自己的風險應對能力，注意行事方法；其次，要建立良好的自上而下的溝通機制，共同成長進步；再次，管理者要采取鼓勵機制，對及時發現錯誤，規避風險的行為予以獎勵；第四，管理者要學會權力下放，將主動權交給具體負責財會檔案的職工，因為他們才是該類檔案的直接管理員，對檔案的情況更為熟悉，因此要多采納他們的意見，賦予其更多的參與感與責任感，讓其從被動接受領導轉變成檔案的主導者；第五，合理利用資源，注重職工個人素質全面發展，如邀請財務人員對本部門職工做財務專業知識的普及。

2.4 發展財會檔案信息化系統。

現代技術的應用在提高辦事效率的同時也降低了人為錯誤的發生，財會檔案的風險管理也需要信息化系統的支撐。首先，通過將財會檔案數字化，一些往來賬目可以以電子檔案的形式查閱，緩解了來館翻閱紙質檔案造成壓力，也減少了人為監督和指導查檔的工作強度，降低了人為錯誤引發的風險；其次，加大對財會檔案數字化的硬件支持，提供先進的設備，并培訓財務檔案管理人員相關的電子檔案管理知識和信息化風險防范方法；第三，檔案部門要利用互聯網技術創新，優化部門網站建設，從各部門及教職工的需求出發，建立財會檔案專門頁面，普及財會檔案相關法律法規、專業知識、歸檔和查檔要求、操作流程等，減少溝通不善帶來的風險；第四開發檔案管理公眾號，利用自動化辦公系統，定期向教職工推送檔案工作內容，并開發留言板及在線交流功能，讓公眾能參與到檔案館的建設中來，更好的改進檔案管理工作。

3 總結

財會檔案是高校綜合檔案的重要組成部分，反映了高校某一時期的科研與教學活動，是高校發展史的見證，關系到學校的發展動向和今后的發展形勢。但是隨著風險管理意識的增強，我們意識到人為因素導致的不確定性和風險越來越影響著財會檔案的命運。本文從提升管理意識、制定風險制度、改進風險文化和發展信息化系統方面對財會檔案提出了風險管控措施。這些措施的后期實施還需要根據實際情況不斷的調整和探索，以期實現優化的全過程風險管理，確保財會檔案信息的

安全。

作者簡介

李倩（1986-），北京科技大學。