高校后勤辦公室管理效能提升中信息流監控研究

陳海順

摘要：本文以高校后勤行政辦公室為研究對象，關注其辦公室管理中的效能提升問題。在分析我國高校后勤辦公室管理中普遍出現的實際問題的基礎上，提出了構建雙重信息監控體系，并建議高校后勤辦公室建立合理有效的效能考評機制，以此來提升我國高校后勤辦公室管理的效率。

關鍵詞：高校后勤；辦公室效能；信息監控

現代后勤高校辦公室管理中，由于缺乏有效的信息監控和管理方法，未建立其科學合理的信息監控平臺，導致高校辦公室管理過程中出現了諸多問題。

一、高校后勤辦公室管理中信息流監控問題

信息溝通與辦公室內部結構相關聯。內部結構主要包括：辦公室崗位設置、辦公室層級設置、平級崗位設置、人員匹配等。不同層級、不同崗位和不同人員都會成為溝通信息的關鍵節點，都將導致信息傳遞的失真，導致溝通的失誤。

（一）信息源功能性缺失問題

在目前高校信息源功能發揮中，其有效性并未得到真正的體現。作為后勤辦公室中的最高職位的信息源只關心對自身有利的信息，而并未關注這些信息是否能真正整合辦公室內部資源合力以發揮辦公室內部的組織效能。其次未能對辦公室管理信息進行有效的監控和反饋，這些職能的缺失導致辦公室信息管理狀態無序，嚴重影響了辦公室效能的發揮和人員工作有效性的提升。

（二）選擇性溝通導致信息傳遞失真

辦公室內部信息傳遞需要經過幾個環節，首先是信息發布：一般有信息源產生信息或者從外界接收信息；其次是信息層級傳遞：信息在不同崗位之間的流通；再次是信息的內化和反饋：這直接影響了人員工作行為的發生。后勤辦公室管理的信息傳遞失真都可能發生在這三個環節中，例如信息源信息發布錯誤、崗位之間信息傾向性傳遞、信息內化反饋選擇性接收等。在高校后勤管理中，由于人員配備的知識結構問題，層級劃分不清等問題，導致信息傳遞失真時常發生，尤其是選擇性接收和傳遞。個人的偏好和性格特征成為阻礙其信息有效傳遞的關鍵因素。

（三）反饋監控平臺構建缺失問題

高校后勤辦公室管理與其他辦公室管理一樣都具有一般管理學意義上的PDCA循環模式。信息的監控和反饋機制是后勤辦公室管理效能提升的重要保障。通過對高校后勤辦公室管理機制的實地了解過程中發現，更多反饋是基于信息的口頭傳遞，并未建立其合理科學的反饋渠道和監控體系。公開的信息流通渠道往往被選擇性偏離，而潛在的信息流通渠道被無限制的使用，尤其是通過非正式組織的信息傳遞，嚴重影響這反饋監控平臺的構建，阻礙了監控機制的形成。

二、后勤辦公室信息監控問題的因素分析

后勤辦公室由于其在高校行政管理中所承擔的職能不同，其內部管理也有其特殊性。例如人員配備的結構特殊、管理范圍特殊性，層級分層特殊性等。因此其影響辦公室管理效能的信息監控成因也具有一定的特殊性。

（一）后勤辦公室信息編碼和解碼缺乏有效性

信息的編碼和解碼直接影響著后勤辦公室信息的有效接收和有效內化。從高校行政管理層級出來的正式的管理信息，一般以文件等形式發放到后勤辦公室，這些文件的信息編碼較為復雜，使用了較多的專業性語句，當其傳遞到后勤基層時，不一定能被有效的解碼內化并形成相應的管理行為。因此作為后勤的信息源，需要對這部分文件進行重新的編碼，以適應后勤管理的實際需要。尤其是根據后勤人員的知識結構特征和管理水平實際，將信息轉化為其能有效認知和合理專業的信息編碼。

（二）后勤辦公室不同層級的選擇性傳遞

后勤辦公室管理效能的發揮與信息傳遞是否真正到位直接相關。在實際管理中，由于后勤辦公室共同價值愿景較難建立，不同員工在對后勤辦公室的目標往往容易形成自身目標體系。這些目標體系并未能有效的進行整合，也就是說個人目標與核心目標并不一定相吻合。這就容易導致不同層級的員工對核心信息傳遞進行選擇性傳遞和選擇性執行，嚴重影響了后勤辦公室管理目標的實現。

（三）后勤辦公室信息傳遞雙重監控模式缺失

后勤辦公室存在著雙重信息傳遞渠道：1、正式的文件傳遞；2、非正式的人際傳遞。正式的文件傳遞，信息發布都有信息源做出，通過層層傳遞各自通過自身的知識結構進行信息解碼，獲取相應的信息內容。失真通常發生在信息解碼過程中，我們可以進行適當調控以避免類似問題發生。但是對于非正式組織而言，對非正式傳遞可控難度較大。傾向性選擇往往被人為控制，發生行為失真的威脅更大。其關鍵問題在于后勤辦公室管理過程中，未建立其具有正式和非正式特征對雙重信息監控體系，也未對有傾向性對信息選擇行為進行合理干預。其次，后勤辦公室中對信息反饋功能未得到有效充分發揮。

三、后勤辦公室雙重信息監控體系構建

提升高校后勤辦公室的管理效能關鍵需要解決后勤辦公室對信息監控問題，合理發布解讀反饋管理信息，以此來科學規范后勤辦公室人員的管理行為。

（一）正式信息發布渠道構建

后勤辦公室信息傳遞首先需要完善信息的正式溝通渠道。正式溝通渠道是后勤辦公室管理效能提升的關鍵。首先是信息的科學編碼，作為管理者首先需要考慮下屬員工的實際情況，進行科學編碼，適當適度進行解釋，讓員工真正了解管理的目標和管理的核心價值。其次，需要構建分層級的信息監控體系。定期對不同層級的員工進行信息校對檢驗，以確保信息真正傳遞到位。再次，需要對正式發布渠道構建循環的反饋機制。

（二）非正式溝通渠道的構建

非正式信息溝通主要存在于非正式組織中。非正式組織有其優點，也有其缺點。作為后勤辦公室的管理者需要發揮非正式組織的優點，避免其缺點。優點在于：信息傳遞速度快、有較強的共同價值、有自身的權威領導等，缺點在于當共同目標與組織核心目標不一致時，容易進行選擇性執行。因此，需要建立相應的監控機制。

（三）后勤辦公室效能考評機制構建

后勤辦公室對效能評價需要建立合理的考評機制。首先根據不同的崗位設置不同的考評指標體系。例如根據計劃、組織、領導、控制等四個職能設置不同的對應評價指標和指標權重來衡量其管理效能。其次可以實施360度全方位的效能考核方式，讓更多的人參與到辦公室人員的考評過程中來，以此來避免因為非正式組織溝通問題導致的效能低下問題。

參考文獻：

[1] 吳琳琦.事業單位辦公室后勤保障管理存在的問題探究[J].辦公室業務，2012（8）.

[2] 袁紅.淺談如何提高辦公室工作人員的工作效率[J].福建質量管理，2016（5）.