教務工作輔助工具集的設(shè)計與開發(fā)

劉昌宇+王路+王千千+張喆+唐鋮+宋揚+李燁陽

【摘 要】本文以江蘇省徐州工程學院各二級學院的教務工作為研究對象，對各二級學院教務科進行細致的采訪調(diào)查。通過對收集的采訪數(shù)據(jù)進行梳理、提煉，明確各二級學院教務人員在線下辦公過程中遇到的普遍性問題及一些輔助工具集的需求。根據(jù)相關(guān)人員工作中所遇到的問題及需求，設(shè)計出功能完美，運行穩(wěn)定的教務工具集，力求緊密貼合教務工作人員的實際情況，最大程度地解決各個學院教務人員在工作中遇到的困難。

【關(guān)鍵詞】教務工作；線下；輔助工具集

中圖分類號：G434 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）07-0196-02

一、教務工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)科技的高速發(fā)展，教務工作人員，特別是各高校教務工作的辦公方式更加趨于現(xiàn)代化，工作方法更加新穎，工作速率大大提高。然而，由于教務工作的復雜性、教務數(shù)據(jù)的大量型和時效性、數(shù)據(jù)處理的多樣性等因素，這些系統(tǒng)只能實現(xiàn)既定的功能，無法完全滿足教務工作人員日常辦公的需求。如：每逢節(jié)假日需要補課的課程信息統(tǒng)計、試卷流動的每個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文檔管理、均衡安排監(jiān)考的人員與場次等等，這些相關(guān)表格都需要脫離網(wǎng)絡(luò)教務系統(tǒng)由教務人員在線下人工處理。但是相當部分的教務人員的辦公自動化能力欠佳，在處理上述文檔時經(jīng)常遇到技術(shù)障礙，或者因處理的數(shù)據(jù)量巨大但又不善于進行批量自動化處理而耗費大量的精力與時間。其實這些問題以辦公自動化的專業(yè)眼光審視，都是有規(guī)律可循的，在把握這些規(guī)律的基礎(chǔ)上進而將這些問題的解決方案以ExcelVBA的方式去實現(xiàn)，就可以形成一個為解決日常辦公難題、提高工作效率的辦公工具集，作為網(wǎng)絡(luò)教務系統(tǒng)在線下的有效補充。以后工作遇到這些問題，便可以輕松調(diào)用。因此，教務工作輔助工具集的研究存在著極大的需求，具有一定的實際價值，是實實在在的生產(chǎn)力。

二、輔助工具集的設(shè)計與開發(fā)

（一）設(shè)計與開發(fā)的目的

本項目的總體目標旨在通過針對教務工作線下辦公中常見問題的分析，基于Excel和VBA設(shè)計出常用工具集，從而幫助教務人員更好地完成日常辦公任務，提高教務人員的辦公效率。具體目標分解如下：

1.通過對徐州工程學院各二級學院教務部門的走訪，進而結(jié)合訪談、調(diào)查問卷、統(tǒng)計分析等調(diào)查的方式，有針對性地了解當前教務工作人員在工作過程中遇到的技術(shù)障礙、工作需求。

2.對已獲得的材料進行分類、整理、分析、統(tǒng)計、研究，了解工具集的需求方向與設(shè)計開發(fā)要點。

3.以Excel和VBA為基礎(chǔ)進行工具集的設(shè)計，力求滿足教務工作人員的工作需要，實現(xiàn)教務工具集的實用價值。

（二）設(shè)計與開發(fā)的原則

1.實用性：相關(guān)教務輔助工具集的設(shè)計與開發(fā)，必須與目標工具集產(chǎn)品的期望相吻合，要根據(jù)調(diào)查研究所呈現(xiàn)出來的問題，有的放矢地進行設(shè)計開發(fā)，力求保證教務工作輔助工具集的實用性。

2.無歧義性：對于用戶、設(shè)計人員和測試人員而言，每一個需求只有一種解釋，確保無歧義性的措施是使用標準化術(shù)語，并對術(shù)語的語義進行顯式的、統(tǒng)一的解釋。

3.可驗證性：對于滿足教務工作人員的工作需求以及工具集所提供的幫助，人或機器都能通過過程檢查軟件產(chǎn)品能否達到預期希望。

4.一致性：輔助工具集的各個需求之間的描述是不能矛盾的，要具有相對的一致性。

5.準確性：各個教務工作輔助工具集的設(shè)計與開發(fā)，必須以相關(guān)的技術(shù)為支撐，保證工具集的實用性和準確性，避免出現(xiàn)一些技術(shù)失誤。

三、教務工具集的功能需求

（一）課務功能需求

1.問題描述：每逢節(jié)假日或其他特殊情況，面臨補課調(diào)課的難題，人工去處理此類事務，投入時間精力較大，并不能完全避免時間或地點上的沖突，很容易出現(xiàn)一些基本性的錯誤，這就極大降低了教務工作的速率。

2.相關(guān)要求：為節(jié)省大量的時間，并保證一定的準確性，該如何智能地實現(xiàn)課程的調(diào)整？現(xiàn)課表多出現(xiàn)單雙周安排，在原有的基礎(chǔ)上，迅速實現(xiàn)單雙周調(diào)課更智能，更快速有效。

3.材料支撐：教師課表、班級課表。

（二）考務功能需求

1.監(jiān)考安排

（1）問題描述：在排教師監(jiān)考表時，要考慮的因素較多，人工投入的精力較多，工作量大，且不能保證準確無誤。有時同一時間，不同場次出現(xiàn)了同一個人監(jiān)考。

（2）相關(guān)要求：時間上避開重復，若此人已在前面排過，友好地提醒該人已排過，已輸入過。比如，如何可以根據(jù)第幾周第幾節(jié)哪個老師沒課，篩選出可監(jiān)考的具體老師名單；如何在這些老師中進一步篩選出1、2節(jié)沒課的，3、4節(jié)沒課的，對于沒課的老師，優(yōu)先安排第1、2節(jié)或3、4節(jié)沒課的；如何實現(xiàn)考試時間避開重復，監(jiān)考老師安排避開重復，在排表過程中避免重復。

（3）材料支撐：教師課表，考試時間安排表。

2.學生成績管理

（1）問題描述：①教務系統(tǒng)中，對不及格的成績有標識，導出系統(tǒng)生成具體表格后，表中并沒有直觀地顯示出具體的不及格成績的具體信息。②對學生成績進行排名時，由于系統(tǒng)運行的局限性，有時需要人工計算成績，并按不同要求計算帶輔修、不帶輔修的成績排名，工作量大且繁瑣。

（2）相關(guān)要求：如何篩選出不及格成績，并帶有明顯的標志。按相關(guān)條件如何計算成績排名。篩選不及格成績，并帶有明顯標志。成績排名計算，帶輔修，不帶輔修，按條件計算成績排名。

（3）材料支撐：學生成績表。

（三）數(shù)據(jù)審核與處理

1.畢業(yè)審核

（1）問題描述：需要了解學生不及格門數(shù)，學分數(shù)計算等相關(guān)信息的條件篩選，如果只人工處理，工作量較大。

（2）相關(guān)要求：對滿足條件的學生信息作相關(guān)篩選，包括不及格門數(shù)、學分數(shù)、公選課大于25學分等，按條件篩選，迅速得出具體數(shù)據(jù)。

（3）材料支撐：學生成績表，畢業(yè)信息審核表。

2.去重統(tǒng)計

（1）問題描述：在一列有許多老師或課程名字的數(shù)據(jù)中，有時會要求去除重復信息，人工去除的話，其具體數(shù)量太多，工作量過大，顯得十分繁瑣。

（2）相關(guān)要求：如何快速地計算人數(shù)或其他數(shù)量，并保證去掉其中重復值，多個課程名，多個教師名，去重統(tǒng)計人數(shù)。

（3）材料支撐：涉及計算數(shù)量的表格。

（四）歸檔

1.試卷

（1）問題描述：人工歸檔任務重，條理性差，不利于后期管理。

（2）相關(guān)要求：如何節(jié)省時間精力，高效歸檔。比如，可以運用打碼機給試卷檔案進行歸檔，給每個文件進行編碼，將生成的條形碼貼在文件上，最后只需要掃碼就可以知道試卷的存儲信息。

（3）材料支撐：試卷等信息材料。

2.畢業(yè)論文

（1）問題描述：人工對畢業(yè)論文歸檔任務繁重，易出現(xiàn)問題。

（2）相關(guān)要求：要盡可能地節(jié)省時間精力，做到高效歸檔。

（3）材料支撐：畢業(yè)論文等信息材料。

四、設(shè)計與開發(fā)的條件及不足

（一）對于已經(jīng)設(shè)計、開發(fā)好的各個工具集應當劃清各自的程序內(nèi)容及應用范圍，以便實現(xiàn)各工具集的獨立性。

（二）該工具集應當有嚴格的權(quán)限管理，以保證系統(tǒng)的安全和信息的保密。

（三）由于開發(fā)能力有限、教務系統(tǒng)復雜、教務工作多樣，對于很多方面未能提供確切的使用功能，在以后仍需繼續(xù)設(shè)計、開發(fā)。

（四）因為該系統(tǒng)開發(fā)人員人數(shù)和經(jīng)驗等方面有限，系統(tǒng)性能并不能達到最佳，系統(tǒng)功能仍有待進一步提高。

五、結(jié)語

本文首先對當前教務工作的日常內(nèi)容與規(guī)律性工作進行描述性研究和分類梳理，并開展深入的調(diào)查，并在此基礎(chǔ)上進一步了解各二級學院教務人員的現(xiàn)實需求，從而有針對性地進行研究，實時調(diào)整研究方向，并在此基礎(chǔ)上進一步進行輔助工具集的設(shè)計。通過觀察，教務人員的許多日常辦公任務與數(shù)據(jù)處理都是在線下完成的，屬于單機任務，與網(wǎng)絡(luò)教務系統(tǒng)關(guān)聯(lián)不大，其工作效率的高低主要依賴于其本人的辦公自動化能力。然而，很多人員甚至領(lǐng)導干部都簡單地認為學校購買了網(wǎng)絡(luò)教務系統(tǒng)，就能滿足教務工作的全部日常辦公需求，這其實是一個認識上的誤區(qū)。本文從這樣一個被忽視的角度來進行研究調(diào)查、進而進行輔助工具集的設(shè)計，這既緊跟時代潮流，貼近現(xiàn)實工作，體現(xiàn)出一定的創(chuàng)新性，又填補了相關(guān)工作的空白，對提高教務人員的工作效率，減輕其工作負擔具有一定的意義。