談年鑒文獻信息選輯

詹躍華

年鑒是系統匯輯上一年度重要的文獻信息，文獻信息的選輯是否科學合理，直接關系年鑒質量。如何選輯文獻信息，保證年鑒質量。筆者認為，編纂人員要認識區分文獻信息的類型，合理配置一、二、三次文獻的比例，把握選輯文獻信息的環節。

一、認識區分年鑒文獻信息的類型

編纂人員選輯年鑒文獻信息，首先要認識年鑒文獻信息的類型，區分不同類型的特點。年鑒中的文獻信息，按照編纂人員加工程度分為一次文獻、二次文獻、三次文獻。這三種文獻又有不同的類型與特點。

1.一次文獻的類型與特點

一次文獻又稱原始文獻，是指沒有經過編纂人員加工的原始性資料，主要包括法律法規和行政規章、工作報告、權威人士重要言論、學術論文和調研報告四種類型。

（1）法律法規和行政規章。法律法規和行政規章是由國家機關和行政機關依法制定，具有權威性、強制性、普遍性、指導性，因而有重要的檢索意義。法律法規和行政規章的條文關聯性極強，不可斷章取義，必須原文照登。

（2）工作報告。工作報告是指黨的機關、行政機關、企事業單位和社會團體按照有關規定，定期或不定期向上級機關或法定對象匯報工作。工作報告的內容特點：一是涉及面廣，具有普遍性意義；二是反映領導機關的立場，具有權威性；三是與年鑒的其他內容有密切的聯系。常見的黨代會報告、政府工作報告等，都具有這些特點。

（3）權威人士重要言論。權威人士重要言論是指某個專業領域具有一定影響力的人士所發表的重要言論，在年鑒中往往以文章形式出現。而年鑒刊載的文章，通常作為附屬性參考資料收錄，無需加工，原文照登。

（4）學術論文和調研報告。學術論文和調研報告常常代表人們在特定時期認識世界和改造世界所達到的水平，尤其是其中一些對于科學發展具有標志意義的理論成果，以及一些與人們生活密切相關的調查報告，具有重要的存查價值，查檢率較高。

2.二次文獻的類型與特點

二次文獻又稱線索性資料，是指對一次文獻進行加工整理后形成的資料，主要有文摘、目錄和名錄、大事記和專項年表、解釋性資料、統計表和統計示意圖、照片、索引七種類型。

（1）文摘。即文獻摘要，是對文章、書籍內容準確而不附加任何解釋或評論的簡要表述。文摘按其內容，通常分為指示性文摘、報道性文摘、指示報道性文摘三種。文摘題材廣泛，信息濃縮，重點突出。

（2）目錄和名錄。目錄是將一批標目按照一定次序編排而成的一種文獻報道和檢索工具，包括文獻目錄（法規目錄、圖書目錄、文章目錄、專利目錄、報刊目錄、檔案目錄、文物目錄等）、產品目錄（工業品目錄、農產品目錄、進出口商品目錄、展品目錄、科研成果目錄等）和事實目錄（資源目錄、供求目錄、行情目錄等）。名錄也是有序編排的一種文獻線索，常見的名錄有人物名錄、領導機關名錄、事業單位名錄、工商企業名錄、科研機構名錄、學術團體名錄等。目錄和名錄的特點是內容簡明、信息單一、排列有序、檢索方便。

（3）大事記和專項年表。大事記是指將重大事件按時間順序記載下來，以備查考的資料。大事記是年鑒中最為常見的二次文獻形式，多數年鑒均以單獨的類目收錄。大事記有編年體、紀事本末體、分類編年體等多種體式。年鑒中的大事記通常采用編年體，按照事件發生的時序逐項記載。專項年表是大事記的一種補充形式，類似大事記的分類編年體。

（4）解釋性資料。即條目、文章涉及某些獨特資料、專門知識和新名詞、新概念的說明解釋，是條目和文章內容的重要補充。國內年鑒則從表現形式出發，稱其為小資料或鏈接資料。

（5）統計表和統計示意圖。統計表是用簡練的文字、數據，對事物進行歸類、概括、分析、比較的表達方式。年鑒中的統計表通常分為兩個部分：一部分是篇幅面積較大、綜合性較強的，集中編入統計資料類目；另一部分分散于動態信息各類目或附錄。統計示意圖也叫線條圖，是用少量的文字、數據、線條和幾何圖形，概括說明事物發展變化的一種資料形式。

（6）照片。照片是對生活的真實記錄，具有紀實性，可以補充和輔助文字信息，使年鑒內容形象化，對于擴大信息量、提高可讀性具有重要的作用。一些重大事件、社會珍聞、重要人物活動轉瞬即逝，無法再現，反映這些事物和人物活動的照片，便是彌足珍貴的文獻和史料，具有長久的存查價值。

（7）索引。索引是把書刊中的內容或項目分類摘錄，注明頁數，并按一定次序排列，附在書刊之后，或單獨編輯出版。索引是查找信息內容的檢索工具，也是二次文獻的重要形式。常用的索引類型有主題索引、條目索引、人物索引、機構索引、圖片索引、表格索引六種。年鑒中的索引一般為主題索引，附于卷末。

3.三次文獻的類型與特點

三次文獻是指在利用大量一次文獻的基礎上，對其內容進行綜合、分析、研究而撰寫出來的文獻。三次文獻在年鑒中以條目形式出現，是年鑒內容的主體，分為綜合性條目和單一性條目兩種類型。

（1）綜合性條目。綜合性條目分為綜述性條目（綜述、概況、簡況）和綜合記事條目兩種形式。綜述性條目是記述上一年度某一部門、某一行業、某一領域、某一區域的全面情況；綜合記事條目則記述上一年度某一部門、某一行業、某一領域、某一區域的某一側面的綜合情況。綜合性條目涉及內容較廣，要求綜合概括記述。

（2）單一性條目。單一性條目是記述上一年度發生的某件事情或某個典型事物的具體情況。根據其記述對象的不同，可分為重要會議條目、重大決策條目、重大活動條目、重要工作條目、重大科研成果條目、新機構條目、改革新舉措條目、新成就條目、新發現條目、新經驗條目、事物發展新態勢條目、新貢獻條目、新趨勢條目、新風尚條目、新問題條目、突發事件條目、異常自然現象條目、典型案例條目、新產品條目、人物條目20種形式。單一性條目一事一條，要求內容記述具體。

二、合理配置三種文獻信息的比例

編纂人員選輯年鑒文獻信息，要合理配置三種文獻信息在年鑒中的比例。一、二、三次文獻在年鑒中的構成比例是否合理，同樣影響年鑒質量。在設計年鑒框架結構和安排記述內容時，應注意三種文獻信息的比例關系。一次文獻，具有篇幅大而有效信息容量少的特點，不可不收，但也不可多收。因為有些一次文獻是權威經典，存查價值較高，不可不收；一次文獻不論有多么重要，在年鑒中也只是附屬性參考資料，而且年鑒篇幅有限，不能多收。二次文獻、三次文獻是基礎信息和大事要聞的主要載體，它們都經過深入加工、壓縮和整理，具有篇幅小而信息量大的特點，在年鑒中應占絕大多數。選輯年鑒文獻信息，要以二次文獻和三次文獻為重點，使一、二、三次文獻在年鑒中的比例為1：4：5，即一次文獻占年鑒總篇幅10%左右，二次文獻占40%左右，三次文獻占50%左右。

目前，有些年鑒存在一次文獻、三次文獻篇幅較大，二次文獻篇幅較小的問題。這就需要編纂人員從實際出發，對一、二、三次文獻做出恰當的配置。

1.控制一次文獻的篇幅

編纂人員選輯一次文獻，要制訂一個嚴格的入選標準，保證其質量，使其占年鑒總篇幅的10%左右，防止年鑒變成文件匯編。一次文獻入選標準的制訂，應優先照顧讀者的檢索愿望，充分考慮文獻的存查價值，而不能簡單地以其“衙門”大小、職位高低、資歷深淺為標準。各部門、各單位提供的一次文獻，編纂人員要組織專人按照入選標準進行界定，特別是選擇權威人士重要言論和有重要存查價值的學術論文、調研報告，業外人士往往難以掂量其輕重，需要聘請相關專家組成評估組，對其評估認定后方能選入年鑒。

2.擴大二次文獻的規模

編纂人員選輯二次文獻，要從增加其種類與數量人手，使其占年鑒總篇幅的40%左右，避免年鑒出現資料形式單一、表現手法單調的現象。

（1）增設文摘。年鑒卷首設有特載、專文或重要文獻類目，全文收錄黨代會報告、政府工作報告或重要文件，但設文摘類目或分目的寥寥無幾。年鑒應增設文摘類目或在相關類目設文摘分目，收錄一些文獻摘要。

（2）增加目錄和名錄。年鑒設有目錄和名錄，多數收錄黨政重要文件目錄、法規規章目錄和領導名錄，部分收錄工業園區（開發區）名錄、歷史文化名鎮名村名錄、濕地公園名錄、森林公園名錄、自然保護區名錄、生態鄉鎮名錄和科研成果目錄、行情目錄，但缺少報刊目錄、圖書目錄、文章目錄和機構名錄。年鑒應根據條目內容，適當增加目錄和名錄的種類。

（3）增設專項年表。年鑒卷首或卷末設有大事記類目，安排適當篇幅記載重大事件，但普遍沒有設置專項年表。年鑒可以考慮增設專項年表。

（4）增加解釋性資料。有些年鑒在有關類目中附有少量的解釋性資料，其內容比較單一，屬于補白性質，沒有起到條目內容的補充作用。年鑒要根據條目內容需要，增加解釋性資料的種類與數量。

（5）增加統計表和統計示意圖。年鑒卷末設統計資料類目或在附錄類目設統計資料分目，收錄國民經濟和社會發展主要指標、國民經濟主要比例關系、地區生產總值等數據表格，但正文條目中很少附有統計表，統計示意圖就更別說了。年鑒要在正文條目中增加統計表或統計示意圖，擴大其信息量。

（6）增加隨文照片。年鑒卷首設有以彩照反映情況的“年度要覽”，在人物類目下人物條目中附有黑白標準像，但正文條目中的隨文照片偏少，且多半是補白方式。年鑒應在正文條目中增加隨文照片，把隨文照片作為條目內容的一個有機組成部分，擴大條目信息量，增強其直觀性。

（7）增設索引。從已出版的年鑒來看，多數編制了索引，且占據篇幅較大，但少數沒有索引。索引是讀者查找信息內容的工具，其本身也是一種信息，編制索引十分必要。年鑒要編制索引，放在卷末，并占據適當篇幅，增加其信息量，方便讀者檢索。

3.榨干三次文獻的水分

編纂人員選輯三次文獻，要剔除文獻中的無效信息，使其占年鑒總篇幅的50%左右，達到文約事豐的要求。剔除三次文獻中的無效信息，應從三個方面著手：一是剔除無效信息條目。各部門、各單位提供的三次文獻，有些是反映部門、單位內部事務的條目，要剔除這些無效信息條目，保留反映部門、單位職能的條目。二是剔除無效信息內容。有些條目存在一些空話、套話、虛話和文學性、解釋性、公文式語言，要剔除這些無效信息內容，留下反映事物本質的“干貨”。三是剔除條目之間重復信息內容。有些類目下綜述性條目（綜述、概況、簡況）與單一性條目存在信息交叉重復，要剔除綜述性條目（綜述、概況、簡況）中的重復信息內容。此外，還要控制下級行政區域信息資料篇幅。下級行政區域信息資料屬于本級區域綜合情況的一部分，其內容性質應該是概況，即將下級行政區域的基本情況和大事要聞作概括說明，著重提供資料梗概和可以追蹤的線索。下級行政區域信息資料在年鑒總篇幅中所占比例，應壓縮至10%左右。

三、把握選輯年鑒文獻信息的環節

編纂人員選輯年鑒文獻信息，要把握好選輯文獻信息的每一個環節，做到有步驟、嚴要求，確保文獻信息質量。年鑒文獻信息的選輯，主要有擬訂組稿計劃、掌握選題原則、做好加工整理、設計依附形式四個環節。

1.擬訂文獻信息的組稿計劃

編纂人員選輯文獻信息之前，需要擬訂年鑒文獻信息組稿計劃，做到有的放矢，事半功倍。年鑒文獻信息組稿計劃的擬訂，大致包括四個方面的內容：一是統籌安排各種文獻信息的結構比例。全盤謀劃，合理安排一、二、三次文獻在年鑒中的結構比例，使其比例為1：4：5，形成多種資料共存互補的有機整體。二是精心設計文獻信息依附的框架結構。從部門、行業、領域、區域的特點和讀者對一、二、三次文獻的檢索需求出發，精心設計年鑒的若干類目和分目，使一、二、三次文獻有個相對穩定的依附框架。三是分配落實文獻信息的收集任務。按照各部門、各單位職能，把年鑒類目、分目下的文獻信息收集任務分配給相應的部門、單位。對沒有部門、單位承擔的收集任務，由年鑒編輯部負責收集。四是確定報送文獻信息的時間要求。明確規定各部門、各單位報送文獻信息的具體時間，及時通報文獻信息報送進度，鼓勵先進，鞭策落后。

2.掌握文獻信息的選題原則

編纂人員選擇文獻信息，要從題材的社會價值和存查價值出發，遵循“擇新擇特、擇大擇要”的原則。一是擇新擇特。新穎性、特色化是年鑒內容質量評價的重要標準，也是選題選材的基本要求。特色化的題材具有普遍意義，新鮮活潑的題材更能吸引讀者的注意力，因而有較高的檢索率。擇新擇特，應本著實事求是、與時俱進的精神，及時捕捉獨具特色的新生事物及其他重要信息，包括新業績、新經驗、新典型、新成果、新發展、新特點、新觀念、新舉措、新政策、新動向、新趨勢、新挑戰、新情況、新事物、新問題。二是擇大擇要。大事要聞具有標志意義，人們普遍關注，查檢率相對較高，因而擇大擇要收錄。擇大擇要，應著重收錄有重大社會價值和重要資料價值的題材，包括黨和國家工作的重點，領導機關關注的難點，百姓街談巷議的熱點，新聞媒體報道的焦點，以及重大活動、重大決策、重大成就、重要會議、重要進展、重要措施、重要經驗、重要人物、重要成果、重大獎勵、重大事件、重大災害等題材。

3.做好文獻信息的加工整理

編纂人員選好文獻信息后，除一次文獻免于加工外，二、三次文獻還需加工整理。二、三次文獻的加工整理，至少要經過四道工序：一是梳理調整。將結構混亂、層次不清的文獻信息進行梳理、分類、歸納，使其結構有序、層次清晰，方便讀者閱讀。二是化繁為簡。遇到內容繁雜、層次過多、句子繁復的文獻信息，要運用表格、減少層次、簡化句式和刪除沒有實際意義的字詞、句段等方法，將其簡化。三是糾正錯誤。糾正文獻信息中的觀點差錯，某些不合時宜的提法，記述不夠科學的地方和常識性差錯。四是統一格式。規范語言文體、文字使用、數字用法、計量單位、標點符號用法，以及表格、統計示意圖、隨文照片、大事記、解釋性資料、引文、索引等格式。

4.設計文獻信息的依附形式

文獻信息選入年鑒，需要放入相應的類目、分目、條目。這些類目、分目、條目就是文獻信息依附的框架，涵蓋各方面信息。年鑒對一、二次文獻的依附形式，主要有集中和分散兩種。集中是開辟專門類目，分別收入不同類型的一、二次文獻；分散是把一、二次文獻放入相應的類目、分目、條目。如設特載、大事記類目，分別收錄黨代會報告、政府工作報告和大事要事；在部分類目、分目、條目中收錄相應的調研報告、重要言論、目錄名錄、隨文照片、解釋性資料等文獻。集中收錄能將一、二次文獻與三次文獻較好地分開，體現年鑒基本內容分為綜合情況、動態信息、附屬資料三大部分的編排特點；分散收錄能使類目、分目、條目形式多樣化，主題突出，信息量大。年鑒收錄一、二次文獻，不能強求依附形式一致，可以采取集中和分散兩種形式，做到該集中則集中、宜分散則分散。三次文獻在年鑒中以條目為存在形式，年鑒收錄三次文獻，可參照國民經濟行業分類標準，并結合社會實際分工，設置其依附的框架，然后把三次文獻放入框架中相應的類目、分目。