街道辦事處檔案管理現存問題與合理應對方式

摘 要：街道辦事處作為我國社區服務的基本團隊，擔任著管理街道辦事處涉及社區全部居民的生活、工作等責任，相對于其他行業的檔案管理工作，街道辦事處的檔案管理工作更具有普遍性和技術性。這些檔案資料是政府管理部門掌控信息的重要組成部分，所以檔案管理工作有沒有充分的展示其功能，直接決定了街道辦事處工作的效率與質量。隨著科學技術與信息技術的普及，傳統的街道辦事處檔案管理模式已經難以滿足用戶的需求，在此本文專門針對街道辦事處檔案管理工作現狀進行基本的調查研究，找出其中存在的主要問題，并提出相應有效的解決方案。

關鍵詞：街道辦事處，檔案管理，現狀；問題；信息化

隨著我國科技的進步與經濟的增長，信息技術已經深入我國各行各業中，大大提高了社會的前進速度，尤其針對在人類發展上扮演重要角色的檔案管理工作，也離不開先進信息技術的支持。街道辦事處作為保證我國社區百姓優質生活的管理部門之一，檔案管理工作十分重要。大數據時代的到來導致街道辦事處的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰與威脅，要想跟上時代的腳步，街道辦事處針對自身的檔案管理工作必須舍棄傳統的檔案管理模式，找出檔案管理工作中存在的主要問題，并結合現實狀況，妥善解決這些問題。

1 目前我國街道辦事處檔案管理存在的主要問題

1.1 基礎設施設備的建設難以滿足街道辦事處的需求

科技的發展日新月異，也給我們的日常生活與工作帶來了巨大的改變，尤其針對檔案管理這一項關鍵工作，街道辦事處檔案管理者必須從理念層面進行思維的轉變，重視檔案管理模式的更新?？墒怯捎谀壳昂芏嘟值擂k事處管理人員的教育程度不高，年齡較大，難以跟上時代的潮流，思維被傳統模式束縛，很難在真正意義上領悟到先進技術對于檔案管理工作的深刻影響，因此直接導致街道辦事處檔案管理工作內部的資金投入不足，甚至很多管理者選擇將這有限的資金投入到其他工作領域中，完全忽略了實時革新給街道辦事處檔案管理工作帶來的優勢。如今很多街道辦事處的檔案管理室以及內部的設施設備尚未達到相關要求，使用的極其年代久遠，客觀上不能滿足街道辦事處整體機構對于信息的需求。另外，很多街道辦事處沒有實現信息數字化，仍然將許多重要的紙質文件資料安放在雜貨間中，這樣雜亂且沒有規律的儲存模式很容易造成重要資料的安全問題。同時，由于缺乏妥善的檔案管理制度，街道辦事處沒有完善的檔案儲存箱或者是檔案裝具，這樣不科學的安排給街道辦事處的檔案管理工作帶來了很多潛在隱患。

1.2 街道辦事處檔案管理工作人員專業素養不足且流動性高

由于街道辦事處所要接觸管理的事物相當雜亂且繁瑣，大多數工作項目也具有強烈的時效性，因此很多時候辦事處會出現工作量太大，員工數量不夠的現象。為了臨時解決這些問題，街道辦事處管理者往往選擇招聘一些兼職人員來填補空缺。再加上街道辦事處工作人員的流動性高，直接導致街道辦事處工作人員的專業素質難以提升，高頻率的人員變動直接影響其他人員的工作效率，同時也會擾亂檔案管理專業團隊的建設工作，從而導致街道辦事處檔案管理工作人員的培訓課程達不到理想的效果。如果這些問題得不到足夠的重視與解決，那么長久下去就會造成檔案管理工作內部員工的工作積極性差，專業技能跟不上辦事處的運轉速度，進而導致整個辦事處的工作效率下降。

1.3 街道辦事處檔案的收集整理工作不全面

目前，很多街道辦事處檔案管理工作的源頭即檔案資料的收集整理不全面。就現在的工作模式來說，街道辦事處都是采用各個部門負責整理自己部門的材料，相互之間并不進行實時交流與溝通，因而會存在很多重復整理的文件。并且，當其他部門的工作人員前來所索要相關文件時，本部門的人因害怕重要文件泄密，往往選擇放棄文件信息的共享。出現這種現象的主要原因還是因為街道辦事處管理者的管理理念尚未改變，管理模式依然停留在過去，再加上檔案管理工作人員流動性高，工作經驗不足，不能深刻意識到檔案科學有效管理的現實意義，只是單純地進行傳統的機械化的資料收集與整理。

2 街道辦事處檔案管理相關問題的合理應對方式

2.1 加強街道辦事處管理者對于檔案管理工作的重視度

提高街道辦事處檔案管理工作效率與質量的首要條件就是得到相關管理者的重視和支持。經過實地調研我們發現，街道辦事處管理者對檔案管理工作的認識程度直接影響街道辦事處檔案管理工作的效果。越高的領導重視度最終獲取的工作成果就越多，反之相反?？墒?，因為街道辦事處所要處理的事務太過繁瑣，大多數管理者都難以投入過多的精力與心思放在檔案管理工作中，所以這就需要依賴檔案管理工作人員可以沉靜下來，通過整體團隊的積極努力獲得上級領導的支持，按照要求實時向上級領導匯報工作進度與相關安排，包括在工作中出現的各類問題，不可以放過任何細節。在基層員工與上級領導的充分溝通和交流下，讓上級領導可以充分認識檔案管理工作在街道辦事處中所處的重要地位，只有管理者意識到檔案管理工作的實際價值，才有可能解決這些現實問題。

2.2 提高資金投入量，引入先進的設施設備

提高街道辦事處檔案管理的效率與質量，所需的基本條件就是優化檔案管理設施設備。街道辦事處在實施檔案管理的過程中，在加強領導者對其重視度的同時，還要努力提高上級領導對檔案管理相關設備的資金投入，優化老舊的檔案管理設備，在能夠保證街道辦事處其他相關工作順利盡心的基礎下，針對檔案管理合理配置一定的急救設施如防火、防濕等。唯有妥善提高這些硬件設備的資金投入水平，才能全面改善街道辦事處的檔案管理環境，確保檔案資料的安全性，逐步向科學合理有效的檔案管理工作邁進。

2.3 采用專業性強的檔案管理人才，建立科學有效的管理體制

街道辦事處處理的相關事務雖然從整體上來說流程較為簡單，但是信息量大，種類雜多，這就對檔案管理工作人員有著較為嚴苛的要求，在街道辦事處檔案管理部門工作的人員，必須可以迅速適應多變的工作環境，具有較大的開發潛力，在工作崗位上能夠充分展現自己的優勢，不斷提高自身的價值。因此，街道辦事處應該針對這些人員安排實時培訓，提高這些檔案管理員的工作素養的同時，保證檔案管理工作的服務性能。唯有較強工作能力和專業技能的員工基礎下，建設科學有效的檔案管理體制，從整體局面評價員工工作績效，才能實現員工之間相互團結，相互信任，共同進步。

3 結語

綜合所述，隨著社會的進步與經濟的增長，提高街道辦事處檔案工作效率與質量已經成為當今社會前行的必然路線。利用強大的專業管理團隊，提高檔案管理質量，加強街道辦事處整體工作效率，對實現我國檔案管理工作的長遠發展有著巨大的作用。因此，街道辦事處應該理清目前社會發展局勢，充分利用高新信息技術和其他相關技術，完善街道辦事處檔案管理的客觀工作條件，提升檔案管理人員的專業素質。

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作者簡介

趙明麗（1987-），云南昆明，昆明市盤龍區人民政府青云街道辦事處。