電子檔案管理在事業單位檔案管理中的應用

羅竹意

摘 要：隨著科技的發展和互聯網的普及，電子信息技術在人們生活中的應用越來越廣泛。檔案管理是企業日常工作的一項重要內容，電子檔案是新形式下檔案管理的發展趨勢，它的出現給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。本文主要闡述了電子檔案的優勢，在管理中發揮的作用，分析了電子檔案管理中存在的問題，并提出了創新性的對策，力求讓事業單位的檔案管理更上一層樓。

關鍵詞：電子檔案；管理；事業；單位；應用

電子信息技術作為時代發展的產物，對人們的工作、生活產生了很大的影響，電子檔案就是其在檔案管理工作中的應用。電子檔案就是用計算機系統處理材料數據和其它載體形式的資料，它具有方便、快捷、高效特點，能夠給檔案管理工作帶來極大的便利，同時，電子檔案管理也存在著一定的問題，要想充分發揮它的作用，就要進行創新化管理。

1 電子檔案的特點優勢

1.1 保密性強

相較于傳統紙質檔案的整卷查閱所帶來的風險，現在所使用的電子檔案可以實現部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風險性。在進行紙質檔案查閱時，因為所有的檔案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內容，實現了文件的保密。同時，電子檔案的查閱是利用計算機的技術，改變了紙質檔案查找時的困難。

1.2 高效、快捷

電子檔案是電子信息技術在檔案管理中的應用，不但能夠降低工作人員的工作負擔，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網絡技術的應用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費中解脫出來[2]。同時，可以分散工作量，實現隨機歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優勢。

1.3 提高檔案的使用效率

對檔案的進一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復制、能重復使用的特點，更能滿足檔案加工的需要。傳統的紙質立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認識水平進行操作的，由于每個人的認知是不一樣的，這就造成了檔案標準的不統一，既影響了檔案整體的質量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時，在進行人工歸檔時會浪費掉大量的時間，從而導致了管理人員沒有時間進行編研工作，不利于管理水平的提高。

電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。

1.4 及時補漏增缺

傳統文書在資料收集時，如果出現漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補漏，就要把文書進行拆卷重做，這樣既浪費了人力、物力、財力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現了問題，可以直接利用計算機進行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態。

2 電子檔案管理中存在的問題

2.1 管理不規范

紙質檔案的使用時間較長，管理人員已經逐漸形成了保存紙質檔案的意識。而由于電子檔案的使用時間不長，檔案人員單純的認為只要將檔案信息錄入系統等存儲設備就可以，疏忽了對于電子檔案載體U盤、移動硬盤、光盤等的管理，沒有對其中的數據進行備份，隨意進行放置，最終導致設備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術安全方面，沒有采用一定的防復制技術，不利于檔案的安全。同時，管理者對于文件備份的要求太過籠統，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導致電子檔案備份管理混亂。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個完整的體系，不利于信息的獲取和交流。

2.2 檔案管理人員素質不高

新的檔案管理方式的使用給事業單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發揮、利用電子檔案的優勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業道德水準和自我約束力的前提下，熟練操作計算機以及相關的應用軟件。結合實際情況，我國現階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機操作存在著一定的障礙。另外，現在的崗位人員具有較強的流動性，頻繁的人事變動不利于電子檔案管理工作的長期進行。

2.3 電子檔案安全問題

電子檔案是依托于計算機信息技術而發展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關人員資料信息被泄露的情況頻頻發生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。

3 電子檔案管理的創新性對策

3.1 建立健全相關的規章制度

建立健全電子檔案的各項規章制度，實施高效、科學、規范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態。電子檔案在事業單位中的應用已經非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發利用電子檔案，發揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細規定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環節，并且結合事業單位的特點對檔案進行補充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據，有利于規范工作人員的行為，實行檔案的統一集中管理。

3.2 培養專業的檔案管理人員

電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進行電子檔案管理時，必須采用專業的管理人員。首先，在進行人員聘用時，要選用一些專業知識強，并且計算機技術過硬的高素質復合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進行定期的培訓教育，提高他們的計算機技術和職業道德。之后，由于電子檔案管理是一項內容復雜、專業性較強的一項系統性工作，所以，要盡量避免人員的流動或將人員流動控制在合理的范圍內，以保障工作的延續性和長期性。

3.3 提高電子檔案的安全性

電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統的監控和自動記錄功能，防止檔案的外流。

3.4 加大資金投入

檔案管理中所使用的設備軟件的質量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關部門申請經費，改善檔案管理的設備和工作條件，現代化設備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強的應用軟件，提高檔案管理的安全性。

4 結語

綜上所述，相較于傳統的紙質檔案，電子檔案具有快捷、高效、保密性強等的特點，更加符合現代社會發展的趨勢，應該擴大電子檔案的使用。在實際的電子檔案管理工作中存在著一些問題，為了充分發揮電子檔案管理在檔案管理中的作用，就要建立電子檔案管理制度，培養專業的管理人員，保證電子檔案的安全性，加大資金的投入，只有科學、規范的管理，才能提高檔案管理的水平。

參考文獻

[1]李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統檔案管理利與弊[J].辦公室業務，2014，（21）：87-88.

[2]吳秀娟.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].管理觀察，2013，（19）：94-95.

[3]高永峰.關于事業單位檔案管理中的電子檔案管理分析[J].卷宗，2015，（5）：22-23.