基于云計算環境下的高校檔案資源共享服務機制研究

閻巍

摘要：在多元化應用模式中，云計算是當下極具潛力的模式之一。它的廣泛應用及強大的功能，為很多領域的發展帶來廣闊空間。本文將結合當前高校檔案信息化利用的局限性，分析探討云計算在高校檔案信息資源共享服務中的可行性，對云計算環境下的高校檔案資源共享機制提出未來發展的建議。

關鍵詞：云計算；高校檔案；資源共享；服務機制

中圖分類號：G271

文獻識別碼：A

文章編號：1001-828X（2016）036-000102-01

隨著世界一體化進程的不斷加快，頻繁的人才流通給很多領域帶來較大的影響。很多部門會伴隨這樣的趨勢，對用人的教育背景調查需求逐步增大。當前，我國的高校大多建立檔案部門，也不斷拓展對外服務內容，但是顯然與市場需求還存在顯著的差距。因此，有效利用云計算環境，使高校檔案資源共享服務機制得到有效利用是當前檔案信息發展的必然趨勢。在云計算的環境下，各類信息資源可以根據需求通過網絡獲得按需服務。因此高校檔案資源共享服務機制可以經過云計算得到優化，不斷使檔案管理工作步入更加現代化、信息化的規范化的時代。

一、當前高校檔案資源存在的局限性

現階段，很多高等院校的檔案資源共享服務機制都處于起步階段，資源共享的要求還很難實現全覆蓋。加之很多高校的檔案管理環節過于繁冗，很多在校學生或畢業學生要想在畢業后回到高校認證，往往需要很長一段時間。

1.受制于設備技術水平

當前，很多高校在檔案資源管理中，缺乏統一的采集機制，加之高校運用在檔案管理方面的經費有限，檔案管理部門通常在有限的外在條件下進行檔案資源的開發。為此，高等院校應當逐步將因設備技術水平有限，而導致高校檔案資源管理落后的現狀改進。首先將普遍存在的紙質傳統檔案資源數字化，通過信息化的技術手段保管檔案資料。還應當將人工檢索的方式革新成通過電腦檢索，提高后期查找檔案的效率。注重信息資源開發利用，重視硬件、軟件的投入。

2.受制于人工操作

不少高校在保管的檔案信息中，大多以復印件作為主要保管類型。這樣的傳統形式，會阻礙高校檔案資源實現共享服務機制，特別是遇到跨系統、跨平臺的情況時，很難實現網絡化的應用需求。當需要鑒別復印件真偽時，即便是復印件回到高校檔案管理部門，也無法從網上得到查證。在認證高校檔案信息時，并沒有一個相對統一的樣式，也沒有為認證提供統一的規范和標準。即便高校掌握檔案資源，也無法通過有效途徑為學生提供即時的信息服務，這便失去了檔案資源認證的真正意義。

二、云計算環境下高校檔案資源共享服務機制的可行性分析

高校檔案資源信息化的實現，很多信息可以通過電子文件和數字檔案的形式歸檔，而云計算的出現，使這項資源通過網絡實現了共享服務機制。

1.云計算可以提供技術保障

眾所周知，在云計算環境下，資源池是一個有效方式，通過運用共享資源池，很多數據存儲、應用程序、基礎設施等可以實現統一管理的目的，特別是云計算運用虛擬化技術后，很多服務變得明朗化、透明化。高校檔案資源共享服務機制由于投入過大，后期維護成本較高，同時缺乏專門的人才，使得我國高校推廣檔案資源共享服務機制時困難重重，但是云計算恰恰解決了這些矛盾，使高校檔案資源共享服務機制順利實現。

2.為高校檔案管理提供按需服務

不同的用戶會呈現出不同的特性，對檔案信息的需求也是不同的，云計算可以通過虛擬化層次的方式，對不同用戶提供相應的拓展性服務，最大限度地平衡當前高校檔案信息資源建設問題。高校可以根據規模和類型選擇定制的云服務，實現按需服務的目標，

3.提高高校檔案信息服務的便捷性

云計算突破了高校檔案資源瀏覽的局限性，實現創新型理念。用戶在云計算的環境下，只需利用互聯網，便可隨時隨地瀏覽需要的信息。特別是需要高校檔案資源時，可以在網上接受各類云服務，這樣大大提升了高校檔案信息服務的便捷性，為用戶提供便利。

三、云計算環境下建立高校檔案資源共享服務機制的建議

1.規范行業標準

任何一個行業要想得到良好的發展，就應當不斷出臺相應的政策給予支持。沒有了規矩，行業的發展勢必會受到負面影響，最終導致不良誘因阻礙整個行業的發展進程。就現階段的形勢而言，與傳統模式相比，高校如今的檔案資源管理優勢非常顯著。信息化進程中面對的問題很多，云計算應用解決了這些問題，帶來便捷服務的同時，要想進一步規范高校檔案管理工作，依然需要嚴格的技術標準和規范。如果沒有統一的技術標準，高校檔案管理部門在利用云服務時會失去明確的指向性。以此類推，沒有必要的政策支持，云服務也會在實際應用中受到限制。針對上述問題，云計算領域的開發商已經意識到制定行業標準的重要性。他們對檔案管理領域而言，云計算依然缺少必要的行業標準。為此，高校檔案管理工作的研究人員應當及時針對本行業的發展特點，制定必要的規范標準和協議，從而規范整個高校檔案管理行業的規范，隨著更科學的行業標準，更合理的政策扶持，云計算在高校檔案資源共享服務機制中的應用也會得到長足發展。

2.研究提出適用于云計算的高校檔案資源共享服務機制的調整方案

高校檔案資源共享服務機制是一項非常重要的舉措，特別是云計算的應用給高校檔案管理工作帶來了戰略意義，一旦在高校檔案資源共享服務機制中應用了云計算勢必會帶來一定的挑戰，會使原有的系統模式產生變化，過去傳統的信息系統也會隨之發生較大的挑戰，整個檔案管理工作流程也會隨之發生變化。因此，針對這一現狀，及時制定調整方案勢在必行。