核電工程調試檔案管理問題及對策

喬飛

摘 要：調試檔案是核電工程項目檔案的重要組成部分，對核電機組進入生產階段的運維特別是大修工作具有重要的查考價值。筆者以全程參與秦山核電二期擴建工程調試檔案歸檔管理工作的實踐經驗為基礎，歸納梳理管理過程中較為突出的問題，分析這些問題產生的主客觀原因，并重點闡釋管理實踐中所采取和不斷改進的對策措施。以期能夠為調試文檔管理同行提供參考、借鑒。

關鍵詞：核電調試檔案；管理問題；對策實踐

秦山核電二期擴建工程（以下簡稱：秦山二擴）作為國家重點建設項目，是“十二五”期間首個開工建設的核電工程。作為核電項目檔案的重要組成部分，調試檔案是指核電機組建設在調試階段的計劃、組織、實施、總結等工作環節中形成的， 客觀真實的、具有查考價值的文字、圖表、數據等各種形式和載體的原始記錄。

核電機組所有的調試活動必須按照經受權人員批準的書面文件實施，并形成準確的過程及結果記錄。結合秦山二擴項目文檔管理經驗，核電調試文檔主要包括：調試綜合文件、調試大綱、調試管理程序、調試規程、調試報告、調試總結、調試變更文件、調試移交報告等種類。

調試檔案是機組運行、日常維修、大修乃至延壽、退役工作的第一手原始參考資料。雖然在數量上不及建安檔案龐大，但其具備相當重要的查考利用價值，因此確保其歸檔質量的重要性不應被核電項目檔案工作者所忽視。鑒于此，本文對項目調試檔案管理的問題、原因進行歸納分析，并總結、闡釋秦山二擴項目調試檔案問題解決對策及實踐。

1 調試檔案管理常見問題

1.1 簽章錯漏

在調試歸檔文件的接收檢查工作中，發現有部分文件的編、校、審、批、會簽的簽字或蓋章缺失、日期（主要是年份）標注錯誤的情況發生，此類問題對調試檔案有效性及規范性，對調試檔案本身的評價價值造成一定的負面影響。

1.2 復印件代替原件歸檔

由于現場工作人員保管不到位、調試部門文員收集不及時等人為原因，造成接收的部分歸檔調試文件時內容并非現場調試工作及管理工作中形成的原件，這個問題對文件的原始記錄性造成影響，從而影響該文件的查考及憑證價值；

1.3 存在非永久性字跡

存在非永久性字跡是在調試文件中比較常見的質量問題，現場工作人員由于工作繁忙，誤使用圓珠筆、鉛筆等不符合檔案保存耐久性要求的書寫工具進行現場工作記錄、確認簽字等情況時有發生。

1.4 歸檔不完整

各類調試文件都具有嚴格的構成要求，如調試報告：每份調試報告都有固定的五個部分組成。但在移交檢查過程中發現，部分調試文件，因其形成、收集時間較為倉促且隨機性較強，導致內容的結構性缺失或部分頁面的缺失。給文件本身的完整性造成嚴重影響；

1.5 整理質量較差

按照“誰形成、誰立卷”的基本原則，調試文件的整理工作有調試部門負責完成，但根據接收檢查的情況看，整理質量不佳，突出體現在文件整合裝訂較差打印頁碼錯誤文件污損等整理質量問題；

2 常見問題原因分析

2.1 現場人員重視不足

調試階段因其處于核電工程從建設轉入生產的樞紐位置，工程設計、采購、土建、安裝等前期各個階段積累的工期壓力全部重疊累積到調試階段。現場人員在工期壓力下，容易忽視調試記錄文檔的規范填寫及完整積累，而這些文檔周期前端出現的問題往往難以彌補，給調試文檔最終的、完整性、準確性帶來影響。

2.2 調試文檔人員變動較多

調試部門作為公司為完成調試任務而專設的臨時機構，人員流動性較大，特別是到了調試后期，文員作為輔助崗位更容易發生頻繁變動，在變動中其任務交接、責任轉移如做不到位，會給后續工作帶來不必要的麻煩，如新到崗文員文檔工作業務水平短期內難以達到要求，移交檢查發現問題后的整改職責不清等問題。

2.3 形成、收集、移交隨機性強

調試文件因為形成于工程項目即將竣工的最后階段，工作計劃變動較為頻繁，調試人員逐步分流。使得文檔前端控制的難度加大，現場文檔管理水平難以保持平穩水平，調試文件形成、收集、移交的隨機性較大。不利于歸檔、整理計劃的有序落實，給文檔質量管理帶來難度。

3 調試檔案管理問題的對策及實踐

3.1 加強前端控制

文檔部門參與包括《調試文件管理程序》在內的調試工作管理程序編制及歸檔要求的下達，從源頭上對調試文件全程管理進行制度規范，明確調試文檔形成、積累、整理、歸檔、提供利用等整個證明周期各階段工作的職責分工、讓現場文檔人員操作及專職文檔人員檢查建立起一套統一、健全的標準要求。同時通過文檔人員“四參加”活動嚴控現場文檔工作關鍵節點及任務的規范性。實現對調試文檔有效的前端控制，達到“凡事有人負責、凡事有章可循”的管理目標。

3.2 加強業務培訓

為克服調試文檔人員流動性強的不利因素，文檔管理部門應組織加強文檔培訓、提高職能處室員工業務水平，在沿革執行“誰形成、誰立卷”這一文檔管理基本原則的基礎上，將文檔工作程序、規范、流程、要求逐步灌輸給調試現場工作人員特別是現場文檔人員，不斷提高他們的文檔意識和業務水平，為此文檔管理部門專門編制了文檔培訓教材，開展定期及專項的文檔管理業務培訓工作，并逐步將文檔培訓納入到公司授權培訓體系；

3.3 加強檢查指導

調試部門作為臨時機構，其兼職文員基本上不可能達到專業文檔管理人員的業務水平，其工作成果必然存在或多或少的問題和不足。因此對其工作進行嚴格、經常性的業務檢查、對其困惑進行及時、雙向的溝通指導成為文檔部門介入的必要方式。這其中包括例行的定期文檔工作檢查、歸檔文件檢查、年度文檔工作評比、也包括日常依據控制節點、突出問題而定的隨機文檔檢查與交流。

3.4 加強二次整編

為保證文件整理歸檔的及時、高效，滿足調試部門對調試檔案較為頻繁的利用需求，核電調試文件采用按“件”歸檔的整理方式。即在保證檔案原始記錄性的前提下，以前文提到的八個調試文檔類型為檔案細分類目，按照歸檔文件形成時間逐“件”歸檔。在提高歸檔及利用效率的同時，一定程度上破壞了調試檔案系統性。因此檔案管理部門應加強歸檔二次整編，按照調試文件所指導、記錄的調試工作所屬系統、子項為基本線索，對歸檔調試檔案進行信息關聯和標引，達到虛擬組卷的目的和效果，彌補調試檔案按件管理帶來的系統性不足的客觀缺陷。