抓好建設項目檔案的歸檔工作

李春陽

摘要：強調了建設項目文件歸檔前工作的重要性，并有針對性地提出了在建設項目歸檔前的收集、整理和立卷工作中，應當采取的相關措施。

關鍵詞：建設項目；檔案歸檔；管理

基建項目檔案是建設項目從醞釀、決策到建成投產的全過程中形成的應當歸檔保存的文件，主要包括項目的立項、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、材料計算等形式與載體的文件材料。它是工程質量評定的依據，反映工程項目內在的質量，對已交付使用的項目的管理運行、維修、鑒定、改擴建和技改工作以及查處工程事故起著重要的依據作用。

建設項目文件歸檔前的工作，是檔案管理工作中的基礎，也是最重要的一部分，做好基礎工作，才能保證歸檔后幾個環節的順利進行，因此在檔案管理中，我們必須扎實的做好建設項目文件歸檔前的工作，為建設項目最終順利驗收奠定堅實的根基。根據國家檔案局頒發實施的《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規范》和國家檔案局、國家發改委關于《重大建設項目檔案驗收辦法》的通知要求，針對建設項目的前期、施工和竣工驗收三個階段對應的檔案材料，包括前期文件、項目施工文件、竣工驗收文件和監理文件，在歸檔前的收集、整理和立卷工作，從源頭控制。主要有以下幾方面的工作和措施：

一、檔案管理制度化

檔案工作的八個環節中收集、整理、立卷這三個環節由施工單位、監理單位的檔案員進行，因此在項目建設中必須建立項目檔案管理制度，建立項目檔案工作領導負責制和相關人員崗位責任制，從制度明確按其職責、權利和要求做好項目檔案歸檔前的管理工作，用制度規定對檔案進行檢查、監督，為歸檔齊全、完整的檔案打好基礎，也是保證做好檔案管理的標準和依據。

二、檔案管理納入項目管理

首先將檔案工作納入建設項目施工合同管理中。合同里明確竣工驗收時向建設單位提供文件的份數、時間和其它要求；其二，納入工程進度管理。隨工程的進展及時收集文件材料，不能等工程結束后收集補材料，隨進度及時收集可以保證文件材料的真實、準確和系統；其三，納入工程質量保證體系。檔案人員應參加項目文件歸檔前的初驗和最終驗收，對檔案的單獨驗收提出問題及要求 ，使施工單位歸檔的文件材料處于受控狀態，歸檔的項目文件最終達到檔案管理標準要求

三、提高項目文件歸檔人員意識

項目檔案，主要由竣工文件組成，因此竣工文件的齊全、完整和準確為以后項目的改造、維護起著重要的作用。而項目竣工文件由施工單位編制，為了保證編制和歸檔竣工文件的齊全、完整，必須對參建施工單位進行檔案業務培訓，通過培訓提高施工單位領導、技術（管理）人員、兼職檔案人員的檔案意識，在實際工作中將項目文件材料的收集、整理、立卷歸檔等工作規范，做到：施工有依據、檢驗有結論、現場有記錄、試驗有報告、預制構件和原材料有證件、修改圖紙有手續、工程竣工有總結，能如實反映建設項目活動全過程完整的檔案材料。

四、強化項目檔案工作，做好竣工驗收歸檔

建設項目檔案是企業檔案工作中的難點，它有專業性、成套性、現實性強，參建單位多、前期工作頭緒多、人員流動大、檔案數量多、時間跨度長等特點，也容易出現檔案管理部門監管不到位，建設項目單位管理不到位、以及制度不全、措施不嚴、文件散失、收集不全、歸檔滯后、案卷質量整理不規范等問題。因此在整個建設過程中，要根據其特點和易出現的問題，制定相應的措施和工作標準，主管單位要履行職責，強化監管功能，全程跟蹤，節點控制，全程指導，驗收把關，把問題和整改工作落實在竣工驗收之前；監理單位要做好自身對項目建設形成的監理文件歸檔和對施工單位項目文件的形成歸檔督促管理工作；項目建設單位要全面負責、牽頭抓總，做好負責組織、協調、檢查本單位和參建各單位檔案的收集、整理、立卷、編制項目竣工驗收文件等工作，使檔案材料各環節始終納入項目管理流程，并做到前端控制、同步實施，通過管理制度的建立和工作標準，保證項目文件的齊全、完整、系統和按時歸檔。

建設項目文件歸檔前的工作，是檔案管理工作中的基礎，也是最重要的一部分，做好基礎工作，才能保證歸檔后幾個環節的順利進行，因此在檔案管理中，我們必須十分重視和扎實的做好，為建設項目最終順利驗收奠定堅實的根基。