聲像檔案管理工作之我見

摘 要：聲像檔案具備實物性的特征，在社會組織和個人從事經濟、政治和文化活動中扮演著重要的記錄性作用，其主要以聲音和圖像作為信息傳承的載體，在社會企業組織的發展中扮演著重要的角色。然而，現階段我國聲像檔案管理工作中，無論是企業還是個人團體組織，都存在著一定的問題有待解決。為此，本文以聲像檔案為論述主題，對聲像檔案管理工作中容易出現的問題進行分析，并提出筆者的個人見解，希望能夠對聲像檔案管理工作中的消極問題產生一定的防范作用。

關鍵詞：聲像檔案；管理；制度

伴隨著社會的不斷發展與科技水平的不斷提高，當代社會對信息的傳導模式不斷呈現多樣化，其中新媒體時代的繁榮發展讓許多電子化設備應用到了社會活動的方方面面，聲像檔案將傳統紙質檔案的不足與漏洞進行了彌補。其中，聲像檔案最大的特點在于其所傳承的資料和文檔更加具備直觀性，且其歸檔的范圍遠遠超出傳統的紙質檔案。但由于存在形式和保管形式的特殊性，亦讓其在日常使用中出現一定的管理問題。為此，要不斷挖掘聲像檔案管理工作中存在的不良現象，進而進行有針對性的治理。

1 聲像檔案管理現狀分析

1.1 硬件設備方面應用不合理

隨著經濟的不斷發展，現階段我國諸多的企事業單位都增加了聲像檔案設備的使用量，值得注意的是，許多單位對設備使用量缺乏合理的計劃，進而，在對設備進行購買是，不做購買計劃，秉承了“多多益善”的理念進行購置，使得總設備數量嚴重超出使用量。很多設備因長時間不能得到利用，使設備的利用效率較低。而且，在設備的使用上，往往是專業的技術人員。單位的其他人員缺乏相應的使用能力，設備使用的專員往往較少，在單位舉行大型活動時，往往因專業人員的人手不夠而產生矛盾。聲像設備對使用人員專業技術要求高，該崗位的人員流動性大，新的技術人員進入單位以后還要重新對聲像設備進行熟悉，新的技術人員技術不夠成熟，往往在工作初期的工作質量難以達到實際要求[1]。

1.2 相關工作人員專業素養的匱乏

聲像檔案管理工作與傳統的文本檔案管理工作有著一定的差異性，聲像檔案管理需要其工作人員能夠熟練的應用相關聲像設備。如攝像機、照相機和錄音筆等電子設備。因此，從事聲像檔案管理工作人員有傳統的文字編輯工作者過渡到了專業技術工作者。這就要求其必須要具備一定的專業技能，不僅具備傳統檔案管理的工作能力，更要熟練的賬務對各個設備的應用。然而在企事業單位中，從事檔案管理工作的人員往往年紀較大，只有很少的人接受過專業的設備應用培訓。這難免會對其工作的質量產生影響，在就職工作以后，通過短時間對設備的學習邊正式工作。因此，其專業技術能力較為匱乏，他們在對相關的影像資料進行整理時，缺乏對重點的判斷性，對影像資料進行后期裁剪時，往往將重要的資料丟棄，導致聲像檔案的質量嚴重下降。部分人員的歸檔能力不強，當工作任務結束以后，往往不能及時對所得資料進行準確整理[2]。

1.3 管理層面的不完善

1.聲像檔案管理意識薄弱

聲像檔案在歸檔與紙質版的檔案有明顯的差別，聲像檔案歸檔要將相應的照片、移動硬盤、光盤數據進行編碼編號。然而，很多單位的聲像設備管理人員對相關檔案的歸檔意識較為薄弱。影像資料整理及時性較差，而且，對部分以往的資料管理不足，命名不清晰，需要使用時查找很麻煩甚至找不到。這些原因的出現，主要是相關人員對聲像檔案的管理意識不強造成的。

2.管理質量偏低

部分單位對聲像設備和聲像檔案的管理質量低，沒有對聲像檔案管理工作進行合理的人員配置，部分單位在聲像檔案管理工作中形成了明確的分工，有專門對聲像檔案進行整合的人員，即對攝像機錄制出的儲存卡和光盤的管理人員[3]。讓聲像檔案與聲像設備的擺放十分規范，為此，很多單位的聲像資料很豐富，其影像光盤甚至有幾千張，而有些單位的儲存量只有幾百張。根本原因在于各個單位的管理質量和重視意識出現了偏差。只有對檔案進行集中化管理，才會具備更多、更規范的聲像檔案資料，同時也體現出了其單位的工作質量。

3.設備保管環境惡劣

很多單位在對聲像設備和聲像檔案管理時，缺乏對設備環境的重視。部分管理人員認為，聲像設備的使用率不高，并將其工作中的聲像檔案材料視為可有可無的物件。部分單位隨意找一個條件簡陋的辦公室進行存放，聲像設備為電子產品，要時常對其進行維護。有些辦公室較為潮濕，電子設備在潮濕環境下進行長期保存，其內部的硬件便容易發生損壞。而且聲像設備較為貴重，因而給單位造成了一定的經濟損失。

4.缺乏相應管理機制的落實

聲像檔案管理工作是單位一項重要任務，然而，部分單位在對聲像設備和檔案資料進行整理時，缺乏一定管理機制。使得聲像管理部門的運作無法呈現規范化、制度化。對已完成的聲像檔案資料和光碟不能及時進行集中統一的管理，讓檔案資料的存放雜亂無章。一旦某一工作任務需要對相應的檔案資料進行提取時，聲像檔案管理部門無法及時將所需的材料進行提交。這些現象產生的根本原因在于缺乏相應管理機制的落實。

2 強化聲像檔案管理的有效路徑

2.1 強化檔案歸檔意識

強化檔案歸檔意識，不僅是相關技術人員的“任務”。更是整個單位管理人員應該重視的問題，單位的管理人員要積極落實聲像設備和資料的管理方案，通過宣傳的方式來強化相關人員的歸檔意識，從近些年的種種事例中找出相關的事件，通過宣傳教育的形式讓人們認識到檔案歸檔的重要性，對相關資料的整理，各個企事業單位要積極結合本單位的工作進行，不僅讓宣傳教育活動具備針對性和生動性，更能抓住服務的中心工作[4]。

2.2 強化管理機制的落實

若想將現階段單位檔案管理雜亂的問題得到有效的解決，就必須將聲像檔案管理工作落實到制度上。對相關的問題進行有針對性的羅列，通過具體的綱領文獻來規范相應的問題，并將責任落實到相關人員的身上，真正做到“權責統一”。對聲像設備使用人員做出嚴格的限制，避免其將設備據為己有，對聲像檔案歸檔工作沒有及時提交的要進行嚴格的處罰。讓整個聲像檔案管理工作逐漸規范化。

2.3 提高使用人員專業素養

強化檔案管理工作質量的最直接方式就是提高使用人員的專業素養，讓設備的使用人員接受系統的培訓。在以此主題活動中，其拍攝的主體會有很多，為此，就要加強設備使用人員的甄別能力。不僅要對設備的使用方式熟練掌握，更要對不同時間節點的重點對象具備辨別能力[5]。進而，保證聲像檔案資料的質量。

2.4 完善管理條件

聲像設備的管理對環境條件的要求極高，所以，在對聲像設備的環境進行精細的選擇。要考慮的因素如下：潮濕、燥熱、震動、磁場等。要充分結合單位的實際情況來進行管理，若單位不具備完善的存儲條件，便要發揮管理人員的主觀性。主動去對管理環境進行創建，例如，用打孔紙箱和泡沫箱對相應的設備進行存放，這樣便可以起到防震防潮的作用。

3 結語

任何企事業單位都設有檔案管理部門，在新媒體時代，檔案管理工作不斷發展，進而出現了以電子設備為媒介的聲像檔案管理工作。其出現對眾多單位的發展起到了積極的推動作用，尤其是部分以傳媒業務為主的企事業單位，更是極大的提高力工作的效率。聲像檔案資料不僅能夠將某一時間段的事跡進行詳細的記錄，更能為各企事業單位所召開的會議作出明確的記錄，進而為各個單位發展計劃的制定提供了一定的指導作用。

參考文獻

[1]邱曉青.高職高專院校聲像檔案管理現狀及對策[J].福建商業高等專科學校學報，2015，01（02）：63-67.

[2]周穎.聲像檔案管理工作之我見[J].檔案管理，2015，05（04）：87.

[3]耿金生.醫院聲像檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2012，06（05）：58.

[4]劉國紅，許長田.醫院聲像檔案管理的問題及對策[J].護理實踐與研究，2014，11（08）：113-114.

[5]梁江華.加強基層單位聲像檔案管理的幾點思考[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2013，11（08）：68-69.

作者簡介

廖紅娟（1968-），女，湖南省永興縣，助理研究員，本科，研究方向：聲像資料管理。