我國檔案管理體制改革的重點、難點探析

孫朝霞

摘 要：當今社會已經逐步邁入知識經濟時代，作為知識管理、利用的主流體制，現行的檔案管理體制已經難以滿足高速發展的社會需要，亟需順應時代的變遷規律進行改革，構建切實可行的檔案管理體制。本文就此展開論述，分析檔案管理體制改革的重點和難點所在，旨在理順改革思路，推進檔案管理工作的穩步發展。

關鍵詞：檔案管理；體制改革；重點；難點

檔案管理工作是對社會發展的重視記錄，是寶貴的文化財富，對于人類文明的進步和社會經濟的發展有至關重要的作用。特別進入21世紀后，國民經濟的發展驅動由資源轉變為知識，作為對知識進行科學管理的檔案管理工作，其地位和作用與日俱增，受到社會各界的廣泛關注，對檔案管理的內容、方法和模式都提出極高的要求，這給予現行的檔案管理體制極大的壓力，成為我國檔案管理體制改革的主要動力。

1 檔案管理概念綜述

1.1 檔案管理

簡單來說，檔案管理就是選取帶有標注性的資料進行存儲，進而借助資料進行某項社會活動的歷史再現，是對事物發展歷程和階段的忠實記錄，具有極高的借鑒和參考價值。其管理的對象是與社會活動相關的信息，包括文字、圖片、影像等。

1.2 檔案管理體制

從檔案管理的概念來看，檔案管理工作具有寬泛性特征，該特征表現在兩個方面，一是檔案管理的工作內容極為寬泛，涉及到社會各領域，是對社會活動的微觀濃縮；二是檔案管理的時間跨度極為寬泛，檔案的形成和利用時間往往間隔數年，乃至數十上百年。這種內容和時間上的寬泛性要求檔案管理工作必須建立完善的體制，對其檔案的搜集、管理和利用進行嚴格的限定，實現檔案管理工作的規范化，從而便于檔案管理。

2 國內現行的檔案管理體制類型分析

從管理架構分析，國內現行的檔案管理體制分為兩類，一是分散式檔案管理體制，二是集中式檔案管理體制。

2.1 分散式檔案管理體制

所謂分散式檔案管理體制是指對檔案進行分級管理。具體來說，首先，對檔案管理的內容進行整體匯總，形成基本大類；其次，按照大類進行檔案管理工作的區域分配，實現分級管理。當然，分級管理并不等同于各自為政，其管理條例和管理規范都是統一的，僅僅管理的空間區域存在差異。

2.2 集中式管理體制

顧名思義，集中式管理體制就是對資料進行統一匯總和統一管理，以此實現檔案的統一化管理，能夠提高管理的集中化程度，發揮知識的規模優勢，對于檔案管理機構的發展有較為積極的促進作用。

3 我國檔案管理體制改革的難點問題分析

3.1 檔案信息總量龐大

檔案信息的數量與國土面積，社會活動活躍程度和檔案存在歷史呈正相關。中國作為歷史悠久、國土面積幅員遼闊，社會高速發展的國家，檔案信息長期保持高速增長態勢，導致檔案信息總量極為龐大，這對檔案管理工作提出極高的要求，一旦管理機制出現問題將導致龐大的檔案信息陷入混亂狀態，造成整理和利用的難度，其后果是不堪設想的。

3.2 檔案類別復雜

縱觀中國的近現代史，社會經歷巨大變革，各種意識形態和思維方式層出不窮，導致社會活動呈現復雜化、多元化態勢，而且大多存在時間較短，更迭迅速，這造成中國的檔案資料類別復雜，如果沒有科學的管理體制作為支撐，極易出現檔案的無序管理，造成資料丟失、顛倒等，無法發揮檔案真實記錄歷史的作用。

3.3 檔案區分不明確

長期以來，受到檔案管理人員的能力限制和檔案管理體制的缺失影響，檔案資料的分類和歸檔工作存在一定程度的缺失，許多檔案資料被錯誤的劃歸入其他類別當中，當中檔案的錯誤歸檔，影響檔案信息的明了性。

4 我國檔案管理體制改革的重點工作分析

4.1 檔案管理的認識提升工作

當前，許多單位和個人對檔案管理工作缺乏足夠的認識，將檔案管理工作局限于信息的收集工作，忽略了檔案的管理和利用服務工作，導致檔案管理工作得不到應有的重視，缺乏強有力的支撐，造成檔案管理缺乏開展基礎。針對此問題，應該加強檔案管理工作的宣傳，采取宣傳普及、政策推廣和標準限定等方式對檔案管理工作的內容進行明確，將其視為管理工作的重要構成，以此提升檔案管理工作的地位，提高單位和人員對檔案管理的認識。

4.2 檔案管理的機制創新工作

近些年，檔案管理的環境發生巨大的變化，這是社會發展和時代進步的結果，導致檔案管理的機制與社會現狀出現一定的脫節，影響檔案管理工作的順利開展和功用發揮。所以，應該加強檔案管理的機制建設工作，對現有的檔案管理體系進行制度、組織架構和管理流程的創新，構建高效的檔案管理機制，為檔案管理工作的順利開展提供科學的組織、制度和流程基礎。

4.3 檔案管理的信息化建設工作

21世紀是信息化時代，信息技術在社會各領域引發深刻的變革，作為對社會發展進行記錄的檔案管理工作，更應該進行檔案管理的信息化建設，借助先進的信息系統實現管理效率和質量的提升。此外，進行信息化建設也是檔案管理工作的發展需要，信息化社會的發展導致檔案的總量更為龐大，類型日趨豐富，要想實現科學管理就必須進行信息化建設，以信息化系統實現對信息化時代的信息管理。

5 結束語

綜上所述，檔案管理體制是檔案管理工作順利進行的保障，其體制的革新應該以順應社會的發展變遷為目標，分析檔案管理體制改革中存在的難點問題，確立檔案管理體制的重點工作，進行針對性改革，推動檔案管理體制的快速革新。

參考文獻

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