淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用

劉晶

摘 要：計算機網絡技術的不斷普及有效改變了人們的生活方式，這一技術在檔案管理中的應用也非常廣泛，人們利用計算機網絡技術也解決了我國檔案管理中存在的諸多問題，在這一運用中，多媒體在檔案信息化建設過程中的應用是最廣泛的，該文主要針對我國檔案管理信息化過程中運用多媒體技術的必要性進行了較為詳細的分析，并針對應用過程出現的問題進行闡述，明確了多媒體在檔案信息化過程中應用的相關事項。

關鍵詞：多媒體技術 檔案信息化 管理 建設 應用 分析

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（a）-0133-02

計算機技術以及網絡技術的不斷發展，使得人們進入信息時代的腳步越來越快，現如今社會各個領域中對網絡技術的應用也越來越廣泛，檔案管理工作也逐漸轉向信息化建設，檔案的信息化主要是指運用現代信息技術，以數字化建設為基準，對檔案資源進行有效的開發和管理，并根據用戶的實際需求提供相關的服務。多媒體技術在檔案信息化中主要應用在處理文字、圖形、圖像、聲音等檔案信息上，并在此基礎上建立具有實時信息聯系的交互性計算機系統，再通過人為干預讓計算機能夠在處理檔案信息的時候更加具有人性化特點。

1 檔案信息化建設中應用多媒體技術的必要性分析

1.1 是檔案信息化的必然結果

計算機網絡技術的普及給我們的檔案管理帶來了全新的機遇，檔案在載體、方式以及管理技術上都發生了非常大的轉變，而隨著現代信息技術的不斷發展，信息量也在迅速膨脹中，現階段的信息收集、整理等工作的效率已經不能滿足檔案管理領域的發展，對人們的需求也達不到預期。檔案數據的數字化和信息化發展已經是我國檔案管理工作中發展的一個大的趨勢。但是在實際的檔案管理信息化過程中，很多的工作人員文化程度不是很高，信息化過程中的工作效率都非常低，這些狀況也會直接影響到我國檔案事業的發展，而多媒體技術具有信息量大、直觀性強、傳播速度快等特點，對檔案的信息化發展所起的作用是非常關鍵的。多媒體技術在我國檔案管理中的有效應用極大地提高了檔案管理的開發、信息利用等能力。用現代的科學技術手段也能夠最大化地發揮出檔案管理信息的真正價值，有效促進了我國檔案管理模式以及管理技術和方法上的轉變。因此，在我國檔案信息化的建設過程中，運用多媒體技術也就成為了我國檔案管理發展的一個必然要求。

1.2 檔案信息的存儲方式更加多元化

多媒體技術為我們的檔案信息存儲提供了全新的選擇機會。檔案信息一般包括文字、影像等資料，而相對傳統的存儲方式只能被限制在紙張上，根本沒有辦法直觀地去描述檔案中的內容，檔案信息化的發展也讓檔案的存儲方式以及存儲容量有了極大的提升，與此同時，多媒體技術的出現還能夠進一步擴大檔案資源的存儲空間，而且檔案資源的安全性也能夠得到最大程度的保障。

1.3 多媒體技術的應用簡化了工作的流程

多媒體技術的出現不僅有效簡化了工作的流程，而且還提高了檔案信息建設管理的整體水平。多媒體技術在我國檔案信息化管理中的應用能夠極大地簡化檔案管理中的相關流程，提高工作的效率，運用多媒體技術對檔案中的文件進行掃描和分類，能夠有效降低工作人員的工作量，進一步縮短工作的時間，降低工作人員的整體壓力，實現了簡化檔案管理程序步驟的目的。與此同時，我們的檔案管理人員運用多媒體技術對檔案文件進行分類和歸檔還能夠有效保證檔案資料的全面性和完整性。通過多媒體技術，廣大用戶還能夠直接下載檔案中的資料，方便了檔案工作人員跨部門提取檔案信息，這一舉措有效減少了工作人員的工作量，提升了檔案工作的整體效率。

1.4 方便了檔案信息的檢索

運用多媒體技術還能夠對檔案信息進行智能化分類，并對其進行智能檢索，實現用戶的簡單、快捷操作，有效保證了用戶可以快速地獲取檔案資料信息。

2 多媒體技術在檔案信息化過程中的具體應用

2.1 建立檔案信息庫

多媒體技術在檔案信息化中可以建立檔案信息庫，這一信息庫的建立主要是將檔案管理中的準備系統、數字化系統、存儲系統等集于一身的完整的檔案信息處理系統。并將檔案的加工制作進行有效的連接，進而形成一個有條不紊的工作流程，這對于控制信息、加強檔案信息化建設來說都是非常有幫助的。

2.2 檢索程序編制

多媒體技術在檔案信息化建設中的運用可以實現檔案目錄信息的數字化，首先，我們將檔案中的資料目錄錄入到計算機當中，隨后制定一個相對完善的檢索體系，然后再創建檔案著錄標引，進而實現電子檢索，而建立檔案目錄數據庫的目的就是將數字化的檔案資源進行歸類整理，這樣也有利于發揮計算機的檢索功能。

3 多媒體技術在檔案管理信息化中應用存在的問題及解決對策

3.1 檔案信息保護系統不完善

對于檔案管理來說，對檔案進行保護是必不可少的關鍵環節，但是隨著檔案信息數字化管理的實現，大量的用戶檔案都出現了泄露的現象，還有的用戶信息被公然放到網絡上進行買賣，這樣不僅會影響到檔案管理信息系統的正常運作，而且對廣大用戶造成的傷害是非常大的。用戶個人信息的泄露，不僅會影響到用戶自身，而且還會帶來更多的信息犯罪，進而導致企業、個人、國家的財產都會受到極大的損失，再加上我們制定的檔案系統本身就存在一定的漏洞，這樣一來也會導致一些組織和個人利用檔案管理中存在的漏洞獲取檔案信息，在檔案管理出現上述信息問題的時候，我們的檔案管理部門就要及時地對其進行處理，創建一個動態的、實時的信息安全保障體系，并對這一保障體系進行技術以及管理制度上的創新，不斷提升檔案管理工作人員的信息保護能力，進一步保護檔案的資源安全，從而確保人民的財產安全不受影響。

3.2 規范檔案管理的相關原則

要想實現檔案管理的現代化，就一定要建立一個完善的檔案管理規范和檔案管理原則，必要時還要建立與之相適應的法律法規，并按照統一的標準來對檔案信息化建設進行管理。由于我國的檔案信息化建設相對比較晚一些，因此各個檔案管理部門的管理在原則上并沒有實現統一，這也就導致我們在實際的檔案管理以及檔案維護上存在很多的不便之處，基于此，我們的檔案管理部門要進一步地完善檔案的規范性，讓檔案在保管、傳遞、檢索等各個環節都能夠做到標準、規范。

3.3 進一步保護檔案的知識產權安全

檔案的知識產權就像信息數字化一樣，并沒有固定的形式，而且很多都是依附于外物而存在的，檔案信息在網絡傳輸的過程中，由于檢索便捷，極易造成網絡侵權，不管是小說還是攝影設計方面的知識產權只要在網上出現就一定會有侵權的行為。檔案信息只不過是證明知識產權所有者的直觀證據。

4 結語

在面對知識產權的侵權行為發生的時候，我們要及時控制住這一現象，國家還要根據這一情況出臺與之相對應的法律法規，對網上的知識產權進行實時保護。與此同時還要積極地宣傳檔案資源中知識產權的自我保護知識，讓人們都能夠知法懂法守法，更好地促進我國檔案信息化的建設。

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