煤炭企業檔案管理問題探析

董素芳

摘要：在煤炭企業的各項工作中，檔案管理是一項比較重要的工作，它記錄著企業在生產、經營及管理過程中所有具有價值的歷史信息，是進行未來發展規劃的重要依據。本文對煤炭企業管理中存在的問題進行了分析，并提出了相關的解決方案，期對提高煤炭企業檔案管理水平有一定的借鑒意義。

關鍵詞：檔案管理；煤炭企業；問題；策略

現階段，由于受到諸多因素的影響，導致煤炭企業檔案管理工作質量和效率相對較低，在很大程度上阻礙到公司生產發展與人事管理。當前發展已經進入到信息社會，網絡技術日新月異，在這種形勢下，檔案管理工作一方面應當注重保密性，另一方面，還要切實發揮信息技術的作用，推動該項工作持續發展。

一、煤炭企業中檔案管理的作用

這屬于煤企中十分重要的工作之一，間接關系著煤企的發展。尤其是許多大型煤企的發展歷程充滿了曲折，大部分均經歷了重大的變革。當它們在發展當中面臨困難的時候，通常情況下，公司管理層先會對檔案中的類似材料進行查閱，然后按照從前的處理措施，且兼顧時下的具體狀況，提出科學合理的處理辦法，這個過程中檔案管理工作發揮著非常關鍵的指導性作用。

二、煤企在檔案管理工作中面臨的主要問題

（一）忽視該項工作

隨著煤炭行業的不斷發展，其檔案管理工作同樣有了很大的起色，然而，與煤企其它工作對比來說，相對滯后，主要問題是一些煤企并未充分認識到該項工作的重要性，忽視該項工作。對于許多煤企管理者，他們僅僅注重公司的經濟效益，而不注重檔案管理工作，將它當做簡單的事務性工作。由此使得這些公司對該項工作不夠重視，一味地敷衍，同時公司中投入到該項工作的人員、資金等無法得到有效的保障，這樣就很難提高管理效率。

（二）檔案管理者素質相對較低

因該項工作具有相對較高的機密性與專業性，因此，應當由專業管理者來開展該項工作。然而，現階段，一些煤企以經濟效益為側重點，在人員招聘過程中尤其強調生產經營方面的職工，使得負責該項工作的人員配置不足，許多規模實力比較雄厚的煤企中根本未專門設置這方面的管理人員，主要通過本單位的人員兼職負責。因此，使得該項工作的效率相對不高，非專業性的職工不但沒有充足的技能，而且還沒有足夠的時間來研究該項工作，因此，根本無法滿足該項工作的需要。

（三）設備落后

現階段，我國一些煤企在相關設施建設方面的資金支持嚴重不足，所以，使得相關設備相對落后，同時管理方法比較落后。長期以來，部分煤企仍然通過手工編輯、檢索的模式來對檔案進行管理，在實踐之中并未引入先進的檔案管理軟件。這就使得許多重要的檔案不能在第一時間之內歸檔，同時，記錄的時候非常易于發生人工疏漏問題，最終導致所收集的檔案資料不真實、不完整。

三、煤企檔案管理工作的有效策略

（一）進一步提升檔案管理意識

煤企管理人員對該項工作的重視程度高低決定著該項工作的質量和效率。因此，煤企管理者一定要高度重視該項工作，確定該項工作在公司總體事務中的重要地位，不斷提升檔案管理意識，加大對該項工作的資金支持，在此基礎上，引領檔案管理者解放思想，主動優化工作方法，不斷改革，以不斷提高該項工作的效率。

（二）不斷提高檔案管理人員的素質

二十一世紀最貴的是人才，在社會發展當中，人力資源屬于首要的資源，就煤企而言，在開展該項工作過程中，必須有充足的人力資源來提供保障。所以，眼下煤企一定要切實強化對職工尤其是檔案管理職工的業務培訓與教育，培訓內容為職業素養以及業務技能等方面，使培訓成為一項長期化的工作，逐漸提高檔案管理人員的素養，同時，還應當從外部引入具有專業背景、高素質的人才，確保人員配置處于最合理的狀態。除此之外，檔案管理人員應當從自身做起，積極進行學習，與社會發展步伐保持一致，不斷對管理理念與方法進行更新，對工作高度負責，積極進取，從而實現更遠大的職業目標。

（三）配置新的檔案管理設備

由于信息化的不斷推進，網絡與計算機已經成為我們日常生活、工作中必不可少的一個工具，這個背景下，各個領域的業務均需要網絡與多媒體平臺來提供支持，檔案管理工作同樣如此。考慮到當前有些煤企的檔案管理設備仍然相對陳舊，因此，一定要多投入資金來改善設備，購置現代化的設備與軟件，構建起一個科學合理、有效的檔案管理信息系統，使得該項工作實現自動化。

四、該項工作的趨勢

今后，隨著信息技術的高度發展，煤企在開展該項工作時同樣會愈發重視資源信息化，也就是利用各種新型科技手段來構建一個有效的檔案信息數據庫，在此基礎上，通過各種新型檔案載體（例如聲像、機讀檔案等）來保護檔案資料，以充分確保檔案的完整性與真實性。毋庸置疑，如果要提高該項工作的效率，還應當提高對該項工作的重視程度，并且需要各方的積極配合，理論領域的人士同樣需要加大研究力度。

五、結束語

檔案管理對煤企的健康持續發展起著十分重要的作用。但是，現階段，許多煤企在開展該項工作過程中，仍然存在一系列的問題，例如重視程度較低，設備陳舊、人員缺乏等，因此，今后需要進一步提升檔案管理意識，加強人員培訓，購置新型的設備，以推動該項工作不斷發展。

參考文獻：

[1] 易小林. 煤炭企業檔案管理現狀及未來發展路徑[J]. 辦公室業務，2014，21：104.