淺談辦公自動化系統在博物館的運用

文/國家博物館 趙東亞

淺談辦公自動化系統在博物館的運用

文/國家博物館 趙東亞

辦公自動化管理系統（OA）的推廣是辦公室業務發展的必然趨勢，國家博物館自2009年開始推廣使用該系統，運行至今狀況良好。該文分別從推廣的原因、存在的問題及發展方向上對OA系統進行了全方位的論述。

辦公自動化系統;博物館;互聯網

目前國家博物館、故宮、首都博物館等大型博物館已經開始推廣并實現自動化管理，各種官網、文物藏品管理系統、微博互動平臺等多種類互聯網的運用，不僅方便了博物館工作人員工作，更有利于為公眾提供優質的服務。因此為適應博物館的現代化管理，辦公自動化的改革十分必要。辦公自動化系統（Office Automation）簡稱OA, 是建立在計算機局部網絡基礎上的一種分布式信息處理系統。以國家博物館為例，自2009年6月開始使用的OA系統是結合中軟公司Apexes平臺，并根據自身業務流程開發完成的。

一、辦公自動化系統在博物館運用的原因分析

（一）明確角色分配。國家博物館目前使用的這套OA系統采用安全網關，通過usb—key對每一個使用系統的人員運用密碼進行身份驗證，這樣不僅安全，還可以根據員工的職務分配不同的角色和權限。全體職工均可擔當起草人，部門主任有初審權，館領導有審批權。

（二）理順公文流程。公文的處理是由起草、傳遞、收發、審核、辦理、管理、立卷、歸納等一系列相互關聯和銜接有序的工作，與傳統的手工辦公不同，OA系統可以通過其角色身份控制和公文流轉，保證每一個環節不得越級、省略。在傳統辦公中，員工起草一個公文需要到處找領導簽字，不僅不方便，還不利于文件的保密和保存。而采用OA系統，員工起草的公文可以直接發給公文秘書，由公文秘書按流程分配給相應的領導進行審批，同時他還可以通過自己的key查到這份公文的流轉程度和結果，這樣既保證了安全性也規范了每個操作節點。。

（三）實現異地辦公。區別于其他辦公自動化系統，國家博物館的OA系統還滿足了異地辦公的需要，只要員工攜帶自己的key，在任何有網絡的地方都可以起草、審核公文。這就解決了傳統公文流轉中，因領導出差無法簽字導致工作上的延誤。

（四）拓寬信息發布渠道。相對于有紙化辦公，采用OA系統可以通過網絡進行信息發布，第一時間將消息通知給全體員工，既節約紙張同時提高效率，并建立了各部門之間的溝通平臺，形成信息交互機制，統籌推進全館的活動。

（五）方便文件歸檔。使用OA系統很大程度上方便了檔案管理工作，所有公文經過電腦排序，有自己的文號，并按序排列，這樣極大地方便了資料的查找工作。

二、辦公自動化系統推廣中存在的問題

（一）適應性問題。對于習慣傳統辦公手段的博物館人來說，OA系統的推廣需要很長時間的適應性。首先是培養習慣，每個員工來到辦公室應馬上打開OA界面，查看信息并計劃一天的工作。但很多員工并不適應這種工作方式的轉變，導致系統使用效率低下。其次是在公文規范上，傳統的公文并沒有固定的格式，然而OA系統則需要準確填寫行文信息并有規范的格式，所以在運行過程中被認為很繁瑣。第三是由于博物館的工作特點，許多公文涉及大量文物高清圖片資料，掃描電子版會耗費時間和精力，相對于紙質公文確實存在諸多不便。

（二）安全性問題。不同于故宮的內外網分開的辦公自動化系統，國家博物館所運用的是APEXES業務開發平臺，這個技術就是基于.Net技術開發，因此不是相對獨立的網絡環境，雖然方便了異地辦公，但是也存在安全性風險。

三、辦公自動化系統在博物館的發展

（一）更新工作人員辦公習慣。OA系統的推廣首先需要管理層的重視，并堅決執行。同時，辦公室作為公文流傳的中樞機構，除了具備實際的操作能力外，還應首先熟悉和了解OA系統，督促全體員工盡快適應自動化的辦公環境。其次按照全館員工職務分工的不同對進行培訓，規范公文運轉流程、 key的使用，以及基本的行文規范。只有這樣，才能適應博物館未來發展的需要，提高工作效率。

（二）提高網絡辦公安全性。目前在實際工作中有可能出現的網絡安全問題主要是：計算機病毒、系統崩潰以及人為破壞。因此保證OA系統的運行需要有一個強有力的保障部門，對此國家博物館信息網絡部設有專人負責OA系統后臺管理權限，保證數據安全、預防病毒入侵、緊急數據修改和恢復。因為每位員工的權限不同，廣大員工應正確使用自己的key，遺失或轉借都有可能引發公文的安全性問題。

（三）推進全方位自動化系統改革。辦公自動化系統的成功運用，是國家博物館結合自身情況在信息建設領域的一個成果，進而可以在博物館文物、圖書、財務等全方面實現自動化。博物館的信息量很大，藏品眾多，手工工作方式往往會帶來工作效率低下、錯誤頻出、信息更新慢以及高誤差的問題，而實現自動化以后，不僅可以解決這些問題，還可以實現資料共享，方便信息的存儲和檢索，并通過設置權限，保證資料的安全性和保密性。

總之，國家博物館的辦公自動化系統的推廣和運用是符合時代發展需求的，將工作人員從傳統的手工重復辦公或單機操作中解放出來，實現公文規范、方便、快速地流轉。在今后的發展中，應進一步更新觀念，主動改革，實現大數據下協同辦公的一流博物館。