信息化背景下加強事業單位財務檔案管理研究

張云倩

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，現代科技水平逐漸提高，高科技也隨之得到了廣泛的應用，尤其是計算機技術，各個行業都有所涉及，對人們的工作、學習和生活有著極大的影響。計算機信息技術在我國事業單位的財務檔案信息化管理中發揮著不可忽視的重要作用，但是從目前我國絕大多數事業單位在財務檔案管理方面還存在著一定的問題，相關部門必須要加強管理力度，做好本職工作。本文對此作了深入分析，針對存在的問題提出了幾點有效的針對性解決措施。

關鍵詞：事業單位；財務管理；檔案；信息化

0 引言

檔案的主要作用就是用來記載事物，財務檔案屬于一個記載單位資金收支的載體，根本任務就是為企業單位記錄并保存一些有價值的財務信息，機關事業單位的財務檔案也是如此。眼下我國信息化水平不斷提高，產業信息化進程不斷加快，事業單位也隨之有了大幅度的改革，絕大多數的管理工作都已經適應了信息化技術運用。在這種社會大環境下，事業單位的財務檔案管理工作也發生了巨大的變化。以往傳統的檔案管理模式主要是以手工登記為主，現在已經全部變為計算機登記，逐漸朝著信息化方向發展。這種方式雖然有效提高了工作效率，但是仔細分析下來仍舊存在一些問題有待我們去分析和解決。

1 財務檔案管理信息化發展的意義

眼下科技不斷發展，計算機技術已經逐漸滲入到了我們生活的方方面面，我國事業單位的財務檔案管理也進入了一個新的發展時期——信息化時代。財務檔案信息化指的是在進行檔案管理的過程中包括信息收集、分類、整理、記錄、使用等一系列在內的工作全部由高科技來完成，這種信息化的管理方式目前已經非常普及，不僅是事業單位，其他行業也是如此，從目前的發展情況來看，人們對于信息化管理早已見怪不怪。財務檔案管理對于事業單位來說屬于一項基礎性工作，要想得到長久的發展，高效的檔案管理工作是必備的條件。對此，相關部門必須要對此予以高度重視，強化檔案管理手段，將信息化作為企業發展的必然趨勢，有效利用高科技信息技術，這樣才能促進企業實現健康、長久、穩定的發展。

2 信息化背景下事業單位財務檔案管理工作存在的問題

2.1 管理層不重視檔案管理信息化

現在有很多事業單位的管理者對于企業的檔案信息化管理都不是十分重視，沒有正確意識到檔案管理信息化的重要性，沒有完善的管理制度，甚至是不聞不問，毫不了解，經常以各種理由推脫檔案管理工作的信息化建設。這種錯誤的理念嚴重阻礙了企業財務檔案信息化管理的發展進程，不僅對企業的發展造成了不良影響，同時也關系到了員工的根本利益，甚至是整個國家的發展。有的單位即便是做了相應改革，添置了一些高科技設備，但是也僅僅是作為擺設，沒有發揮其積極作用，導致資源被嚴重浪費，工作效率得不到實質性的提高。

2.2 檔案管理信息化缺乏基礎條件

（1）硬件條件

一些單位在建設檔案室的時候缺乏合理的規劃，沒有將信息化管理考慮在內，很多都是一些老舊設備，沒有提前更新，導致使用的時候經常出現各種突發狀況，嚴重影響了信息化管理的實施。

（2）軟件條件

有的單位雖然檔案信息化建設起步較早，硬件設施也比較到位，但是在軟件方面依然存在問題。功能僅僅停留在信息檢索上，沒有形成一個系統化的管理模式，工作效率較差。

（3）存在安全隱患

很多單位對于財務檔案信息都不是十分重視，沒有實施專門的保護措施，沒有及時更新存儲設備，導致檔案信息經常出現損壞、丟失等情況。對于企業的發展來說存在巨大的安全隱患，風險無處不在。

2.3 缺乏專業人才

要想財務檔案得到科學的信息化管理，高水平的專業人才是少不了的。要求工作人員必須要精通業務知識，同時也要熟練掌握計算機技術，要在保質保量完成工作的同時遇到突發狀況也能快速解決。但是實際上卻不是這樣，很多單位在于人才方面都比較缺乏，任職的工作人員絕大多數都是其他專業出身，平時工作中也很少有學習和培訓的機會，專業水平較差，綜合素質也不高，難以掌握新出臺的政策法規。除此之外在計算機技術方面也不是十分精通，這樣一來在工作的時候難以適應網絡發展環境。對事業單位財務檔案管理工作造成了嚴重的不良影響。

3 信息化背景下加強事業單位財務檔案管理的有效手段

3.1 建立完善的財務檔案管理制度

事業單位必須要根據自身單位的實際情況建立完善的財務檔案管理制度，對于各項工作都要進行嚴格監督和管理，保證每個部門、每個崗位都能完全按照相關制度來完成本職工作。充分發揮檔桿管理制度的積極作用。除此之外也要制定科學的賞罰機制，對每一位工作人員都要進行績效考核。對于工作認真、態度端正表現優秀的職工要予以適當的表揚和獎勵，對于表現較差的員工也要適當進行批評教育，以儆效尤。

3.2 加強崗位人才的培訓力度

上文中提到現在絕大多數事業單位的財務檔案管理人員的自身素質都不是很高，學歷較低、知識水平較差者比比皆是，這對事業單位的財務檔案管理信息化發展來說十分不利。對此，事業單位管理人員必須要予以高度重視，加強檔案管理在職人員的教育和培訓，定期開展相關活動，平時多多組織學習的機會，充分利用各種有效資源加大在職人員的培訓力度，幫助他們不斷提高專業水平與自我修養。使其更好的在自己的崗位上發光發熱。

3.3 適當更新設備

財務檔案管理工作要想實現信息化發展，高科技設備是不能缺少的，無論哪一環節都離不開高科技設備的輔助。倘若沒有這些設備，那么信息化檔案管理根本無法實施，所有的工作都無法正常進行。對此，事業單位必須要加大信息化投資力度，適當引進先進的高科技設備，盡可能的提高信息化水平。指派專門的采購人員去資質高、信譽好的廠商選購設備，保證設備各種證書齊全，采購之前做好充分的準備，根據實際選擇需要的型號，避免造成不必要的資源浪費。

3.4 保證信息系統的安全

隨著計算機的普及，信息化時代逐漸到來。近幾年來事業單位在各項工作上都運用了計算技術，隨著使用頻率的增高，人們逐漸開始越來越依賴計算機，在這種環境下，計算機網絡安全事件發生幾率越發增長。根據目前的情況看來，絕大多數的網絡安全事件主要是來源于人為的黑客攻擊，對此，事業單位必須要加大管理力度，增加軟件設施的使用功能，定期更新，時刻保持警惕性，做好信息數據的存儲和加密，具備良好的計算機安全意識。必須要將信息系統的安全作為首要任務，合理使用防火墻等加密技術，防止財務數據信息遭到不法分子的攻擊導致泄露或損壞。

4 結束語

綜上所述，隨著信息技術的高速發展，我們也進入了一個新的時代——信息化時代。計算機網絡技術的使用使得事業單位財務檔案管理工作變得更加簡單方便，有效提高了工作效率。但是不可避免的是由于計算機的使用特性，導致仍然存在一些問題，對此，事業單位必須要加大管理力度，適應這種發展趨勢，跟上時代發展的腳步，根據實際需要更新信息設備，并不斷改革創新，為事業單位的進一步發展作出貢獻。

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