三年磨一劍
——杭州市余杭區(qū)國家級(jí)數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作側(cè)記

高建華/杭州市余杭區(qū)檔案局（館）

2010年10月，杭州市余杭區(qū)“市民之家”正式啟用。當(dāng)時(shí)，區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要求區(qū)檔案館進(jìn)駐，但區(qū)檔案館領(lǐng)導(dǎo)表示暫時(shí)做不到，因?yàn)閰^(qū)檔案館的數(shù)字化工作才剛起步。2014年初，區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子提出在既有基礎(chǔ)上整合資源、加大力度，“一年打基礎(chǔ)、兩年上臺(tái)階、三年見成效”，爭取在2016年底創(chuàng)建國家級(jí)數(shù)字檔案館。

“三年行動(dòng)計(jì)劃”得到了區(qū)委、區(qū)政府的高度重視，工作初期，區(qū)檔案局得到了300萬元的財(cái)政專項(xiàng)資金撥款。之后，區(qū)檔案局成立了以主要領(lǐng)導(dǎo)任組長的國家級(jí)數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作小組，下設(shè)系統(tǒng)建設(shè)組、資源建設(shè)組、綜合保障組，并明確了專職工作人員及其工作職責(zé)，確保創(chuàng)建工作有條不紊地進(jìn)行。

工作人員調(diào)檔

謀定后動(dòng)，數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)

近兩年來，區(qū)檔案館從軟硬件兩方面著手，先后投入920萬元，開展館藏檔案數(shù)字化加工、電子文件中心建設(shè)、數(shù)字檔案館信息管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)等工作，最終建成了以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館體系。

一是搭建基于局域網(wǎng)的數(shù)字檔案館信息管理服務(wù)平臺(tái)。建成數(shù)字檔案館2.0館藏資源信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠支持通過RFID（射頻識(shí)別技術(shù)）對(duì)館藏檔案資料實(shí)行檔案實(shí)體電子標(biāo)簽化管理，同時(shí)對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，具有檔案信息管理、RFID及二維碼制作、檔案庫房盤點(diǎn)、出入庫盤點(diǎn)、用戶管理、數(shù)據(jù)接收及備份、聲光電報(bào)警、檔案檢索、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)等功能，在使用的過程中既能保證檔案實(shí)體安全，也能準(zhǔn)確地查詢檔案，大大提升了檔案查詢利用效率。

二是搭建基于政務(wù)網(wǎng)的虛擬檔案室系統(tǒng)。依據(jù)“數(shù)據(jù)物理集中、權(quán)限邏輯分離”思想，依托區(qū)電子政務(wù)網(wǎng)，區(qū)檔案館開發(fā)了主要面向區(qū)一級(jí)立檔單位使用的虛擬檔案室系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案全過程與規(guī)范化管理。通過該系統(tǒng)，政務(wù)平臺(tái)中產(chǎn)生的電子公文等數(shù)據(jù)直接推送至數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行整理歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，免除了紙質(zhì)文件掃描與條目錄入中人力、物力的消耗，提高了歸檔效率。該系統(tǒng)還具備區(qū)檔案局（館）與各檔案室之間的業(yè)務(wù)交流、實(shí)時(shí)監(jiān)督、在線年檢等各項(xiàng)功能，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并實(shí)時(shí)整改，提升了全區(qū)檔案信息化管理水平。

三是確保系統(tǒng)安全和信息安全。一方面，為確保系統(tǒng)安全，將館藏檔案管理系統(tǒng)和全區(qū)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)分別建立在局域網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)上，同時(shí)賦予用戶身份認(rèn)證和權(quán)限管理等功能。采用通過國家鑒定的、能夠充分滿足安全和實(shí)用技術(shù)要求的安全設(shè)備，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，保障合法用戶能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行創(chuàng)建、歸檔和利用，避免非法用戶的訪問和拷貝。另一方面，為確保數(shù)據(jù)安全，建立電子檔案登記備份中心，對(duì)具有重要保存價(jià)值的電子文件和檔案，特別是涉及民生權(quán)益或公共利益的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（庫）和檔案數(shù)字化成果進(jìn)行在線、離線登記備份，并借助一定技術(shù)手段進(jìn)行安全、規(guī)范管理，保證檔案備份數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性和安全性。另外，在杭州市檔案局的異地備份基地，每年至少完成一次全部電子數(shù)據(jù)的異地容災(zāi)備份，實(shí)現(xiàn)電子文件與數(shù)字檔案證據(jù)價(jià)值的保全功能。

四是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)主機(jī)房建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)三網(wǎng)隔離，完善能夠滿足各項(xiàng)功能需要的數(shù)字檔案館設(shè)備設(shè)施。

五是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。區(qū)檔案館堅(jiān)持“民生優(yōu)先”原則，不斷整合各類民生檔案資源，將婚姻登記、農(nóng)村建房、土地承包、社會(huì)保障等具有查考價(jià)值的民生檔案提前接收進(jìn)館，大力建設(shè)面向民生的多元化檔案資源體系。

六是加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)理工作。項(xiàng)目監(jiān)理是確保數(shù)字化檔案信息質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，區(qū)檔案館館藏檔案數(shù)字化項(xiàng)目分五期，三家中標(biāo)公司齊頭并進(jìn)推進(jìn)工作。區(qū)檔案館還邀請(qǐng)專業(yè)公司對(duì)項(xiàng)目加工的實(shí)施流程、進(jìn)度、安全保密、成果加工等進(jìn)行全過程監(jiān)控，同時(shí)派出工作人員，對(duì)監(jiān)理工作以關(guān)鍵條目合格率100%、其他條目合格率99%、圖像合格率99%的高標(biāo)準(zhǔn)再次進(jìn)行驗(yàn)收。經(jīng)過加工方、監(jiān)理方、業(yè)主方的層層質(zhì)量把關(guān)，確保檔案信息錯(cuò)誤率大大降低。截至2016年11月，區(qū)檔案館建成20萬卷（件）檔案目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫，掛接全文達(dá)到88%。

七是完善接收、管理、保存和利用功能。現(xiàn)已建成的區(qū)數(shù)字檔案館能滿足局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)等環(huán)境下的不同工作環(huán)節(jié)需求。在查檔利用環(huán)節(jié)，市民從查檔登記到目錄檢索、檔案調(diào)閱、憑證出具再到滿意度評(píng)價(jià)，整個(gè)過程僅需5分鐘左右。

攻堅(jiān)克難，數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試順利通過

在做好服務(wù)和保障G20杭州峰會(huì)的同時(shí)，國家級(jí)數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作有條不紊地推進(jìn)。為確保目標(biāo)如期完成，區(qū)檔案局舉全局之力，奮戰(zhàn)三個(gè)月，順利通過了國家級(jí)數(shù)字檔案館測試。在此階段，系統(tǒng)建設(shè)組技術(shù)人員加班40多天，負(fù)責(zé)整理臺(tái)賬、網(wǎng)站改版、館藏系統(tǒng)信息遷移、數(shù)據(jù)導(dǎo)入等工作；資源建設(shè)組加班15天，負(fù)責(zé)重要民生檔案接收、檔案出入庫、貼電子標(biāo)簽、檔案實(shí)體與加工信息一致性檢查和數(shù)字化加工質(zhì)量檢驗(yàn)等工作；綜合保障組加班8次，負(fù)責(zé)臺(tái)賬整理、宣傳片拍攝、匯報(bào)材料準(zhǔn)備和其他加班人員后勤服務(wù)等工作。

工作人員接待群眾查檔

2016年12月12日至13日，國家檔案局技術(shù)部處長王大眾、浙江省檔案局（館）副局（館）長韓李敏等組成的測評(píng)專家組赴區(qū)檔案館進(jìn)行測試。通過聽取工作匯報(bào)、審閱相關(guān)文檔、觀看系統(tǒng)演示、進(jìn)行實(shí)地檢測，從檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案系統(tǒng)功能、檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)和服務(wù)績效五方面進(jìn)行綜合評(píng)估，測評(píng)組成員一致認(rèn)為區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范、技術(shù)選擇合理、整體水平先進(jìn)，同意通過國家級(jí)數(shù)字檔案館測試。

三年來，余杭區(qū)檔案局（館）開展的區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案館架構(gòu)體建設(shè)研究與實(shí)踐取得了較好的預(yù)期成果。為進(jìn)一步拓展區(qū)域數(shù)字檔案館架構(gòu)體系的覆蓋范圍，下一步將重點(diǎn)推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）一體化建設(shè)，將盡可能多的檔案館館藏資源和鎮(zhèn)街部門檔案服務(wù)窗口納入建設(shè)體系之內(nèi)，著力探索解決異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)整合和共享技術(shù)難題，積極建設(shè)“區(qū)檔案館——區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)街綜合檔案室——村（社區(qū)）便民服務(wù)中心”三級(jí)虛擬檔案集中統(tǒng)一管理的檔案資源信息共享平臺(tái)，通過一張網(wǎng)、一套系統(tǒng)、一個(gè)窗口提供全面的檔案利用服務(wù)。

相信在不久的將來，市民可以在鎮(zhèn)街乃至村（社區(qū)）服務(wù)大廳通過遠(yuǎn)程終端查閱利用檔案，盡享“百姓身邊的檔案館”的便利與高效。