翻譯管理中的人力資源管理初探

陳君麗

摘要：21世紀，隨著中國對外開放的不斷深入與經濟全球化的不斷發展，作為國際交流的中介，翻譯變得越來越重要。翻譯作為一種新興產業在中國逐步發展，如何提高翻譯質量迎接不斷的挑戰成為翻譯公司及本地化企業的當務之急。翻譯質量的提高，需要公司合理利用人力資源，適當進行采購，綜合各種資源改善公司運營。本文著重介紹人力資源管理在翻譯管理中的重要作用，淺析如何利用資源進行翻譯管理，提高翻譯質量，增加企業效益。

關鍵詞：翻譯管理；人力資源管理

項目管理對企業來說是非常重要的，不以項目為主的企業往往缺少為有效和高效率支持項目的需要而設計的管理制度。管理制度的缺失往往會給項目管理增加困難。成功的翻譯企業必須將成熟的語言技巧、現代化的翻譯管理、嚴密的翻譯流程和多種資源綜合利用取得客戶滿意的翻譯產品。成熟的語言技巧可以通過招募翻譯精英來保障，現代化的翻譯管理需要建立完善的內部管理制度，從而保障業務的流暢性，嚴密的翻譯流程可以通過項目分析、成立項目小組、審校、客戶反饋等環節來保障翻譯的進度和質量，多種資源主要指的是企業內部的人力資源及為完成項目在外部采購的資源。翻譯管理只有將這兩種資源有效、科學地結合起來并加以運用，才能保障或提高翻譯服務的整體質量。

項目管理包括九大項內容：范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理及項目整體管理。這九大內容是相互聯系、相互作用的，本文將就翻譯項目中的人力資源管理及采購管理做下初步探索。

翻譯項目中的人力資源管理。“人力資源管理是為了保證所有項目關系人的能力和積極性都得到最有效地發揮和利用所做的一系列管理措施。它包括組織的規劃、團隊的建設、人員的選聘和項目團隊建設等一系列工作。”它包括以下幾個過程：制定人力資源計劃——識別和記錄項目角色、職責、所需技能以及報告關系，并編制人員配備管理計劃的過程；組建項目團隊——確認可用人力資源并組建項目所需團隊的過程；建設項目團隊——提高工作能力、促進團隊互動和改善團隊氛圍，以提高項目績效的過程；管理項目團隊——跟蹤團隊成員的表現，提供反饋，解決問題并管理變更，以優化項目績效的過程。

翻譯項目有著自身的特點，需要整合不同的資源。翻譯流程見下圖：

由此可以看出翻譯流程是比較復雜的，缺少任何一個環節都是不行。良好的合作及交流是將各個環節聯系起來的紐帶和橋梁。翻譯項目團隊主要包括項目經理、客戶、翻譯人員、工程測試人員、排版人員及服務供應商。公司必須根據不同的項目需求組建翻譯項目團隊。

1、人力資源計劃的制定。人力資源計劃是做好翻譯項目的前提。項目開始前要進行項目需求分析，不同的客戶有不同的翻譯需求，要求翻譯的內容也不盡相同。翻譯材料可能涉及到各個行業和領域，包括貿易、法律、電子、通訊、計算機、醫藥、文化、體育等。翻譯企業的業務除了傳統的翻譯業務外，還包括網站翻譯、軟件本地化等多媒體電子商務。因此在項目需求階段需要制定好人力資源計劃，明確所需要的項目團隊成員及其各自的職責，然后再確認公司內部的人員是否能夠滿足項目組建的要求。應該特別關注稀缺或有限人力資源的可得性，或者各方面對這些資源的競爭，其他項目可能也在爭奪具有相同能力或技能的資源。這些因素可能對項目成本、進度、風險、質量及其他方面有顯著影響。編制人力資源計劃時，必須認真考慮這些因素，并編制人力資源配備的備選方案。可采用多種格式及工作分解結構（WBS）來記錄團隊成員的角色與職責。但是，無論使用什么方法，目的都是要確保每個工作都有明確的責任人，確保全體團隊成員都清楚地理解其角色和職責。計劃翻譯項目團隊時需要包括人員招募、資源日歷、人員遣散計劃、培訓需要、認可與獎勵及合規性。在規劃團隊時，需要考慮從企業內部招募還是外部招募稀缺人才，決定團隊成員是集中工作還是遠距離分散辦公，明確項目所需各級技術人員的成本及企業人力資源部門和職能經理們能為項目管理團隊提供多少幫助。規劃團隊需要考慮每個成員或部門在某時間段需要做的工作小時數，平衡資源利用，避免與其他項目沖突。事先確定遣散團隊成員的方法與時間，從而節約項目成本。如果已經為員工安排好向新項目的過渡，則可以提高士氣。人員遣散計劃也有助于減輕項目過程中或項目結束時可能發生的人力資源風險。當翻譯項目中需要用到新的技術時，就需要將培訓納入項目計劃，這樣也可以提高成員的工作能力。大型的翻譯項目需要明確的獎勵標準和事先確定的獎勵制度來激發成員的工作積極性，從而保障翻譯項目的順利完成。此外，還要考慮到翻譯項目的合規性，即是否有悖于國家相關法律及道德操守等。

2、翻譯團隊的組建、建設及管理。組建團隊必須要考慮以下因素：成員是否有專業素質，是否有職業道德；成員的使用是否與其他項目沖突；能否保證翻譯成本。翻譯項目中的翻譯成員必須具有扎實的語言功底，技術人員必須懂得技術問題，項目經理必須懂技術懂語言，且具有領導的才能。人員的確定需要和其他項目協商談判，保障公司的各個項目順利運行。如果內部資源不夠，則要考慮是否進行外部采購，進行部分項目外包。項目允許時，可以使用虛擬團隊，即通過電子通信工具（如電子郵件、電話會議、網絡會議和視頻會議等）進行各成員的交流及工作的交付。在虛擬團隊的環境中，溝通規劃變得更為重要，可能需要更多時間設定明確的期望，促進溝通，制定沖突解決方法。

建設及管理翻譯項目團隊是翻譯項目人力資源管理的核心，伴隨著整個項目實施過程。翻譯項目的管理要求各不同職責的成員按進度表按時完成自己的工作，并加強與其他成員及客戶的溝通，保證及提高翻譯質量。翻譯項目的組織結構為“項目型組織結構”（projectizedorganizationalstruct ure），如下圖所示。

在這種結構中，項目經理對團隊成員有直接的管理權力，團隊成員被分配到某個項目中，直至項目結束。一旦項目完成，團隊中的成員再被分配到其他地方。項目團隊成為了一個孤立的實體，在這種結構中，項目經理擁有很高的權限。

項目經理需要督促各成員嚴格遵循公司的既定的生產流程，營造積極向上的團隊合作氛圍，控制好人力資源與成本的關系，保證公司的盈利。項目經理要盡力提高團隊成員的知識和技能，提高他們完成項目可交付成果的能力，并降低成本、縮短工期和提高質量；提高團隊成員之間的信任和認同感，提高士氣、減少沖突和增進團隊協作；創建富有生氣和凝聚力的團隊文化，提高個人和團隊生產率，振奮團隊精神，促進合作，并促進團隊成員之間的交叉培訓和輔導，分享知識和經驗。項目經理一般是由技術人員轉變來的，因此需要特別注意追求完美向追求滿意的轉變，管理不同于技術，管理是一種持續改善的過程，只有是否合理、有效之分，而沒有對錯之別。管理不可能達到完美，追求顧客滿意、團隊和利益相關者的滿意才是項目經理的目標。項目經理需要觀察與交談來隨時了解團隊成員的工作情況和態度，需要監控相關指標，如項目應交付成果的績效情況及人際關系等，還要評價項目成員的工作，進行適當的警示及表揚，對突如其來的沖突如資源匱乏、進度過慢等應從不同渠道進行解決，當在項目出現重大問題時，還需要向上級報告，并及時與客戶溝通。翻譯項目中的項目經理需要在翻譯任務分配到翻譯人員手中之前，告知所有項目人員該項目的具體要求（包括術語表、客戶要求使用的工具、特殊字段處理等），在項目進行中時應當加強人員溝通保證翻譯的一致性，對各成員的工作成果進行反饋。項目經理不僅要加強自己與各成員的溝通，實時對成員的工作表示肯定，還要加強各個成員之間的溝通，保證項目的進度及質量。

翻譯項目中的翻譯人員首先要有出色的翻譯能力，還要有團隊協作精神，懂得如何與項目經理及技術人員溝通，不斷接受其他成員的反饋信息。使用Trados、Wordfast等翻譯工具遇到困難時需要向同行或技術人員尋求幫助，加強與其他譯員的溝通，保證翻譯的一致性，此外還要與語言測試及審校人員協商保證翻譯的質量。翻譯項目中的其他人員同樣要有團隊精神，按照客戶要求，按時完成各自的工作。

隨著項目團隊建設工作（如培訓、團隊建設和集中辦公等）的開展，項目管理團隊應該對項目團隊的有效性，進行正式或非正式評價。有效的團隊建設策略和活動可以提高團隊績效，從而提高實現項目目標的可能性。根據項目的技術成功度（達到約定的項目目標）、項目進度績效（按時完成）和成本績效（在財務約束條件內完成），來評價團隊績效。“評價團隊有效性的指標可包括：

個人技能的改進，從而使成員更有效地完成工作任務；

團隊能力的改進，從而使團隊整體工作得更好；

團隊成員離職率的降低；

團隊凝聚力的加強，從而使團隊成員開放地分享信息和經驗，并互相幫助，來提高項目績效。”

通過對團隊整體績效的評價，項目管理團隊可以識別所需的特殊培訓、指導、輔導、協助或變更，以改進團隊績效。這也包括識別所需的資源，以執行和實現在績效評價過程中提出的改進建議。應該妥善記錄這些團隊改進建議和所需資源，并傳遞給相關當事人。這些建議也為以后的團隊管理提供了經驗教訓。

總之，翻譯項目人力資源管理包括項目的人力資源規劃、培訓、開發、合理配置、準確評估、適當激勵和人力資源提高等內容。這種管理的根本目的是充分發揮團隊成員的主觀能動性，實現既定的目標，提高項目效益。項目人力資源管理更強調團隊性及項目的周期性，企業需要集中可用人力資源，實現資源的最優組合的同時保證收益的最大化。項目人力資源規劃與管理能夠保證參加項目的人員可以被有效地利用，從而確保項目管理的其他方面可以順利進行，保證項目的正常運轉。

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