論房產檔案管理的信息化建設

盧進紅

一、房產檔案管理信息化的含義及特點

1.房產檔案管理信息化的含義

房產檔案管理信息化是指在房產檔案管理活動中全面應用計算機、掃描儀、數據庫和多媒體存儲等現代信息技術，對檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。即房產檔案的管理模式從以面向紙質檔案等實體保管為重點，向以房產檔案資源的數字化信息向社會提供服務為中心的轉變，建立一個有序的房產檔案數據庫，將各類房產檔案資源以電子信息的形式進行存儲，以網絡的形式進行共享，利用計算機系統進行管理，實現資源共享。

2.房產檔案管理信息化的特點

房產檔案是在房地產產權變更、登記、調查和測繪等活動中形成的具有保存價值的文字、圖像等歷史記錄。房產檔案管理特點主要體現在：首先，專業性和政策性較強，房產檔案是以國家相關的法律法規為依據，對房地產物權全過程進行完整記錄，其合法性是最主要的特征。同時，在開展檔案管理工作的過程中，要使登記工作能夠符合專業要求，其登記的內容中必須要將房產地址、面積大小以及權利狀況清楚標明，因此，其專業性較強。其次，時效性和動態性較強，即便是在登記完成之后，房地產情況、權利會隨著房屋的倒塌拆除、產權人變化、房屋買賣、繼承、贈予等房地產物權的變化而變化，具有明顯動態性。為了保證信息的準確性、真實性，檔案管理人員應對信息變更情況進行及時記錄，因此，又具有一定的時效性。最后，真實性和準確性較強，房產檔案是對其物權情況的真實記錄，必須和實際情況相符。檔案要明確記載權利人和權利范圍，以保證在權利審核、解決權利糾紛過程中能夠起到有效的參考作用，這是發揮檔案時效性的重要前提。

二、房產檔案管理信息化的優點

計算機網絡、信息數字化的普及和應用，動搖了房產檔案管理工作的傳統觀念，為房產檔案管理信息化建設搭建了一個良好的平臺。房產檔案管理信息化技術日臻成熟，與傳統的檔案管理模式相比具備更多的優點。第一，實現房產檔案數字化存儲，將各類房產檔案資源轉化為能直接被計算機識別和處理的數字化電子信息，將紙質檔案實體和日常工作利用分離開來。檔案實體一般被作為原始憑證入檔案館保存，從而減少了對紙質檔案實體的利用率，便于對檔案實體的存儲和保護。

第二，實現房產檔案信息化管理，建立數字化檔案數據庫，借助計算機可以對數據中的每一個產權要素進行檢索，為房產檔案的查詢、利用帶來了極大的便利，實現了傳統手工調閱查詢信息向計算機查詢信息的轉變。

第三，實現房產檔案網絡化管理，建立房產檔案信息系統，借助互聯網進行信息傳遞和交流，在縣市區房產管理部門之間實現房產檔案資源共享，極大地提高了工作效率。

三、房產檔案管理信息化的現狀

房產檔案管理信息化概念由來已久，房產檔案管理部門并不陌生。一般情況下都配備了計算機等軟硬件設備，建立了相應的房產檔案信息系統，但并不完善，有的僅僅局限于對房產檔案進行計算機單機輔助管理，詳細地查閱仍以紙質檔案為主。有的雖能利用互聯網將房產交易系統產權信息歸集整理到房產檔案信息系統，但不能實現社會資源共享。由此可見，房產檔案管理信息化建設由于受各種條件的限制，實現得并不理想，亟待改進和完善。

四、對房產檔案管理信息化建設的建議

1.對房產檔案信息化建設給予高度重視

首先，要從思想上充分認識到房產檔案管理信息化建設的重要性和必要性。房產檔案管理信息化是解決房產業務日益增多、檔案利用頻率加快等問題，實現辦公自動化、工作程序簡化的必要。其次，在工作實踐中要重視房產檔案信息系統基礎設施配套建設，確保房產檔案管理信息化建設的軟硬件設施符合要求。

2.建立完備的房產檔案信息歸集系統

這是實現房產檔案信息化管理的基礎和核心。現有房產檔案一般可分為兩大類，即文本檔案和圖片檔案。房產檔案信息化就是要對這兩大類檔案進行數字化歸集處理，一方面要將房產交易系統中的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等設備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產檔案信息系統，兩方整合后，方能形成房產檔案數據庫。

3.建立高效的房產檔案信息檢索系統

有完備的房產檔案信息歸集系統還遠遠不夠，房屋交易產權要素多，涉及面廣。根據不同業務的不同特點，查詢者對房產檔案的信息要求也不盡相同。如何快速有效地獲得所需信息是房產檔案管理信息化建設的另一項重要工作。

4.培養高素質的房產檔案管理人員

房產檔案管理信息化建設需要不斷優化與完善，這是一項長期而系統的工程。這就要依賴于檔案管理人員知識結構的調整和工作素質的提高。因此，需要對檔案管理人員進行全面系統的檔案專業知識培訓和檔案信息系統操作培訓。

總之，在新形勢下認真做好房產檔案管理工作成為了當前需要及時解決的一個主要問題，相關部門和領導應該重視房產檔案管理工作，對當前存在的難點進行分析，尋找出有效的應對策略，堅持以信息為本，從而保證房產檔案管理工作順利的開展和實施。

陳品祿/責任編輯