淺談如何加強行政事業(yè)單位的檔案管理

摘 要：檔案管理成為人力資源管理的重要組成部分，無論是企業(yè)還是行政單位都會涉及到繁重的檔案管理任務，行政單位如今正經歷新的一輪人力資源改革，其中的重要一環(huán)就是加強人事的管理，特別是應對快速的經濟改革勢頭下的人才流動速度的加快，加強行政事業(yè)單位的檔案管理是人力資源管理可持續(xù)發(fā)展的基礎。在此背景下，本文重點探討行政事業(yè)單位的檔案管理的問題，充分重視檔案管理的制度和管理手段的創(chuàng)新，通過標準化、制度化的改革，使得行政事業(yè)單位的檔案管理能夠滿足當今時代人事改革的需要。

關鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；問題

1 前言

行政事業(yè)單位的檔案管理工作如今變得日益重要，一方面其檔案記錄著單位成長的點點滴滴，其中包括行政事業(yè)單位在建立以來的每次改革與創(chuàng)新，另一方面反映了行政事業(yè)單位發(fā)展的各類議程和計劃，也是行政事業(yè)單位從過去尋求問題和經驗，避免再出現(xiàn)類似問題的經驗總結，對于檔案管理工作而言同時也需要照顧單位的秘密文件，在制度上防范這些重要文件的泄露，完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠以數(shù)字化的形式對檔案進行部分，這也對檔案管理人員的專業(yè)素質提出了更高的要求，能夠熟悉掌握檔案管理電子系統(tǒng)，能夠對檔案管理工作進行定期檢查和分析，及時糾正工作中存在的錯誤，為檔案管理工作改革的發(fā)展指引出路。

2 行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及問題

2.1 缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性認識

行政單位的人力資源管理長期以來的發(fā)展是遲緩的，特別是檔案管理往往只是被看作是對行政人員生平經歷的記錄，或只是資料的整理和抄寫工作，沒有看到檔案管理質量與行政部門整體效率之間的必然聯(lián)系，缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性充分重視，所以也會造成了檔案管理工作的一些疏忽，比如檔案資料因為人為的失誤而流失，檔案管理體系的不完備，這給人力資源管理的改革帶來了諸多的限制和困擾。一些行政單位甚至沒有設立專門的檔案管理的崗位，忽視了在檔案信息里充分挖掘人才的信息，沒能反映人力資源發(fā)展的具體狀況，也不利于對行政部門激勵機制的建設。

2.2 檔案管理的技術手段落后

數(shù)字技術改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們日常耳聞目睹的廣播信號、電視信號、錄音機都實現(xiàn)了數(shù)字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯(lián)網技術的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學材料。能夠保存大量的文件，轉換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉換成紙質檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復雜性和難度。然而現(xiàn)實中檔案管理的技術手段落后的問題日益突出，一方面行政事業(yè)單位硬件投入不足、檔案管理人員沒有掌握現(xiàn)代化的管理技術，沒有進行專業(yè)數(shù)字化檔案管理的技能培訓，所以整體上看檔案管理的水平依然沒有取得長足的提高，往往檔案的登記和分類管理依然有過多的人為的痕跡，阻礙了人力資源檔案管理的發(fā)展和有效利用。

2.3 檔案分類管理體系的不完善

人力資源的檔案材料的管理的基本要求是“全面、客觀、完整、真實，能夠在滿足上述條件下反映一個人的生活經歷、發(fā)展歷史全貌，但是行政事業(yè)單位在實際管理過程中因為種種原因造成了原始材料的抽象和單一，并不能反映一個人的特色，這些不完整的檔案資料難以為事業(yè)單位選拔人才、使用人才提供有益的參考，也會影響到潛在人才的挖掘和應用。同時，在檔案分類管理的體系建設上不夠重視，使得人力資源內容的不完整和不規(guī)范，失去了統(tǒng)一性，其分類管理沒有機遇電子信息檔案管理系統(tǒng)，操作受到很大的人為要素干擾，使得其管理效率并不高。

3 加強行政事業(yè)單位檔案管理的對策

3.1 建立和完善標準化、科學規(guī)范的制度

行政事業(yè)單位檔案管理的改善首先需要制定統(tǒng)一、標準化、科學的檔案制度管理體系，這是加強行政事業(yè)單位檔案管理的基礎性工作，不僅能夠通過制定相應的工作管理制度和工作標準來規(guī)范檔案管理程序，同時也能提高檔案管理工作人員的積極性和責任感。能夠在檔案管理制度環(huán)節(jié)和工作程序上進行有效的監(jiān)督，對于關鍵環(huán)節(jié)—檔案的保存、信息資料的流轉和管理的方法都能夠統(tǒng)一規(guī)定，標準化的工作流程能夠大大提高檔案管理辦事的效率，降低不必要的人力和物力的浪費。

3.2 加強數(shù)字化檔案管理的建設

縱觀二十年來我國檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國當前雖然已經大面積鋪開檔案數(shù)字化建設，但是因為資金的限制，數(shù)字化管理的技術條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術應用的不經濟以及成本較高，因為其主導方式依然是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網技術飛速發(fā)展的今天，檔案管理的網絡化建設依然缺乏統(tǒng)一的技術標準，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫無法實現(xiàn)對接和共享，所以說我國檔案數(shù)字化工作依然還有很長的路要走。加強數(shù)字化檔案管理的建設一方面要形成有層次、有結構、有內容的網絡信息管理，實現(xiàn)檔案管理資料的數(shù)字化存儲，加大硬件和軟件方面的資金投入，比如“打印機、復印機、掃描儀、電腦”等，對檔案信息管理設立專門的監(jiān)督部門，實施全程的掌控。

3.3 提高檔案管理人員的職業(yè)素質

現(xiàn)代科學技術發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案管理部門將不只是一個實體機構，同時實現(xiàn)了存儲實體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。我國長期以來都努力構建完整的檔案管理理論，用于指導檔案工作人員數(shù)字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開展，實現(xiàn)人—計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓，內部和外部推動檔案管理人員技術化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。

檔案管理工作人員專業(yè)素質的培訓和職業(yè)道德的培訓是要同步進行的，檔案管理雖然有數(shù)字化的發(fā)展趨勢，終究還是依靠人完成的，所以行政事業(yè)單位的檔案管理雖然依然與工作人員的工作態(tài)度、工作能力和工作水平有著巨大的關聯(lián)。提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質和水平需要制定完善的培訓管理辦法，加強崗位的培訓，同時引入專業(yè)的技術性人才，實現(xiàn)檔案管理新技術的轉型，提高行政事業(yè)單位檔案管理的升級以及工作效率的穩(wěn)步提高。

4 結束語

綜上所述，我國行政事業(yè)單位的檔案管理工作的改進還有很長的路要走，總之科學、合理的檔案管理制度讓檔案管理工作更加標準化，完善的檔案管理制度下，管理人員的職權才會更加清晰、配合更加密切。因為檔案管理畢竟還是人來完成的工作，不可能完全托管給計算機，所以加強檔案管理人員的素質才是檔案管理持續(xù)發(fā)展的路徑，需要從根本上重視檔案管理，這是檔案管理工作改善的基礎性內容，為檔案管理提供持續(xù)發(fā)展的動力。

參考文獻

[1] 湯志星. 信息化環(huán)境下單位財務會計檔案管理的創(chuàng)新[J]. 辦公室業(yè)務. 2013（05）

[2] 井少巖. 加強事業(yè)單位會計檔案管理策略[J]. 商. 2015（42）

[3] 王玉杰. 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的思考[J]. 黑龍江科技信息. 2015（31）

[4] 李樹力. 淺析運用計算機管理財務檔案的重要性[J]. 新校園（上旬）. 2016（10）

[5] 白杰. 對政府采購檔案管理的建議[J]. 中國政府采購. 2012（01）

[6] 秦衛(wèi)光. 做好財政檔案管理工作的幾點建議[J]. 檔案天地. 2015（S1）

作者簡介

陳麗艷（1973-），女，內蒙古自治區(qū)興安盟人，漢，檔案管理助理館員，大專，行政事業(yè)單位檔案管理，財務管理。