采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制

黃新金

摘 要：隨著信息時代的不斷發展，各行各業的發展都實現了信息化，醫院作為治療疾病的重要場所，其發展也必須要結合信息化和現代化技術，從而為醫院的轉型發展奠定堅實基礎。醫院人事檔案是醫院的重要組成部分，人事檔案是檔案中的重要組成部分，是對醫院的工作人員的基本情況進行記錄的載體，信息化管理模式的應用使得醫院的檔案管理水平有了很大的提高，該文主要對信息化時代醫院人事檔案管理模式進行分析與探討。

關鍵詞：醫院人事檔案 信息化管理 策略

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（a）-0125-02

醫院人事檔案是對醫院在職人員的工作進行記錄的重要資料，是人力資源管理的重要依據。隨著信息時代的快速發展，醫院人事檔案的管理也逐漸實現信息化，從傳統的人工管理轉變為信息化管理，產生了一種全新的管理模式。由于醫院在擴大規模的過程中會招聘很多新的工作人員，同時也有一些工作人員離職，因此醫院的人事檔案需要不斷更新，以便醫院的領導人員能夠對醫院工作人員的基本情況有所了解。在醫院人事檔案的發展過程中加強管理信息管理系統的構建，可以提高醫院人事檔案的管理效率，促進醫院人事檔案管理過程中的各項工作得以準確及時完成。比如建立信息管理系統，使得人事檔案的更新更加快捷、方便。當前醫院人事檔案管理過程中的信息化水平還不夠高，很多醫院檔案管理人員在進行管理的過程中對信息技術的應用水平較低，最終導致醫院人事檔案不全面、不規范，對醫院的發展有很大的阻礙作用。

1 醫院人事檔案精細化管理的必要性

醫院人事檔案管理方法的創新是對醫院人事檔案管理工作效率進行提升的一個重要措施，當前很多醫院人事檔案在努力加強對管理模式的改進，積極制定醫院人事檔案管理的規章制度，對醫院人事檔案的各項工作進行協調。精細化管理是人事檔案管理過程中的一個重要步驟，關鍵是做到責任的落實，只有將檔案管理目標明確化、具體化，才能讓檔案管理人員對自己肩負的責任更加清晰，因此，在醫院檔案管理過程中必須要做到目標化管理，應做好清晰的醫院檔案建設發展規劃。隨著當前醫療市場的不斷擴大，醫院對醫護人員的需求越來越多，因此醫院的醫護人員不斷增加，尤其是一些大型“三甲”公立醫院，其醫療服務輻射范圍有了很大的拓展，各類醫護人員數量增加，醫院的人事檔案也越來越多。如何安全有序做好醫院檔案建設是醫院發展過程中的一個重要任務，尤其是在當前的時代背景下，人力資源是提高醫院競爭力的主要因素，加強對在職醫護人員的科學管理，就必須要借助各種人事檔案。醫院應該要建立一套精細化的發展規劃，比如可以制定一條以“5年發展規劃—3年建設規劃—年度管理計劃”為脈絡的醫院檔案建設規劃，使得醫院的人事檔案管理戰略目標可以更加清晰，而且能夠將這個目標一一分解，使得各個階段性目標更加具體，便于人事檔案管理工作的落實。為了實現人事檔案精細化管理，則必須要對傳統的管理模式進行創新和改革，在醫院人事檔案管理過程中，表現出來的問題主要是管理信息化程度不足。比如管理人員對信息化的認識不夠，對各種信息化技術的應用不到位，很多檔案管理人員在工作過程中依舊采用傳統的人工管理方式，沒有借助各種信息技術手段進行高效管理，傳統的管理方式導致很多檔案信息不規范，甚至出現了一些人員的檔案缺失的現象，對醫院工作人員的積極性有一定的打擊，進而會影響醫院的整體發展。在信息時代，加強醫院人事檔案管理模式的創新，結合各種信息技術對檔案管理工作進行創新是一個必要的過程。

2 醫院人事檔案信息化管理策略

2.1 建立精細化的檔案信息數據庫

由于醫院醫療規模不斷擴大，診療服務人群不斷增加，因此每年都會增加很多新的檔案，這些檔案包括醫院病案、人事檔案、科技檔案、文書檔案等，不同的檔案屬于不同的科室和部門，各個科室之間分類比較混亂，因此導致檔案資源分散、數據分離，出現了“信息孤島”的現象，這種現象在檔案管理行業中尤為普遍。傳統的粗放式管理模式對現在已經不再適用，在信息化時代進行人事檔案管理，應該要通過數字化手段建立統一的檔案信息數據庫，對醫院的人事檔案信息以及其他類型的檔案進行集中化管理。檔案信息數據庫是醫院檔案管理的中心，針對不同類別的檔案應該要建立不同的存儲空間，每一個存儲空間又要進一步分區，比如按照檔案的格式、檔案的形成時間、檔案的等級等進行分區，再對各類檔案進行分類，將其填入到不同的分區中，從而實現信息化管理和控制。比如在人事檔案管理過程中，要對醫院醫護人員的基本信息進行了解，并且根據各種檔案信息的類別進行歸類整理。對醫院在職人員的信息進行查詢是一個重要環節，人事檔案信息化管理過程中應該要實現自動查詢和統計，查詢功能包括人員查找、內容查找、模糊查找等各類查詢功能，統計功能包括檔案統計、人員數量和各類材料統計、轉遞、查（借）閱統計等功能，要對這些功能進行完善，從而使得醫院領導人員能夠對醫院員工的基本情況有所了解，促進人力資源管理和利用水平的提升。

以某醫院為例，該醫院為三甲醫院，醫護人員數量較多，傳統的人工管理模式已經不再適用，檔案管理過程中正在逐漸實現完全信息化，該醫院對檔案管理的自動化功能進行完善，比如在人事檔案管理過程中，對人事檔案目錄進行管理，包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數、頁數、備注等，可以通過計算機軟件自動生成目錄和超鏈接，點擊相關的目錄就可以直接轉到相應的信息目錄下，對各種人員信息進行查看。再比如在人員檔案管理過程中經常需要轉遞管理，轉遞管理應包括轉遞方面（轉入、轉出）、轉遞日期、對方單位名稱、轉遞原因、轉遞編號等多個方面，醫院在對各個新入職的工作人員進行管理的時候都需要查看相應的信息，從而實現新檔案的整理。

2.2 建立健全的人事檔案管理制度

在信息化時代背景下，應該要對傳統的管理制度進行改革，要結合信息化時代的背景特征，對醫院的管理制度進行重新設計，從而使得醫院人事檔案的管理水平得到有效提升，能夠對醫院的各個科室、各個部門的人員信息進行匯總。首先，應該要對檔案信息管理制度進行完善，在醫院檔案管理部門要逐漸推行信息化工作模式，在對當前醫院在職工作人員的基本信息進行整理的時候可以借助計算機系統進行歸檔，檔案管理人員要學會盡快接觸各種信息系統，采用計算機技術進行信息的歸納、整理，逐漸摒棄傳統的人工管理方式，對人事檔案管理過程中的各項工作進行落實。其次，要對醫院的檔案管理系統的建設和管理進行完善。比如在日常工作中要加強對各種計算機設備的配備，要加強軟件信息系統的建設。尤其是各種通信設備、計算機設備等硬件設備，是進行信息化管理的基礎，在醫院人事檔案管理過程中實現信息化管理，應該要對各種管理的硬件設施和軟件設施進行完善，應該要根據醫院檔案信息化管理的要求對計算機設備進行配備，建立相應的數據庫等，在這個過程中應該要爭取更多上級財政的支持，檔案管理部門要將需要的設備羅列出來，向上級部門申請，經批準之后與采購部門進行溝通，對工作中所需要的各種硬件設備進行采購和配置。最后，要完善檔案數據庫管理系統。“大數據”時代的檔案信息管理要為醫院提供完整、準確、及時的檔案數據，因此，要建立精準的檔案數據庫管理系統，借助大數據分析技術，按照用戶的信息需求以及檢索行為，從海量檔案數據中及時精準地找到所需的信息和數據，按照用戶的信息需要從海量的檔案數據庫中找出有關的數據。

3 結語

綜上所述，醫院人事檔案管理是醫院發展過程中的一個重要內容，包括的內容較多，主要是對醫院工作人員的各種信息進行記錄的一類檔案，由于醫院的工作人員多、人員組成比較復雜，因此醫院人事檔案數據較多，管理難度也比較大。在傳統的管理過程中主要采用人工管理方式，很容易出錯，也容易導致一些檔案的丟失。隨著信息時代的快速發展，醫院人事檔案面臨的挑戰越來越大，管理信息化是醫院檔案發展的一個重要趨勢，為了提高人事檔案的管理效率和精細化程度，減少管理過程中的出錯率，在醫院的檔案管理過程中應該要積極加強對傳統管理模式的改進，加強對各種信息技術、通信技術的應用，完善信息化管理制度，提高醫院人事檔案管理過程中的信息化水平。

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