信息管理系統(tǒng)在事業(yè)單位應(yīng)用中的問題及解決對策探析

于冰

摘 要：組織管理涉及到的范圍非常廣泛，內(nèi)容較為復(fù)雜，要想完成一個組織的科學(xué)管理，就必須與現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備相結(jié)合，確保管理成效。隨著網(wǎng)絡(luò)科技不斷發(fā)展建設(shè)，信息管理已經(jīng)被人們所認可，信息管理系統(tǒng)也在組織管理工作中擔(dān)當(dāng)重要作用，通過信息管理系統(tǒng)進行事務(wù)性管理，能夠極大提高生產(chǎn)率，滿足管理層次需要，信息管理工作越來越方便。事業(yè)單位作為一級社會組織，在各項管理工作中涉及到的內(nèi)容較為多樣，如果沒有良好的管理，則會出現(xiàn)混亂，嚴重的還會造成工作失誤，事業(yè)單位管理越來越重要，同時，對信息管理系統(tǒng)需求也顯得越加迫切，雖然信息管理能夠為人們提供便利，但通過幾年的摸索與實踐，也暴露出許多問題，只有全面了解自身實際情況，通過與信息管理自動化系統(tǒng)的有機結(jié)合，才能發(fā)揮出信息管理優(yōu)勢，實現(xiàn)科學(xué)化系統(tǒng)化管理。文章主要通過對信息化管理內(nèi)容的分析，進一步提出事業(yè)單位信息管理應(yīng)用措施與方法，以此提升單位管理效率，推進信息管理系統(tǒng)不斷進步。

關(guān)鍵詞：信息時代；信息管理；探析

1 信息管理含義

信息管理有著廣泛的概念，在管理工作中被廣泛應(yīng)用，但什么是信息管理，不同學(xué)派有著各自的說法，總體來看，信息管理主要就是指人類為了有效研發(fā)和使用信息資源，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)能力，把信息資源合理有效進行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的社會活動。也就是說，信息管理就是人在社會生產(chǎn)勞動過程中，產(chǎn)生一些有用的信息資源和活動內(nèi)容，通過對信息與活動的系統(tǒng)管理，則是信息管理，要想取得良好的信息管理效果，則需要按照流程進行，也就是信息管理過程的實踐，通過系統(tǒng)勞動，對信息進行收集、整理、傳輸、加工、儲存、利用、交流等，使信息能夠為人類活動服務(wù)，增加信息附加值。

2 信息管理特征

（1）信息管理管理特征。信息管理是管理工作的重要部位，包含在管理工作當(dāng)中，信息管理的特征也具有了管理學(xué)的特征，管理的職能主要是計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，管理主體是活動，管理目的是完成目標(biāo)，信息管理是管理的一部分，在管理活動實踐中體現(xiàn)了管理的基本特征，信息管理存在于管理全過程，支持所有的管理活動。（2）信息管理時代特征。信息管理具有時代性，不同時期有不同的信息內(nèi)容，那么信息管理也就會發(fā)生變化，隨著世界經(jīng)濟一體化發(fā)展，世界國與國、國與地區(qū)之間無論是政治、經(jīng)濟還是文化交往逐漸頻繁，這就產(chǎn)生了大量的有用信息，這些信息都是信息管理的基礎(chǔ)，只有全面跟進時代要求，才能滿足信息管理需求。（3）信息管理傳播特征。每天都會產(chǎn)生海量的信息，這些信息快速傳播，成為人們活動的一部分，要想從大量信息中提取有用信息，則需要通過現(xiàn)代化管理工具，計算機則為信息管理提供了方便，使信息組織與存儲技術(shù)得以實現(xiàn)，通過科技的迅速發(fā)展，信息能夠全面進行儲存和積累，保證了信息的可靠和安全，實現(xiàn)了高速傳播與整合，確保了信息處理和傳播速度。

3 事業(yè)單位對信息管理系統(tǒng)需求

事業(yè)單位是社會組織，需要面臨復(fù)雜的生產(chǎn)活動，要想有效保證各項活動順利開展，則需要對活動中產(chǎn)生的信息進行有效處置，特別是生產(chǎn)力水平的提升，人們更加依賴于計算機對數(shù)據(jù)處理的速度，人們在生產(chǎn)活動中，應(yīng)用計算機能夠大大提升生產(chǎn)能力，降低勞動付出成本，計算機依賴程度越來越高。事業(yè)單位不斷深化改革，在管理工作中也實現(xiàn)了辦公自動化，特別是近年來，事業(yè)單位現(xiàn)代化辦公速度提高，管理更加便捷有效，事業(yè)單位承擔(dān)較繁重的社會公益事業(yè)性活動，在工作中，產(chǎn)生大量信息，通過計算機應(yīng)用，使復(fù)雜的工作變得簡單，以往工作中，對大量的信息、數(shù)據(jù)處理需要多人進行，往往會出現(xiàn)問題，不但浪費辦公人員精力、時間，更會在管理中出現(xiàn)錯誤，費時費力，沒有工作效率，而計算機的應(yīng)用則使這項勞動變得更加簡便快捷，復(fù)雜數(shù)據(jù)處理、海量信息分類更加快速、精準(zhǔn)，在事業(yè)單位推廣信息化管理是時代需要，是事業(yè)單位發(fā)展的趨勢，事業(yè)單位必須不斷創(chuàng)新信息管理模式，滿足現(xiàn)代化辦公需求，提高工作效率，確保工作質(zhì)量，為社會做出更多的貢獻。

4 信息管理系統(tǒng)應(yīng)用問題

雖然信息系統(tǒng)大大提高了工作效率，但是在實踐過程中，也出現(xiàn)了許多問題，如果不加以認識與解決，勢必會造成信息丟失，信息管理問題主要表現(xiàn)如下：（1）導(dǎo)入階段問題。事業(yè)單位事務(wù)性較多，不同崗位有不同的工作內(nèi)容，要想讓實現(xiàn)信息管理，則需要提升全體員工思維，使他們認識到信息管理在單位活動中的重要性和必要性，很多人存在疑慮，不知道應(yīng)用信息管理系統(tǒng)有什么目的？這些問題嚴重阻礙了事業(yè)單位信息管理導(dǎo)入，要想實現(xiàn)信息管理系統(tǒng)良好運用，則需要大量人力、物力、財力配合，導(dǎo)入階段存在的問題影響著信息管理工作推進。（2）研發(fā)階段存在問題。事業(yè)單位內(nèi)部不同崗位有不同的工作，有的人還需要承擔(dān)多項工作，工作流程相對復(fù)雜，要想全面做好軟件的開發(fā)，則在開發(fā)軟件時，就需要根據(jù)事業(yè)單位自身特點進行開發(fā)，通過科學(xué)長遠的準(zhǔn)備計劃，確保信息管理系統(tǒng)載體呈現(xiàn)形式靈活多樣，應(yīng)用效果良好，軟件開發(fā)要考慮到事業(yè)單位業(yè)務(wù)流程，更考慮到后期使用出現(xiàn)問題的優(yōu)化，對事業(yè)單位信息管理研發(fā)人員的要求較高，現(xiàn)在一部分事業(yè)單位研發(fā)均是購買和外包，但這種開發(fā)形式，不能有效做好對事業(yè)單位的調(diào)研，不了解事業(yè)單位事務(wù)流程環(huán)節(jié)，開發(fā)出來的軟件不適用，操作起來較為復(fù)雜，使用后不能調(diào)動員工積極性，參與度不高，影響了信息管理工作下一步開展。（3）運行階段存在問題。信息管理運行需要全員參與執(zhí)行，研發(fā)階段能夠解決的問題，在運行階段同樣也會出現(xiàn)，運行時也不是輕松的事。一些單位研發(fā)時解決了流程復(fù)雜的問題，但是在運行時，卻出現(xiàn)了信息和人的矛盾，導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)不能得到推廣，信息化、自動化系統(tǒng)需要靠人來操作，如果人不接收新觀念則無法有效發(fā)揮信息管理系統(tǒng)作用，使預(yù)期效得不到改觀。

5 信息管理解決對策

（1）解決導(dǎo)入階段問題對策。要想有效提高導(dǎo)入效率，則需要全面做好認知準(zhǔn)備，對信息管理系統(tǒng)做好可行性分析，通過內(nèi)部宣傳，提高認識，為下一步開發(fā)打下基礎(chǔ)，對上層管理者需要全面強化信息管理意識，通過領(lǐng)導(dǎo)者影響使全員參與進來。（2）解決研發(fā)階段問題對策。研發(fā)要有全面正確的市場調(diào)研和內(nèi)部調(diào)研，一個人的決定無法滿足設(shè)計要求，需要對不同崗位、工作流程進行實踐，了解各崗位工作情況，相關(guān)設(shè)計的技術(shù)人員需要在基層員工的幫助下進行技術(shù)建模，盡量定制適合事業(yè)單位機構(gòu)的信息管理系統(tǒng)，滿足實際應(yīng)用。（3）解決運行階段問題對策。事業(yè)單位信息化建設(shè)不是一步就能完成的，需要不斷進行漸進式開發(fā)應(yīng)用推廣，才能保證信息化建設(shè)成功。信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的起步階段，多是個別環(huán)節(jié)應(yīng)用，隨著系統(tǒng)完善，開發(fā)出更多的應(yīng)用功能模塊，要實踐過程中，要做好服務(wù)跟進，根據(jù)操作情況修正不當(dāng)之處，對發(fā)現(xiàn)的問題及時修正、改進。信息界面開發(fā)需要一個引入，這個時期一定要注意機構(gòu)身份識別，確保事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息安全可靠，對進入信息管理系統(tǒng)的人必須要嚴格把關(guān)，使管理責(zé)任到人，全面避免細節(jié)性錯發(fā)、漏發(fā)、重發(fā)，保證信息發(fā)布的安全性。

6 結(jié)束語

事業(yè)單位信息管理是時代的要求，是組織活動要求，系統(tǒng)應(yīng)用也較為迫切，只有全面引進現(xiàn)代化高效的信息管理系統(tǒng)，才能確保事業(yè)單位信息全面、不流失，有力促進事業(yè)單位健康良性發(fā)展。

參考文獻

[1]周三多.管理學(xué)——原理和方法[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2008.