新形勢下做好人事檔案管理工作的研究

摘 要：隨著時代的發展，人事檔案管理工作所發揮的重要作用愈加明顯。信息化社會背景下，人事檔案管理工作應當增大改革力度，勇于創新、不懈進取，努力發現并解決當前存在的一些問題，順應新形勢下經濟社會發展的需要，充分發揮人事檔案管理工作的重要作用。人事檔案管理部門應當順應新形勢需求，勇于發現問題、提出問題，善于解決問題，探索不斷創新發展的新方法，才能夠更好的為新時期國家建設做出貢獻。

關鍵詞：檔案管理工作；信息化建設；管理制度

隨著市場經濟的迅速發展以及政治體制改革的不斷深化，人事檔案管理工作所發揮的重要作用愈加明顯。人事檔案不僅關系著個人的前途和發展，更是企業遴選人才、政府培養人才、社會發掘人才的重要依據和憑證，它記載著個人的經歷與德育水平，涵蓋了個人在工作上、思想上、能力上的各種記錄，是個人各項重要信息的關鍵載體。近年來，我國對人事檔案管理工作不斷進行深化改革和深入探索，取得了一定的成績和效果，積累了寶貴的經驗。信息化時代背景下，人事檔案管理工作應當增大改革力度，勇于創新、不懈進取，努力發現并解決當前存在的一些問題，順應新形勢下經濟社會發展的需要，充分發揮人事檔案管理工作的重要作用。

1 當前人事檔案管理工作中存在的問題

目前在人事檔案管理工作中依然存在著一些問題，只有勇于發現問題、思考問題，才能真正解決問題，發揮人事檔案管理工作應有的作用。當前人事檔案管理工作中存在的問題，集中體現在一下幾個方面：

1.1 模式陳舊，信息化建設不夠完善

隨著國家信息化建設不斷推進，網絡信息化越來越多的應用在了政府工作的各個方面，極大的提高的工作效率與綜合水平。然而由于各方面原因，在人事檔案管理中仍有部分人才中心依然沿用傳統檔案管理模式，分類歸檔簡單固化、管理操作模式陳舊，難以適應當前快速發展的電子信息化節奏，造成了檔案信息查找速度慢、效率低的問題。另外存在的信息分類方式不精細的問題，造成了信息查詢繁瑣緩慢，難以及時快速的提供信息服務。

在社會發展的新形勢下，人事檔案管理的信息化建設仍有很多方面有待完善，具體工作實踐中仍然存在著亟待解決的諸多問題。例如硬件設備與資金的短缺，相關信息化軟件的使用及操作培訓不足，檔案管理人員對新知識、新技能的學習和掌握有待加強，新形勢下一些規劃和制度有待改革完善，等等。這些因素制約著檔案管理的信息化建設，應當予以重視。

1.2 缺乏監管，管理制度有待健全

人事檔案管理工作涉及到的信息資料繁多，工作內容復雜繁瑣，容易在管理工作中出現操作疏漏、流程不規范等問題。一旦在工作環節中忽視規章制度，消極對待檔案管理，就會影響檔案管理工作的有效進行，造成嚴重后果。

現有管理制度中，缺乏細致的監管細則，未能形成完善的監督系統，影響對人事檔案管理工作的有效監查，導致了具體檔案管理人員在具體工作中的疏漏與懈怠。在管理制度中，應當加強對人事檔案管理工作的監督審核制度，以具體的規章細則保障檔案管理工作的嚴謹性。同時，現有管理制度中對新形式下工作中出現的一些新變化、新問題，尚缺乏相應的規定和細則，制約了人事檔案管理工作的繼續發展。

1.3 思想懈怠，管理人員專業性差

在人事檔案管理工作中，部分管理人員思想覺悟不高，對人事檔案管理工作缺乏熱情，不能緊跟形勢積極認識到自身存在的不足，從而影響了人事檔案管理工作的順利進展。

少數管理人員對本職工作的缺乏責任感，對檔案管理工作的重要性認識不足，認為工作內容枯燥機械，產生了消極懈怠的思想。在具體工作中就體現為工作態度不認真，工作中待人接物缺乏人性化，對待檔案管理敷衍了事。一些管理人員缺乏相應的人事檔案管理專業知識，不能在工作中嚴格要求自己，怠于學習相關理論知識、提升自身專業技能；有些管理人員思想保守，不愿意學習新技能、了解新事物，對信息化建設推進中需要掌握的新的操作技能不重視，固守傳統老化的手工操作方。這些情況造成了部分管理人員在工作中難以適應信息化人事檔案管理的要求，影響檔案歸納分類與信息服務的效率，弱化了檔案文件和資料的服務功能。

2 新形勢下人事檔案管理的優化策略

2.1 創新模式，推進信息化建設

人事檔案管理的信息化建設是新形勢下檔案管理工作的切實需要。保障檔案工作信息化建設的順利推行，能夠保障檔案管理的工作效率與檔案信息的準確分類。

創新檔案管理模式、發展管理工作的信息化建設，首先是管理人員的心態轉變以及技術提高。檔案管理工作由傳統的手工操作轉變為電子信息化管理，管理人員應當積極轉變心態，掌握相應的軟硬件操作技能，從提高自身工作能力做起，推進自動化辦公的進程。其次，將檔案資料的電子信息錄入至計算機檔案管理系統，應當制定規范的操作細則，保障電子資料的準確性和完整性；強化檔案電子信息的安全管理，對計算機檔案管理系統中存儲的檔案資源進行規范化存儲備份，保障信息安全性。

2.2 加強管理，鑒定、核查雙管齊下

人事檔案管理工作記載著個人經歷及政治思想與各項成績等重要信息，是人才錄用和培養的重要參考依據。因此抓好檔案管理工作是關系著社會發展，企業進步，個人提升的重中之重。

為解決目前存在的由于檔案工作疏失造成的檔案丟失、檔案損毀等現象，應當在管理中加強檔案的定期修復以及定期核查工作。強化管理人員的安全意識培養，對檔案資料及時核對復查，防止資料竊取問題；對于有變動的相關檔案信息要及時進行跟進和修正，保障檔案信息的可信性和真實性。通過制度規范和思想教育，提高管理人員責任心，將政策落實到實處，時時對檔案信息的分類管理進行核查，保障相關類別信息的規范化收納整理，提高信息服務效率。

通過加強檔案鑒定工作，促進檔案信息的有效歸納管理，提高檔案管理工作的時效。人事檔案管理信息復雜，工作內容繁瑣，因此容易出現文件歸類不清的疏漏，造成后期的檔案調取、信息服務不便。通過檔案鑒定對檔案進行精細分類歸納，提高檔案服務質量，滿足新形勢下人事檔案管理需求。

2.3 規范管理，加強人員隊伍建設

制定規范化的管理制度，加強人員隊伍的思想教育和技能培訓，對人事檔案管理工作的進一步發展具有積極作用。

檔案管理的規范化建設，對人事檔案的收納、整理以及歸類等都具有及其重要的意義，保障了這些工作的順利完成。首先，檔案管理應依據實施細則，精細化收集檔案資料，時時補充缺少的信息，不斷完善檔案內容；其次不斷更新人事檔案資料，對已無效的檔案信息及時處理，確保人事檔案的準確性和客觀性。

加強人員隊伍建設，是進一步提高人事檔案管理工作的必要環節。新形勢下，人事檔案管理工作已經發生了新的變化。首先是檔案管理工作方式轉變為自動化辦公操作，其次對于人事檔案管理的新的供求結構形成，過去的被動服務應當順應時代潮流轉變為主動服務。因此對于管理人員的培訓，應從思想教育入手，幫助管理人員樹立以人為本、人性化服務的工作意識；其次加強技能培訓，通過授課學習、互助學習等多種方式提高管理人員的專業技能。

3 總結

新形勢下做好人事檔案管理工作，有助于進一步發揮人事檔案作為個人信息載體的重要作用，有利于國家、社會、企業對人才的遴選和培養，符合經濟社會發展的切實需要。各人才中心應當順應新形勢需求，勇于發現問題、提出問題，善于解決問題，探索不斷創新發展的新方法，才能夠更好的為新時期國家建設做出貢獻。

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作者簡介

劉馨遠（1987-），山東省煙臺市棲霞市人，本科，畢業于青島科技大學，研究方向：檔案管理。