淺談企業檔案信息化管理

吳衛平

摘 要：當今全球信息化的不斷發展以及計算機設備的廣泛應用，使得電子文件大量產生。由此帶來的檔案存儲保管以及信息共享、卷宗與文件之間的轉換、檔案載體多樣化等問題也給我們的檔案工作帶來了全新的挑戰。該文主要針對我國企業檔案的信息化管理進行詳細的分析。

關鍵詞：企業檔案 管理 信息資源 效率 信息化

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（a）-0126-02

隨著計算機網絡技術的不斷發展，信息技術逐漸被融入到了檔案管理的各個環節中，檔案管理逐漸呈現出了信息化的特點，而大規模的檔案數據存儲以及檔案數據的遠距離傳輸技術也就成為了當前我國檔案管理人員首要關注的問題，檔案管理的信息化如檔案的自動著錄、自動編制以及各種檢索工具、檔案的統計、保管以及自動控制等問題還需要進一步去開發，全面提升我國企業檔案的信息化管理。

1 數字信息化

這里所說的數字信息化技術與我國傳統的檔案文件技術之間存在的差異還是比較大的，文件的數字信息化也說明檔案文件并不會直接依附于特定的物理介質上，而自動化技術的普及也使得信息的自身存儲能力有了極大的提升，而且很好地打破了時空的障礙，使得信息呈現出了全球化的特點，進一步促進了辦公效率的提升。

目前我國企業的檔案管理基本上都是用雙軌制管理體系來進行檔案管理的，所謂的雙軌制檔案管理體制主要是指紙質檔案與電子檔案共同存在、共同開發的。二者在使用上存在共性。但是與此同時，二者也存在相應的差異，檔案共性主要是因為電子檔案雖然是電子的，但是也是在檔案范疇內的，因此也就具備檔案的所有特征和性能，而有差異性主要指的是電子檔案畢竟是電子的，它與紙質檔案之間還是有本質上的區別的，電子檔案除了具備檔案的所有特征和性能以外，還具備自己的特點，這一特點也使得整個電子檔案的關聯與紙質檔案管理之間出現一些不同的地方，所以我們的檔案管理人員要認清檔案管理的流程，不要只是一味地注重電子檔案而忽視了紙質檔案，要保證紙質檔案與電子檔檔案之間的共性關系。紙質檔案具有永久保存的特殊性能，而電子檔案將會隨著時代的發展而不斷被更新完善。而且電子檔案自動化程度也將不斷提升，而且還能夠實現信息資源的共享，這也將是我國檔案管理領域面臨的巨大挑戰。

2 檔案管理的網絡信息化

我們的檔案管理人員還要將重點放在網絡信息化的建設上，這樣也能夠有效促進企業檔案的信息資源共享，方便了企業各個部門之間對企業信息的了解。在了解的過程中發現自身存在的不足，及時改正這些問題，有利于促進企業的可持續發展。在檔案信息管理中，這些信息可以是文本資料，也可以是圖像影像信息。通過借助多媒體工具讓用戶與用戶之間的學習交流更加便捷。這也就要求我們的檔案管理工作人員進一步做好檔案管理的信息化基礎性工作。

第一，收集所有有價值的文書、實物、科技等各個門類的檔案以及圖書資料，這樣可以在最大程度上豐富檔案的室藏，除此之外還要編寫有利用價值的分類文獻資料，以供我們的生產經營企業進行管理和考察。

第二，不斷強化檔案管理人員的專業素質。隨著社會的不斷進步，檔案管理的業務也在不斷地更新和完善，尤其是信息時代的出現，給我們的檔案管理工作也提出了更高的要求，這就對我國的企業檔案管理人員素質提出了全新的標準。要求我們的檔案管理人員要先樹立正確的人生觀和世界觀，以對事情負責的態度服務于企業的中心工作，樹立為人民服務的工作態度，積極地為社會和使用者服務。

第三，對網上信息進行深度開發。我們的檔案管理人員為了進一步提升檔案現代化的管理水平，可以選購現代化的辦公設備，開發使用與上級機關相同的檔案管理軟件，進一步加強檔案信息的網絡建設，實現局域網之間的信息資源共享，而且我們的檔案管理人員還可以利用檔案信息資源來開展交流，加強企業和各個行業之間的利用關系，能夠及時了解利用者的實際需求，主動提供檔案信息，采取調查問卷、開架閱覽等服務形式，供企業各個部門參考查閱。

近幾年，企業在資金、設備等方面的投入量不斷增加，而且利用現代化設備還進行了檔案的存儲和統計，實現了卷內目錄的計算機承接，此時，檔案的現代化管理與其他的現代化管理之間還要實現同步，通過使用我們發現，檔案信息為企業的各項管理提供了非常詳細的考察數據，受到了廣大利用者的喜愛。

第四，建設檔案庫房。要求我們的企業檔案管理要建立符合檔案管理標準的檔案存儲空間，進一步改善檔案保存環境，為提高檔案的管理水平提供相應的物質保證，保證檔案管理工作的有序開展。

3 檔案管理工作中存在的問題及改進意見

我國的企業在加強檔案管理的時候，在增強企業經濟效益上取得了非常好的成績，但是隨著全球信息化的不斷發展以及經濟體制的改革，使得企業由傳統的生產型管理逐漸向著開放型的生產經營和市場營銷型管理轉變，經濟全球化的趨勢逐漸明朗。這一情況也給我國的企業檔案管理工作提出了新的要求，在符合規范又不違背文件真實性的基礎上，將案卷的質量控制在文件分發的各個環節上，進一步落實檔案管理工作。除此之外，我們的企業檔案管理還要加強檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的理論水平和實際業務素質。這樣才能夠為我國的企業檔案信息化管理提供保障。

4 結語

檔案工作人員還要為搭建企業檔案信息平臺貢獻力量，提升檔案的現代化管理意識，不斷強化溝通平臺，對檔案資源進行共享，加大檔案的各項投入力度，選購必備的現代化辦公設施，加強檔案的信息網絡建設。我國的檔案管理正處于摸索發展階段，各項環節還有很多疏漏的地方，因此要求我們的檔案管理人員要與時俱進，不斷提升自己的素質業務水平，不斷提升管理人員的整體素養，這也是實現檔案管理信息化、規范化，企業的安全生產以及經濟效益提升的有效保障。

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