淺談數字化信息在軌道交通檔案管理中的應用

袁志戎

摘 要：數字化信息在重慶軌道交通檔案管理中的應用十分有利于相關工作的開展，其效果也較為明顯。對于舊時的紙質檔案難以保存、存檔過程中出現差錯、查找資料工作相對困難等問題都有了很大程度上的解決。特別是檔案管理的信息化已經成為了推動軌道交通各項工作進展的主流趨勢。

關鍵詞：軌道交通；數字化；檔案管理

0 引言

由于重慶主城區軌道交通工具具有運量大、快速、通暢、安全、準時、舒適、節能、環保等優點，人們越來越認識到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設計、建設至運營、經營各個階段會產生大量的數據，如進度、質量、投資、技術、合同等方面的數據，這些數據不僅內容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數據，將直接影響到項目能否順利實施，員工工作效率能否得到提高。根據國際信息化發展的趨勢，軌道交通逐步建立起一個網絡化、數字化、一體化的工作環境，保障機構內各部門共享一個統一的信息通訊和數據處理平臺，實現數據的共享和信息交流，滿足企業內部辦公過程中涉及的公文流轉、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺等各方面的需要，實現高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個良好的工作環境，充分體現軌道交通運營管理智能化、電子商務網絡化的優勢。

1 軌道交通檔案傳統與信息化管理

在傳統的數據管理方式中，以手工勞動為主，軌道集團各職能部門將紙質文件交辦公室進行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權范圍內采集數據，同時也只能查詢到使用自己擁有的數據，形成了一個個“信息孤島”，其他部門有可能對本部門解決問題有幫助的信息資源因為資源的封閉而無法及時的獲得相關信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費。隨著軌道交通各條線路的開通，各個工程項目的立項建設，軌道集團接觸到的相關單位大大增加，往來文件資料也成幾何級增長，而傳統的數據處理方式的弊端也日趨顯現，如不及時加以改進，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。

2 軌道交通檔案數字化管理概念及內容

2.1 含義

數字化檔案管理是相對傳統管理而言的，它是以系統理論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，其整體動態的最佳效果。

2.2 軌道交通檔案數字化管理的目的

軌道交通數字化檔案管理的總目標：一是要千方百計地保存保護好各類軌道交通運營、建設階段的檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業服務，也就是要迅速、準確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項工作按計劃開展服務。

2.3 數字化管理的內容

數據管理一般包括數據采集、數據存儲、數據加工和數據查詢四方面內容。 數字化管理要做的工作就是通過各類信息技術平臺來縮短數據采集、加工、查詢的時間，延長數據存儲的時間。

3 數字化管理在軌道交通檔案中的應用

由于目前計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數字化進程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數字化處理流程開展相關檔案管理工作。

3.1 軌道交通檔案綜合數字化管理

軌道交通檔案綜合數字化管理包括文書檔案、人事檔案、會計檔案的數字化處理工作。

3.1.1 文書檔案。

文書檔案的數字化通過集團辦公OA系統來實現，OA自動化辦公系統的公文處理及歸檔流程嚴格按《企業檔案管理規定》、《企業檔案工作規范》要求制定，結合公司的實際情況，文書檔案按黨群、行政、生產、經營4類來分類，歸檔文件按大類結合年度進行排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據操作員錄入的文件相關信息自動生成檔案號，對文件進行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現在的OA系統功能還不完善，未能實現文件、檔案一體化計算機管理，檔案著錄標引工作還沒有完全轉移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。

3.1.2 人事檔案。

軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數字化信息量不足，許多基礎數據網上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內容也包括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、干部考核、考察、黨員統計等方方面面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動，制定科學合理的信息采集、維護和使用規定，明確界定各級、各部門的責任區分、權限和義務，形成科學、有序、規范、統一的運行協調機制，加強統一的強化培訓，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現干部人事檔案管理數字化信息系統建設更好地為現代組織人事工作服務。

3.1.3 會計檔案。

由于上面提到的技術等原因，軌道交通的會計檔案數字化處理系統也沒有完全與OA辦公自動化系統合并在一起，并且根據《會計檔案管理辦法》要求，會計憑證、會計賬簿、會計報表的輸入應符合國家標準歸檔格式要求，目前的辦公系統在智能化處理這類專業文件上功能上還有欠缺，達不到一些標準規定。因此會計檔案的數字化目前還是通過金蝶等專業系統管理軟件來實現，OA辦公自動集成化的工程還在開發進程之中。

3.2 軌道交通工程建設檔案管理數字化

由于軌道交通項目參與方眾多，圍繞工程項目的實施，如何做好各方之間的協調至關重要。軌道集團作為項目業主，與設計方、監理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個軌道交通工程建設數字化管理系統是十分必要的。

目前的軌道交通工程建設數字化管理系統功能僅限于施工單位與業主方的對接，施工單位的工程支付類文件統一在工程文件處理窗口處登記編號，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質文件與電子文檔同步歸檔。

4 結論

隨著軌道交通檔案數字化管理應用的發展 ，不僅可以讓企業的資源能夠得到更加合理化的利用，讓有限的資源發揮出更大的作用，更為關鍵的是各個單位的檔案數據庫聯結起來，就能夠建立起一個網絡數據集成中心，各類數據通過網絡進行共享、交換、查詢，這既會給我們的工作和生活帶來極大的便利，又可為軌道交通事業穩定發展造就一個高效、協作的團隊，而這樣的團隊也離不開一個重要的協作平臺-現代檔案信息管理系統。

信息化是軌道交通檔案管理的必由之路。作為軌道交通企業的檔案管理者，在新時期，要適應檔案管理數字化要求，必須沖破“接檔案”“管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業發展的體制弊端，調整檔案管理工作結構，使其與社會整體發展協調一致。務必要樹立起強烈的職業創新意識，以信息化建設推動軌道交通檔案管理工作，把建立軌道交通檔案信息網絡，實現館藏檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。

參考文獻

[1]丁烈云、王征，軌道交通工程建設數字化管理系統總體設計研究，土木工程學報，2004年11期

[2]現代檔案工作基礎，重慶市檔案局，2004年1月

[3]邱雨平，試談檔案管理與信息化建設，中國科技博覽，2009（35）