論組織中有效溝通模式

何梅

摘要：21世紀處于信息的海洋時代，一切政治、經濟、文化等各種社會活動能否有序的進行，決定在于是否擁有良好的溝通體系。有效溝通作為人與人，組織與組織之間溝通的一種重要手段正在不斷的被社會所需要，而溝通模式作為確保能進行有效溝通的渠道顯得更加重要。

關鍵詞：有效溝通；溝通模式；傳遞信息

一、研究背景

隨著社會的不斷發展進步，我們會發現自己正處于信息社會時代中，無論是經濟方面或政治方面以及文化方面等等社會活動能否有序的進行，決定在于是否擁有良好的溝通體系。有效溝通是組織的生命線，而溝通模式是決定生命線能否存活的重要措施。企業關系的和諧，離不開企業管理者與員工關系的順暢，有效溝通促使關系和順[1]。如今，在經濟全球化，以及激烈的市場競爭中，越來越多的國內企業開始進行跨國經營，組織間的成員無論是在文化背景、思維方式以及行業習慣等方面都會存在巨大差異，一些矛盾和某些沖突在一定程度上，將直接影響企業國際化戰略的成功，溝通管理過程是一個重要組成部分，對于國內外企業都一樣。即使在相同的文化背景下，也會出現溝通的障礙，作為一種解決問題的方法，良好的溝通模式可以化解矛盾、解決沖突，這在組織信息交流活動中變得更加突出和重要，所以，尋找有效的溝通模式，即運用正確的溝通方法對是否能化解這一矛盾，解決這一沖突上起著至關重要的作用。

二、有效溝通模式的內涵

溝通是指通過語言和動作來發送和接收信息的過程。溝通最基本的功能就是交換信息。這些信息可以是觀點、意見，也可以是情緒。項目組織中的人只有在相互了解的基礎上，才有可能去理解對方的文化背景、思想觀念、行為方式及利益關系等，才能達到有效溝通[2]。有效溝通是指發送者的信息準確的傳遞到接收者，并且為接收者全面的接受、破譯、理解。若要保障組織中有效溝通。在有效溝通中，溝通模式有四個主要因素，即：輸出者，接受者，信息和溝通渠道。這些因素將會影響組織中有效溝通能否正常進行，所以有著非常重要的作用。四大要素的不同作用表現在：第一，信息的輸出者。輸出者可以是個人形式存在或以組織的形式存在，它是信息的來源渠道，只有全面的了解接收者情況，然后選擇合適的溝通渠道以及溝通模式，才可以保障溝通的有效性，便于理解和溝通。要順利的完成信息的輸出，還必須對編碼（Encoding）和譯碼（Decoding）兩個概念有所了解。第二，信息的接收者。接收者是通過獲得輸出者傳達的信息并且把其轉化為自己所理解思想內容。接收者同樣可以是個人形式存在或是以組織形式存在，主要從事的是解碼工作。第三，信息。信息是指在溝通過程中傳給接收者的消息，包括口語和非口語的。可能由于輸出了多余的信息或者是輸出與接收者之間的差異，輸出和接收者間對信息有著不同的理解。第四，溝通渠道。溝通渠道是信息傳送的載體，是保證信息傳送有效性的重要一環。這些渠道可分為正式或非正式的溝通渠道、向下溝通渠道、向上溝通渠道、水平溝通渠道等等。

三、組織發展中有效溝通存在的問題

（一）組織機構存在的問題

在組織中，機構設置合理，被認為是該組織一個重要原則。合理的設置有利于組織的長期發展，機構設置是否合理會影響到組織的發展。組織中溝通的有效性會受到管理幅度大小以及管理層次多少的影響。在組織溝通中，在橫向上，可以設置專門負責溝通的部門，減少組織目標服務的重復性，根據不同對象選擇不同的溝通模式，確保溝通的有效性。在縱向上，確保信息傳送能夠高效的，準確的傳送給組織各個部門。這樣做可以讓組織中傳送的信息以及溝通方面可以有效的進行。在組織中，由于非正式的溝通渠道溝通方便，速度快，靈活，受到了比較高的歡迎程度。但缺乏信息的真實性和可靠性，有時甚至歪曲事實，誤導，這可能導致在小團體、小圈子，會影響到組織人員的凝聚力穩定。所以，我們要想組織能健康發展，必須依據不同的溝通對象采取有效溝通模式。

（二）管理者存在的問題

在組織中，管理者負責組織里各個層次的事情，包括信息發布和正確、清晰的理解溝通內容，即編碼（Encoding）和譯碼（Decoding）工作。還需要考慮其重要性，時效性等等，然后對其選擇不同的溝通方式。當然，溝通內容也要條理清晰，語義表達的觀點明確。有效溝通的進行，必須要確定對象，然后選擇運用不同溝通模式，同時和信息接收者之間的心理距離要盡可能縮短。管理者在編碼過程，要提高編碼的正確性，可以讓組織人員能夠正確、高效的理解其溝通內容。

（三）接受信息存在的問題

溝通的最終目的體現在是否把自己想傳達的信息內容過渡給信息接收者。對所過渡的信息內容是否能全面接受，破譯和理解。所以除了必須以正確的溝通模式去接受信息之外，還需要能全面破譯信息所包含的內容。

四、組織溝通模式存在的問題對策研究

（一）情感上進行溝通

在情感溝通上，余世維的《有效溝通》講義中提到，在企業管理中，情感是指工作上的一種滿足或者挫敗[3]。例如，安利公司都讓每一次能夠成功進行推銷的員工，向他人講述自己的成功經歷，另外找一個失敗的推銷員，讓他向其他人講述自己所遇到的挫折，同時讓大家交流心得。這種情感分享的策略與安利公司獲得的成功有著非常重要聯系。組織要在情感溝通模式中做好有效溝通，第一，需要解決組織內部的溝通。組織是由組織管理者和組織人員共同組成的，所以領導者需要在情感上時人員和組織有所聯系。這一環節是情感的，是組織文化的可接受性培養。

（二）公司理念上進行溝通

著名的豐田公司總裁奧田碩，在豐田公司工作長達24年的職業生涯中，經常與豐田公司的工程師以及其他員工聊天，在聊天中，并常常就“公司理念”上進行溝通，包括，準時生產（just-time）、持續改進（continualimprovement）、自動化（Automation）等等。從這里我們可以看到，豐田公司的成功是根深蒂固的，它的領導力，團隊和文化，并制定有效的策略，建立了穩固的供貨關系，以及創建和維護一個學習型企業，這些都反映出了，公司理念溝通模式對組織的重要性。組織要在公司理念溝通模式中做好有效溝通，首先，需要從心理去認識接受，要深刻的認識組織文化，組織的理念等等，增強凝聚力，不能游離于組織外，從意識形態進化為深刻認識。第二，需要從行動去認識接受，在組織中，需要以自身行動去為組織做貢獻，其中表現為，聽從領導的管理，增強與組織人員交流溝通，創造和諧氛圍，最后，需要增強紀律性，治理組織人員，平常在管理中，需要強化領導的管理，強化日常的監管，以及強化制度的執行。管理者應當提高對溝通重要性的認識，切實轉變家長或權威性溝通角色[4]。

（三）領導能力上進行溝通

“領導者的有效溝通有助于領導者推動變革性的主動行為，發布行動號召，加強組織的能力，創建激勵產生的組織環境，進行科學的決策，實現組織的愿景”[5]。在組織中，領導者的領導能力高低也影響著一個組織生命力強弱。隨著社會發展，組織的發展，管理方式的要求越來越高，也要求領導者在轉變過去的思維模式、行為模式，不能讓所有的員工都圍著自己的想法轉，而是要求領導者和員工之間進行有效的溝通，各司其職。從最大程度上調動員工的積極性，形成良好的溝通氛圍，只有這樣的領導者，才能使一個組織健康有序的發展。

（四）溝通標準上進行溝通

只有標準的情況下，溝通才是有意義的，有效溝通也是如此，如：以營利為目的的企業，組織的存在以經營業績為衡量基礎，其溝通標準就是企業的經營業績。所以，若要進行有效溝通，其溝通模式可以確定為標準化溝通。第一，組織必須要建立完善的標準化管理體系。第二，確定其業績目標，必須用科學的方式加以驗證目標設置合理性和明確性，使企業能夠達到預期的業績目標。有效溝通的目的是取得受眾認可程度并達成意義上的共識，從而與受眾建立良好而穩固的關系[6]。有一個溝通標準，可以衡量有效溝通模式的意義大小，也可以衡量對組織的貢獻。

五、結束語

總而言之，在信息社會的今天，要想讓組織能夠不斷的發展，就要通過合適的溝通方式進行有效溝通。設置合理的組織溝通體系，把對組織人員的有效溝通貫徹到各個方面，包括信息處理和信息反饋等，構建內外和諧健康發展的氛圍。有效的溝通模式，能夠使組織人員之間進行有效溝通，管理者對于掌握組織人員的情況以及組織之間的合作上有著重要作用，可以更好的對組織進行管理。

參考文獻：

[1] 鄭麗燕.有效溝通增進員工快樂感[J].中國電力企業管理，2011.

[2] 陳杰.合資企業項目跨文化溝通管理[J].項目管理技術，2008，S.

[3] 余世維.有效溝通（第二版）[D].京華出版社，2012.