文書檔案管理工作的幾點創(chuàng)新思考

馬木生

摘 要：一個單位的檔案管理水平是由其文書檔案管理質(zhì)量來決定。在單位文書檔案中，詳細(xì)記錄著本單位的各項工作開展情況，這些記錄不僅能為單位的日常工作提供指導(dǎo)，更是歷史考察的重要依據(jù)。本文首先闡述做好文書檔案管理工作的重要性和必要性，再深入分析當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問題，并針對實際情況提出文書檔案管理工作的幾點創(chuàng)新策略，旨在全面提升文書檔案管理工作的水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；工作創(chuàng)新

文書檔案是單位檔案資源體系的重要組成部分，在文書檔案中所記錄的各項工作成果乃至單位的整個發(fā)展過程，都是單位最為寶貴的歷史資源。其中所記錄的各項工作不僅能客觀的反映出目前單位中所存在的問題，還能為今后的工作提供借鑒[1]。因此，作為單位文書檔案管理者，應(yīng)對文書檔案管理工作給予足夠的重視。隨著時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會對單位文書檔案管理工作的要求早已不再局限于準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整，其對單位文書檔案的管理工作提出了更高的要求。

1 做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

一直以來，文書檔案都是單位的重要信息資源，該信息資源的準(zhǔn)確與完整將直接影響到單位所制定各項重大決策。因此，作為單位管理者，應(yīng)對文書檔案管理工作給予足夠的重視。

首先，要認(rèn)識到文書檔案這種信息憑證的重要性。大多數(shù)人群僅了解文獻(xiàn)內(nèi)容具有一定的主觀性，但文書檔案并非等同于一般文獻(xiàn)，其中詳細(xì)記載著單位員工的個人信息以及單位的真實工作，具有強(qiáng)烈的客觀性，且伴隨著明顯的法律作用；其次，單位文書檔案在一定程度上起到了補(bǔ)充國家檔案的作用。單位文書檔案雖是國家檔案的重要組成部分，然而由于國家檔案信息并非與單位檔案信息一樣完整，因此完善的單位文書檔案信息有效補(bǔ)足了國家檔案中的缺陷[2]；最后則是為社會提供信息服務(wù)方面。由于單位的文書檔案信息中對各方面信息記錄均較為全面，因而能夠很好的反映出當(dāng)前我國社會注意市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展現(xiàn)狀，并能為之后的發(fā)展提供相應(yīng)的信息服務(wù)。

2 分析當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 文書檔案管理不夠規(guī)范

目前，我國大多數(shù)單位在文書檔案管理工作方面依然存在不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表面在以下幾個方面：檔號不規(guī)范、標(biāo)題不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、組卷混亂等。導(dǎo)致文書檔案管理不規(guī)范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能確定任何監(jiān)督制度。從而導(dǎo)致目前單位的文書檔案管理工作的參差不齊。

2.2 文書檔案檢索效率不高

隨著社會的不斷發(fā)展，我國已全面步入信息化時代。然而在此新的時代背景下，絕大多數(shù)單位的文書檔案檢索工作并未實現(xiàn)辦公自動化，即仍以傳統(tǒng)的手工檢索為主。此外，部分單位的文書檔案管理人員，雖編制出了多種形式的檢索工具，用以提到檢索的效率，然而由于文書檔案數(shù)量的不斷增加，致使檢索的效率始終難以得到有效提到。這是因為大多數(shù)文書檔案管理人員，其所編制的檢索工具過于注重檢索內(nèi)容的數(shù)量，而忽略了檢索的質(zhì)量。如針對專題類的文書檔案，便未能就題材進(jìn)行相應(yīng)的歸類。

2.3 文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

隨著時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會對文書檔案管理工作的要求也越來越高，相應(yīng)的也對文書檔案管理人員提出了更高的要求。然而目前，國內(nèi)大多數(shù)單位的文書檔案管理人員文化程度與專業(yè)素質(zhì)并不滿足時代發(fā)展的要求。在信息化與科學(xué)化全面普及的今天，甚至有部分文書檔案管理人員仍舊不懂得如何運(yùn)用電腦，或缺乏相應(yīng)的電腦應(yīng)用知識。此外，國內(nèi)針對文書檔案信息進(jìn)行研究與開發(fā)的專業(yè)人才并不多，從而導(dǎo)致了我國的文書檔案管理工作質(zhì)量始終難以得到有效提升[3]。

3 文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，提升執(zhí)行力度

上文中我們提到，缺乏相應(yīng)的文書檔案管理制度是影響單位文書檔案管理水平的重要因素之一。加之領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案管理工作始終難以得到有效開展。因此，要想做好單位的文書檔案管理工作，首先應(yīng)從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國基本國情進(jìn)行合理創(chuàng)新。

具體而言，單位的文書檔案管理制度制定應(yīng)在不違背相關(guān)規(guī)定的前提下，創(chuàng)建一套符合自身發(fā)展規(guī)律的文書檔案管理制度，其中既要包括文書檔案管理的要求、結(jié)構(gòu)、形式以及內(nèi)容，又要包含一套較為完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，已明確在文書檔案管理過程中各自的責(zé)任[4]。此外，在制定出一套相對較為合理的管理體系之后，單位還應(yīng)建立一套與之相對應(yīng)的監(jiān)督體系，用以確保該制度體系的執(zhí)行力度。如針對單位的文書檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可定期對其進(jìn)行評審，從而有效提升文書檔案管理工作的效果。

3.2 積極構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)，提升文書檔案管理水平

造成我國文書檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了領(lǐng)導(dǎo)的不重視之外，更多的是由于目前所使用的文書檔案管理系統(tǒng)已逐漸無法滿足現(xiàn)代社會對文書檔案管理工作的需求。目前，單位所使用的文書檔案管理系統(tǒng)僅僅實現(xiàn)了檔案分級錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實現(xiàn)。此外，由于傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)未能預(yù)留能與OA對接的接口，致使單位的檔案數(shù)據(jù)安全存在一定的風(fēng)險。因此，要想切實提高單位的文書檔案管理水平，相關(guān)管理系統(tǒng)的革新與升級勢在必行。

3.3 優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提高隊伍質(zhì)量

無論國家單位或是企業(yè)，其競爭的核心均是人才，文書檔案管理工作亦是如此。對此，作為單位領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該在完善文書檔案管理制度的同時加強(qiáng)對人才隊伍的建設(shè)，從而提高單位的文書檔案管理水平。首先，在單位用人方面，務(wù)必要挑選具有相應(yīng)資質(zhì)的專業(yè)人才。其次，針對現(xiàn)有的文書檔案管理人員，單位應(yīng)對其展開進(jìn)一步的培訓(xùn)，以提升相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而提升單位的文書檔案管理水平。最后則是要及時清除不合格的文書檔案管理人員，從而確保文書檔案管理的水平與管理人員的素質(zhì)均符合社會對文書檔案管理工作的要求。

3.4 文書檔案實現(xiàn)辦公自動化，確保文書檔案信息的安全性

隨著社會的不斷發(fā)展，各類電子文檔以及現(xiàn)代化辦公技術(shù)的普及標(biāo)志著我國已全部步入信息化時代。在此新的時代背景下，單位的文書檔案管理工作也應(yīng)逐步往信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。然而，為了能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案辦公自動化，首先針對單位文書檔案管理的信息錄入工作，應(yīng)采用統(tǒng)一的專業(yè)用于以及統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以滿足科學(xué)管理的要求。其次，單位應(yīng)積極建立與文書檔案管理工作相對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出。再次，為確保檔案信息的安全，針對文書檔案的電子信息除了采取相應(yīng)的監(jiān)管措施外，還需進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)的隔離。通過建立完善的管理體系，推動文書檔案管理工作的自動化辦公。

4 結(jié)論

總而言之，單位的文書檔案管理工作水平是衡量單位檔案整體管理水平的重要指標(biāo)。文書檔案管理工作的質(zhì)量將直接影響到文書檔案信息的完整性，所以作為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者，務(wù)必對單位的文書檔案管理工作給予足夠的重視，并積極做好文書檔案管理工作的規(guī)范化銜接，以提升文書檔案管理工作的利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]陳龍民.論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志，2013，（20）：62-63.

[2]張萍.淺談文書檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（07）：103+111.

[3]騫麗萍.文書檔案管理辦公自動化[J].經(jīng)營管理者，2010，（19）：346.

[4]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010，（16）：62-63.