電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性探究

摘要：檔案信息化管理是新時(shí)代背景下電力企業(yè)資源管理中一個(gè)重要的組成部分，但是檔案管理在智能化、自動(dòng)化發(fā)展的過(guò)程中，檔案信息資源變得越來(lái)越復(fù)雜，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理難度越來(lái)越大。文章通過(guò)分析電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性以及電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，探討了電力企業(yè)檔案信息化管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案信息化；重要性；檔案管理；資源管理 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2017）05-0231-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.05.112

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，電力企業(yè)檔案的建設(shè)和管理逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用，很大程度上提高了檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問(wèn)題制約著檔案管理建設(shè)的效率提高，所以電力企業(yè)需要不斷加強(qiáng)檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)，突出檔案管理對(duì)電力企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐發(fā)展發(fā)揮的積極性作用。文章就電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性進(jìn)行分析，對(duì)如何提高電力企業(yè)檔案信息化管理水平展開(kāi)研究和討論。

1 電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性分析

電力企業(yè)承擔(dān)著電網(wǎng)建設(shè)和改造等工作，所以電力企業(yè)的很多檔案信息中包含著大量的磁介質(zhì)和聲像等檔案信息文件。首先，實(shí)現(xiàn)檔案信息化可以將電力企業(yè)內(nèi)部的檔案內(nèi)容信息進(jìn)行數(shù)字化的處理，利用現(xiàn)代化的設(shè)備技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案信息傳輸、共享和利用的不便；其次，電力企業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，可以提高文檔歸類(lèi)、編輯的效率，尤其現(xiàn)在我國(guó)對(duì)企業(yè)檔案管理的要求非常嚴(yán)格，要求企業(yè)不僅做好檔案管理工作，還要求企業(yè)具有信息化管理的能力。所以電力企業(yè)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，符合國(guó)家對(duì)于檔案管理建設(shè)的要求；最后，電力企業(yè)檔案管理的信息化能夠預(yù)防檔案信息的丟失，因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)可以有效保證電力企業(yè)的檔案管理歷程逐步趨于數(shù)字化，電力企業(yè)可以備份檔案信息，如果發(fā)生檔案信息的損壞或者丟失，可以利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息恢復(fù)。

2 電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

2.1 傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展的背景下，我國(guó)電力企業(yè)檔案的建設(shè)和管理必須兼顧整體性，承擔(dān)一定的社會(huì)責(zé)任，認(rèn)清自身檔案管理發(fā)展與社會(huì)外部因素之間的關(guān)系，促使檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的總體方向保持高度的一致性。但是從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)檔案建設(shè)具有一定的滯后性，難以與社會(huì)的發(fā)展保持同步。造成這種現(xiàn)象的主要原因是受到傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，我國(guó)很多檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)向信息化轉(zhuǎn)變。

2.2 沒(méi)有健全的檔案管理制度

檔案信息化管理和運(yùn)用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)。現(xiàn)在我國(guó)大部分電力企業(yè)沒(méi)有明確的檔案管理制度，只是將重點(diǎn)放在檔案建設(shè)的表面工作上，例如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查、相關(guān)的展覽活動(dòng)等，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價(jià)值。管理制度的缺失勢(shì)必難以落實(shí)相關(guān)的責(zé)任，檔案信息化管理工作的開(kāi)展也無(wú)章可循，不利于檔案信息化管理的

發(fā)展。

2.3 數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備準(zhǔn)備不充分

提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率，先進(jìn)的軟硬件設(shè)備必不可少，但是現(xiàn)階段我國(guó)很多單位組織的硬件設(shè)備陳舊，軟件信息管理功能也不夠完善，整個(gè)硬件和軟件系統(tǒng)都處于比較落后的一個(gè)狀態(tài)。在這種情況下，檔案信息的互調(diào)難度和復(fù)雜性就會(huì)增大，也是制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一大因素。

2.4 檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案數(shù)字化管理和建設(shè)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平技能和素質(zhì)提出了較高的要求，但是我國(guó)電力企業(yè)的檔案信息管理人員并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理的知識(shí)，沒(méi)有系統(tǒng)化的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的處理能力，并且檔案管理人員的素質(zhì)不高，缺乏復(fù)合型信息化檔案管理人才，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化水平都處在一個(gè)比較初級(jí)的階段。

3 電力企業(yè)檔案信息化管理的具體措施

3.1 構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

電力企業(yè)的檔案管理部門(mén)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的職能，電力企業(yè)應(yīng)該協(xié)調(diào)各個(gè)組織部門(mén)之間的合作，實(shí)現(xiàn)檔案管理與電力工程項(xiàng)目進(jìn)度保持高度的協(xié)調(diào)性，積極發(fā)揮檔案管理部門(mén)的檔案信息歸類(lèi)、處理職能，發(fā)揮其他參與協(xié)調(diào)部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)職能。各個(gè)職能部門(mén)應(yīng)該設(shè)置兼職的檔案管理人員，做好本部門(mén)檔案信息的移交工作，完整地將檔案移交到檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔，形成一個(gè)完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.2 強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理意識(shí)

檔案信息化管理能夠有效地解決檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的矛盾，但是檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化的管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，也是檔案管理者與現(xiàn)代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個(gè)過(guò)程。所以需要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)，并且大力地宣傳檔案數(shù)字化管理理念，引起電力企業(yè)檔案管理的高度重視，這也要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化管理意識(shí)，數(shù)字化管理意識(shí)的提高是檔案管理者整體素質(zhì)提高的基礎(chǔ)條件。綜合素質(zhì)包括檔案管理人員的管理意識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力，所以要培養(yǎng)檔案信息化管理的復(fù)合型人才。對(duì)管理者的責(zé)任心進(jìn)行激化，對(duì)單位檔案管理人員進(jìn)行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實(shí)踐的過(guò)程中樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀，有效地增強(qiáng)其愛(ài)崗敬業(yè)的精神。并且要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的定期培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能，及時(shí)地掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)技巧，提高檔案信息化管理建設(shè)服務(wù)能力，推進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.3 結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集管理

首先，電力企業(yè)要建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)，在電力工程項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，要將相關(guān)的任務(wù)模板下發(fā)到各個(gè)組織部門(mén)，各個(gè)部門(mén)及時(shí)地獲取、接受檔案信息，并做出具體的檢驗(yàn)和校正，完善后的檔案信息移交到檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔；其次，要做好檔案信息資源的更新工作，電力企業(yè)的項(xiàng)目建設(shè)檔案具有很高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性，如果涉及到項(xiàng)目規(guī)模的改造擴(kuò)建等，需要同步進(jìn)行檔案信息的調(diào)整，這就需要電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的同步改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理；最后，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的資源的建設(shè)和管理，例如在電力企業(yè)一項(xiàng)工程項(xiàng)目完成之后，就要將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)移交到檔案管理部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)，檔案管理部門(mén)做出合格判定，才算項(xiàng)目實(shí)施完畢。

3.4 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)安全管理

檔案歸檔整理的前提是對(duì)檔案信息進(jìn)行安全的保存，數(shù)字化檔案信息一般是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，所以要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的防火墻設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲(chǔ)位置的安全性。尤其電力企業(yè)的很多檔案信息是國(guó)家電網(wǎng)建設(shè)的保密性信息，電力企業(yè)必須確立數(shù)據(jù)的安全級(jí)別與使用權(quán)限。同時(shí)要嚴(yán)格制定、落實(shí)檔案信息化管理法規(guī)，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。有效地落實(shí)責(zé)任問(wèn)責(zé)制度，如果在檔案歸檔的過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤，則要將具體的責(zé)任落實(shí)到具體的管理人員身上，最大程度保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在智能化、自動(dòng)化發(fā)展的過(guò)程中，使得信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中得到應(yīng)用，很大程度上提高了檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率，但是檔案信息資源變得越來(lái)越復(fù)雜，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理難度越來(lái)越大。電力企業(yè)應(yīng)該在認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性的同時(shí)，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理意識(shí)，結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集管理和檔案信息數(shù)據(jù)安全管理。

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作者簡(jiǎn)介：王惠（1972-），女，廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司惠州惠陽(yáng)供電局檔案館員，研究方向：檔案管理。

（責(zé)任編輯：秦遜玉）