對城建檔案管理數字化建設問題的思考

倪志新

摘 要：在當前我國經濟建設的大好前景下，運用先進的科學技術對檔案進行管理是十分必要的，這不但可以提高檔案的數字化發展水平，還能提升檔案的管理效率，對社會的發展有著重要的幫助。尤其是城建檔案的管理，需要進行數字化的建設，因為城建檔案與城市的現代化發展有著最為緊密的關聯性，提高這方面的管理程度，其實也就意味著促進了城市的現代化建設，所以從現實的角度來看是十分有益的。本文重點對數字化為前提下，城建檔案的管理問題進行了闡述，對其中存在的問題加以進一步的分析，希望可以在今后的建設過程中更好的促進我國城市化的建設水平。

關鍵詞：城建檔案管理；數字化建設；問題；思考

在我國現代化建設的過程中，城建檔案作為城市建設的重要組成部分，有著重要的指導意義，城建檔案主要是針對城市發展建設過程中的建筑情況進行充分的了解，并且歸納總結成相應的資料用于今后的建設，所以可以說是對今后的城市發展進程起到了支撐以及促進的作用。在我國城市現代化水平不斷提升的過程中，城建檔案的信息量也呈現逐漸增多的趨勢，所以采用原有的檔案管理方式顯然不能適應現代化的發展速度，這就必須要運用數字化的管理手段做到與時俱進，更好的促進城建檔案管理質量的進步，加快管理效率，這樣才能為社會提供服務。所以本文重點針對城建檔案的數字化管理問題進行研究，希望對今后的工作有所幫助。

1 城建檔案管理數字化建設的意義

在對城建檔案進行管理的過程中，普遍采用了數字化的管理方式，但是在此之前，我國基本上采用的都是人工的方式進行管理，相比較兩種管理方式就會很明顯莪對看出，采用數字化的管理方式更有助于檔案的建設，無論是在整理還是在進一步查閱的過程中都顯示出了明顯的優越性。并且隨著社會的進步，人工查找的方式顯然已經不能滿足管理的要求了。必須要對檔案管理的方式進行改革，才能實現現代化的管理。所以數字化管理建設是目前檔案事業的必然之舉。并且在過去的檔案保管中主要是紙質檔案，這種檔案如果經常調閱就會損壞，并且也不能實現資源共享的效果，在這種情況下就需要運用數字化的存儲空間，保證城建檔案無論是在廣度上還是在深度上都不會受到局限，讓信息資料可以得到更加便捷的交換，因此，數字化檔案的建設大大節省了時間，促進工作效率的提高，促進了社會的發展建設，讓城建檔案的價值在這一過程中得到了充分的發揮。但是在數字化建設的過程中，城建檔案是存在一定問題的，這些問題在不同程度上制約了我國檔案事業的發展，筆者對此進行了總結。

2 城建檔案管理數字化建設中存在的問題

從我國現階段的發展建設來看，伴隨著我國科學技術的進一步發展，計算機已經成為工作中必不可少的工具之一，沒有計算機的幫助，就無法高效的進行工作，就城建檔案的管理而言，如果缺少了計算機的支持，那么對今后的長期存取也會造成一定的影響，所以城建檔案的數字化建設的實現是要建立在物質載體的基礎上的，物質載體的性能越好，那么就能得到更長時間的存儲，相反，如果物質載體不能保證長時間的存儲，這樣也就會對相關資料的保存帶來一定的影響。由此可見，物質載體對于信息的存儲具有決定性的作用，要想保證長時間的應用，就要充分考慮物質載體的穩定性，并且保證其使用壽命，這樣才能更加長遠的使用計算機相關設備開展數字化管理的相關工作。

實際上，城建檔案是具有一定特殊性的，這就要求城建檔案必須要具備適當的法律價值，從傳統的管理角度來看，進行檔案管理的信息存儲載體的性質是非信息化的，紙張是一種不容易隨便改變的載體，只要能夠將其保存完好就具備一定的價值，在法律上也擁有相應的效力，但是數字化的檔案就有所不同了，因為數字化檔案并不能保證是原始檔案，即便是原始檔案也是需要一段較長的時間進行驗證的，這就要求對數字檔案進行統一的標準評定，讓其更加具有統一性的特點，在我國現階段的發展過程中，這方面是比較缺乏的，也是今后的工作重點。傳統紙質檔案在存儲的穩定性以及保存時間上都比較理想，并且也具有可靠性的特點，在數字化檔案中則需要更加安全的環境才能實現穩定性的要求，如果技術設備或者存儲載體出現問題數字檔案就無法使用。

3 對做好城建檔案數字化建設的幾點思考

3.1 前期的全面規劃

對于城建檔案數字化建設來說，前期的規劃是一個至關重要的環節，需要將大量的紙質檔案全部轉化成數字文檔，工作量非常巨大。在進行數字化工作時，應對本檔案館的館藏有一定的了解，通過對館藏的徹底調查，根據檔案的類型對檔案進行數字化規劃。在規劃的過程中，工作人員應認真謹慎按照一定的程序突出工作的重點，嚴格按照相關規定做好規劃，為城建檔案數字化建設奠定良好的基礎。

3.2 加強標準規范建設

數字文檔的資源共享，需要根據相關標準和規范進行文檔信息的數字化，所以建設檔城建檔案管理的數字化，需要制定一個完整的規范制度體系。主要包括信息化標準規范體系和數字化檔案管理規范。信息化標準規范體系是指對信息采集和整理，檔案信息的安全保障，數字檔案的格式標準以及網站建立和管理等的指導說明。數字化檔案管理的規范主要是由接收標準和管理細則這兩方面構成。加強標準規范建設為城建檔案數字化建設工作的操作提供合理有效的依據。

3.3 加強信息系統建設

城建檔案的數字化管理主要是依靠計算機網絡，創建出一個檔案信息系統，不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺，配合檔案的管理和共享。在這里要注意信息系統的安全性，使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發生信息被盜或者毀壞等情況的發生，保障信息系統和檔案信息的安全。

3.4 完善資源庫的建設

城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設，這里包括目錄數據，目錄中心，全文數據庫以及多媒體數據庫等的建設。為了提高數字檔案的專業性，可以將工作的重點放在特色資源庫的建設上，將各個專業和類型的檔案信息資料建立專門的數據庫，使數據庫變得更加條理清晰，一目了然，提高數字檔案的實用性，有利于檔案管理工作的順利進行。

3.5 提高檔案的使用效益

城建檔案作為相關城市資料的提供者，除了憑證需要，還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值，城建檔案數字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現檔案的最佳使用效益。

4 結束語

城建檔案數字化建設對于城市建設來說有著不可忽視的作用，檔案工作人員應予以高度的重視。在進行檔案數字化管理的過程中，重視檔案信息的安全問題以及其系統的穩定性，完善數據庫的建設，提高數字檔案的使用效益，捉進檔案管理工作的發展，為社會提供更好的信息服務。

參考文獻

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