巧填固定格式的表或文檔

耿飛飛

在打印年檢申報審核表時，需要將每個人的信息導出后再打印。人數少的情況下所費時間較短，但是人數達到成千上萬時，那就會花費很長的時間，并且有可能出現重復打印及漏打的現象。為了解決這個問題，我經過多方查找資料，反復探索研究，終于獲得成功。這個方法的思路是這樣的，將Excel表的數據信息導入Access數據庫中，然后再與Word文檔鏈接，這樣就可以享受成功的喜悅了。下面就來介紹一下我實戰的過程。

首先新建Word表或文檔，并放到一個文件夾中。這里以填“從業人員年檢申報審核表”為例（圖1），并放入名為“年檢”的文件夾中。然后在年檢軟件中，將全部信息導出一張Excel表，并命名“年檢申報表”存入“年檢”文件夾中。

為了方便下面的工作，將這張表復制一份到Sheet2中，并去掉表頭。建議以部門排序，方便以后整理。由于年檢申報表打印出來的日期格式是YYYY-MM-DD，而從年檢軟件導出的格式是YYYY.MM.DD，需要更改一下格式。以出生年月為例，在Excel表格中出生年月后插入F、G兩列，將“=MID（E2，1，4）&”-”&MID（E 2，6，2）&”-”&MID（E2，9，2）”輸入到F2中，然后雙擊F2右下角，這樣全列就填好了（圖2）。

再將F列復制到G列。選中F列→點擊右鍵→復制，再選中G列→粘貼選項→值。右鍵點擊G列→設置單元格格式→文本→確定，將格式不符的E、F兩列刪除。按照此方法依次對后面的合同簽訂時間、用工備案時間進行更改（圖3）。

現在新建一個Access空數據庫。點擊“開始→所有程序→Microsoft Office2013→Access 201 3”，單擊“空白桌面數據庫”，在彈出的對話框中，選擇要存入的位置“年檢”文件夾，并將新建的空數據庫取名為“年檢數據庫”，點擊“創建”按鈕。

接下來導入數據。點擊“外部數據→導入Excel電子表格”，打開“選擇數據源和目標”對話框，在指定對象定義的來源點擊“瀏覽”找到“年檢”文件夾，選中剛才建成的“年檢申報表”Excel表，點“打開”按鈕。選中“將數據源導入當前數據庫的新表中”然后確定，進入“導入數據表向導”。選擇Sheet2表，點擊“下一步”（圖4）。

選中“第一行包含列標題”，點擊“下一步”，繼續點擊“下一步”，選擇“不要主鍵”，接下來填入名稱“年檢數據表”，點擊“完成”按鈕，最后點擊“關閉”按鈕（圖5）。

再接下來是合并數據。選擇“外部數據→Word合并”，這時彈出一個“Word郵件合并向導”對話框（圖6）。選擇“將數據鏈接到現有的Microsoft Word文檔”，單擊“確定”按鈕。在“年檢”文件夾中選擇已經建成的“從業人員年檢申報審核表”Word文檔并打開。將光標放在需要填入姓名的位置，選擇“郵件”中的“插入合并域”按鈕，選擇“姓名”字段，單擊“插入”按鈕，然后點擊“關閉”（圖7），這樣就插入了一項內容。用同樣的方法將其他的內容依次填入表中（圖8）。

這時可以單擊“預覽結果”按鈕，查看合成的效果。也可以單擊“上一記錄”或者“下一記錄”按鈕查看其他記錄。

最后，合并Word文檔和數據源。一般常用方式有三種：第一種是單擊“完成并合并”按鈕中的“編輯單個文檔”，它會產生一個單獨的新文檔；第二種是選擇“打印文檔”按鈕，它會將結果輸出到打印機中；第三種是選擇“發送電子郵件”按鈕。

推薦第一種。單擊“完成并合并”按鈕中的“編輯單個文檔”，彈出一個“合并到新文檔”對話框，在這里可以選擇需要合并的記錄。這里選擇“全部”然后點擊“確定”按鈕，一個新的文檔就會自動生成。打開這個文檔，就可以隨時隨意打印自己想要的表格了。

筆者所在公司現有2100多人，將年檢申報審核表全部打印出來，需要專人耗費十天左右時間，而現在只需半天的時間就可以完成了，工作效率得到了極大的提高。并且還留有電子格式的文檔，便于查找、更改、攜帶、傳送和保存。這種方法可以廣泛地應用到有基礎數據的各個部門，如果靈活應用將會有更廣闊的用途。