借助信息化防控合同風險

文 《法人》特約撰稿 楊立鋒

法務信息化

借助信息化防控合同風險

文 《法人》特約撰稿 楊立鋒

雖然很多企業內部已經形成了合同管理的相關制度和規范，但是在實際操作過程中往往因為人員操作失誤、徇私舞弊等行為導致管理失效，因此要通過一個有效的工具，將合同全生命周期的風險防控措施進行固化，通過技術手段，有效規避人員操作或舞弊風險，切實保障企業資產及資金安全，企業合同管理信息系統應運而生

欄目特邀主持機構：慧點科技

北京慧點科技有限公司作為中國領先的管理軟件與服務提供商，通過創新性地引入風險管理與內部控制理念，與先進的信息技術相結合，打造了慧點科技法律事務管理系統。目前，已成功為以首都機場、神華集團、中海油、中國航油、中國銀聯等為代表的50余家大型客戶提供了服務，發揮“助力企業規范法務工作，提升法務管控效力”的作用。

合同是企業之間所簽訂協議的法律表現形式，是現代商業社會中最重要的商務文件，企業合同管理水平與企業核心競爭力息息相關。合同如此重要，然而反觀現實卻令人大跌眼鏡，幾乎所有的企業在與合同相關的商務環節上都存在著棘手的問題。

合同管理過程中常見的問題

由于合同執行過程中涉及的部門較多，且合同履行過程中的文檔往往散落在各個部門，因此造成信息不集中、實時性不強，導致事前的風險防范難、事中的風險控制難、事后的風險應對難等問題，具體表現在如下幾方面：

事前的風險防范難

合同簽訂前：由于缺乏對相對方的資信調查，導致選擇的相對方不合格，影響合同的正常履行。

合同簽訂中：由于合同簽訂過程中存在多次修改調整，對于調整的內容未能進行留痕，無法知曉修改的內容，或合同審批過程中缺乏審核指引，導致合同審批流于形式或越權審批。合同審批完后，由于內部人員徇私舞弊，在合同蓋章過程中私自蓋章或蓋章版本與審批版本不一致出現陰陽合同。

事中的風險控制難

合同履行中：由于合同數目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通Word、Excel管理，履行跟蹤不及時、監督力度不夠無法及時發現和控制履約風險。合同收付款情況無法跟進，財務人員付款時無法有效掌握實際執行情況，導致付款控制難以發揮作用。

事后的風險應對難

合同履行后：由于合同文本及履行過程中的文檔散落在各個部門通過手工保管，缺乏統一的檔案管理，檔案丟失現象嚴重，導致出現風險或糾紛時，無證可舉，風險應對時處于被動地位。企業的合同數據由于缺乏統一的數據匯總平臺，當領導者想全局了解合同情況時存在障礙，對于風險防控機制的完善很難起到支撐作用。

楊立鋒

慧點科技高級咨詢顧問，負責及參與多家大型集團企業管控咨詢、IT規劃以及合同法務管理系統的成功實施，專注于為大型、集團型客戶提供合同管理和法律事務管理的IT解決方案。

如何有效解決合同管理中遇到的問題

企業合同管理的核心目標是全過程的風險防控，從前期選擇相對方—合同起草—合同審批—合同用印、簽署—合同履約執行—合同后評價—合同歸檔的全過程，為整個周期管理主線，企業應注重對各個環節的業務協作，并將公司內部的制度要求、授權管理分解到主線中的各個環節，對企業合同流程中眾多節點進行無縫管控，防控相關風險。主要體現在如下幾方面：

實現事前的風險防范

合同簽訂前：明確相對方入庫的標準，對入庫的相對方進行資質審核，定期跟蹤相對方的信用情況，及時對相對方的狀態進行變更，防范相對方信用風險。基于企業內部管理訴求，針對特定業務制定合同范本，事前防范合同文本風險。

合同簽訂中：依據企業內部業務梳理合同分類及審核要素，針對不同類型的合同明確審批流程及審批權限，防范越權審批風險。合同審批完畢后，明確合同用印流程，避免私自用印的風險。

加強事中風險控制

合同履行中：明確合同履行跟蹤部門，定期對合同履行情況進行匯報，當履行過程中出現異常情況時，及時進行匯報并處理，防控履約風險。明確合同變更、解除的情形及相應的審批流程。建立合同收付款臺賬，跟進合同收付款情況，防范財務風險。

建立事后完善和應對機制

合同履行后：建立合同臺賬，并對合同履行過程中的資料進行收集歸檔，當出現合同糾紛時能夠及時有效地提供相關證據材料。通過對合同臺賬所記錄的相關合同信息進行加工處理、統計分析等，為領導層決策提供數據支撐。

如何固化合同全生命周期的風險防控

雖然企業內部構建了全生命周期管理，但是在實際操作過程中往往因為人員操作失誤、徇私舞弊等行為導致管理失效，因此要建設合同管理信息系統，將合同全生命周期的風險防控措施固化到系統中，通過技術手段，有效規避人員操作或舞弊風險，切實保障企業資產及資金安全。

系統建設思路

系統建設思路應當著眼點在于“風險防控”，落腳點在于“固化”，即充分識別合同管理過程中的風險及企業內部針對識別的風險所設置的控制，并將合同管理的制度、業務授權、審批流程、履行監控、統計分析等合同全生命周期的管理理念固化到信息系統中，通過技術手段有效地防控合同風險。

系統建設功能

系統功能應當著眼于“合同全生命周期管理”，注重合同相關方資質審核—合同起草—審批—用印—履行跟蹤—合同收付款—歸檔流程的風險控制，實現對業務對象（如項目、相對方、進度、金額等）的多維度的管理和統計分析功能，并對業務執行關鍵點（審批、收付款、履行）進行預警提醒，將合同全面周期管理過程予以固化。

合同全生命周期管理信息系統應當具備“流程靈活”“審批自定義”“管理無盲點”等特點，通過系統集成自動分析數據并發送預警信息，全面監控企業的運營狀況，具體核心功能如下：

相對方管理：支持對相對方準入審批，并對合格入庫的相對方進行內部共享。當相對方信用情況發生變化后，如相對方被拉黑時，可以選擇拉黑范圍，范圍內的業務人員無法與其繼續發生業務往來，對于已經選用的合同，系統應當在當前及后續的合同狀態下給出風險提示，提示相對方信用風險。

合同起草審批：將企業內部合同審批流程、合同授權、合同審核要素等固化到系統中，避免人員操作風險。系統應當支持靈活的流程自定義配置功能，以適應企業內部職能管理變化。

合同用印簽訂：系統應支持防偽水印打印功能，或將合同打印的權限配置給合同印章管理員由其進行打印，在一定程度上避免人員徇私舞弊風險。

合同履行監控：系統應支持根據合同關鍵節點（如收付款條件）生成相應的履行計劃，并按時提醒履行跟蹤人員定期填報履行進度情況，并將合同履行情況及合同收付款進行關聯，防范財務風險。

合同歸檔評價：系統應當支持隨時歸檔的功能，在不同的階段均可進行歸檔，保障合同檔案歸檔的及時性和全面性。對于歸檔的合同系統應當支持多條件的組合查詢及多維度的統計分析功能，并對生成的合同臺賬、統計分析圖表提供導出功能，便于向領導層匯報展示，提供相應的決策支撐。

信息化助力企業系統價值

將合同全生命周期管理固化到信息系統后，通過技術手段能夠幫助企業實現如下價值：

落實規范：建立企業統一的合同管理平臺，規范企業各類型合同管理活動，落實合同管理制度的執行。

加強監控：將合同全生命周期的管理理念固化到系統中，通過技術手段加強合同執行過程的事前防控、事中控制、事后監督，降低合同執行風險。

科學決策：提供全面合同管理的監控與決策數據，建設統一的呈現平臺，定期推送相關領導，推進科學決策。

提高效率：電子化的流程審批，豐富的報表臺賬，縮短審批時間及實現精確查找，提高工作效率。