新形勢下如何做好文書檔案的查閱利用工作

摘 要：隨著社會主義市場經濟的發展，檔案是對企業生產運營各項工作的真實記錄，不僅具有現實指導作用，而且還能夠為查考歷史提供重要的憑證，在企業管理中的作用日益顯著。主要介紹了做好文書檔案查閱利用工作的重要性和現實意義，分析了當前存在的問題，并進一步提出了解決措施。

關鍵詞：文書檔案 檔案管理 企業 查閱利用

企業經營管理者不可或缺的一項重要工作就是文書檔案的查閱利用工作。這項工作要求很高很強，同時也是一項需要耐心細致的整理工作，是企業辦公室工作人員日常工作的重要組成部分。企業文書檔案詳盡的記錄了生產經營的各個環節，對于企業今后正確決策提供者非常有價值的參考信息，企業的決策人員常常需要從文書檔案中查閱以往的歷史記錄，從而許多新問題可以參考檔案加以破解，使得工作繼續前行。現實中許多事情都已證明，企業文書檔案工作的利用范疇已經向社會延伸，政府、企業、民間團體、個人都需要查閱檔案。

一、做好文書檔案查閱利用工作的重要性和現實意義

文書檔案管理是企業行政辦公和經營活動中不可缺失的一項重要工作，它反映了企業生產經營活動的實際情況，如財務管理、人事管理、業務管理、對外聯系等內容。因此，做好文書檔案查閱利用工作，能夠進一步規范企業內部管理制度，使得企業的生產經營合理規范有序。作為文書檔案業務人員來說，必須從日常工作入手做好各項基礎資料的收集和歸檔整理工作，促進標準化規范化，使其最大效能的為企業經營管理者提供決策的參考依據。同時，也能為社會及個人提供各類有效憑證，從而使企業、社會、個人切身利益得到根本性的保障。

二、當前企業文書檔案查閱利用工作存在的問題

1.部分企業對文書檔案工作不夠重視。這類現象通常表現在日常管理工作中，企業的各類工作人員為了自身工作方便，常常把應該立即歸檔的資料、圖紙或者生產經營合同、證書證件等留在自我手中；還有的人員認為企業的活動照片、會議記錄、視頻音頻資料等沒有太大的利用價值，沒有必要入檔；還有的是文書檔案管理人員自身要求不嚴，不及時收集歸檔必要性的資料等。這些情況的根源在于，文書檔案工作人員自我意識薄弱，工作態度積極性差。

2.文書檔案管理人員素質有待提高。目前許多企業從事文書檔案管理的工作人員，多為兼職，并且側重于其他業務性工作。這類檔案管理人員對檔案管理專業知識知之甚少，根本無法跟上時代的步伐，再加上自身工作認識上有偏差，只有在檔案堆積成山或者上級來檢查，才突擊集中整理。在平時的工作中，簡單粗暴，片面的認為紅頭文件、經濟合同類才需要歸檔，其他的可以不管。以上這些，都是我們文書檔案管理人員需要進一步增強業務能力、改進自我意識的地方。

3.文書檔案材料不全面，收集歸檔有缺項。在企業文書檔案收集歸檔日常工作中，材料不全面的現象常有出現。尤其是現在許多的有條件的企業均選擇了網絡辦公系統，雖然從效率方面得到了提升，保證了通知等及時傳達到了基層一線每個員工。但是對于企業其他的紙質資料（比如現場簽字記錄、財務報表）等能反映企業生產經營記錄的資料，不能及時歸檔，往往會產生缺項。并且如果長時間不入檔案，就會有丟失的危險，從而造成檔案材料收集不齊，在進行整理時，就會產生缺項，無法彌補，從而無法有效地對工作提供參考。

4.文書檔案材料真假難辨，質量上無法得以保障。檔案管理業務人員在資料的收集整理過程中，常常會遇到一些比較生僻和長久的資料沒有簽字沒有日期，也不敢隨意扔掉，因為其真實性和價值性難以確定。造成這類現象出現的原因就是在收集檔案時沒有認真加以鑒定，看到了就收集也沒有去分辨此類材料的價值性和真假性。另外，現代電子辦公系統的盛行，造成紙質資料各類行文格式五花八門，如：字體不規范、格式不統一、語句錯字等等，這些都影響到了文書檔案的質量難以保證。

三、解決文書檔案查閱利用工作中存在問題的措施方法

提高文書檔案查閱利用的實際效果，就是要求文書檔案管理工作人員根據需要，從已有的檔案中挖掘有用的信息。其中，文書檔案查閱利用工作，就是企業經營管理者利用文書檔案信息，使其為企業產生直接或者間接的社會效益和經濟效益。那么，如何做好新形勢下文書檔案的查閱利用工作，本人認為可從以下方面加以解決：

1.加大支持力度，提高文書檔案信息重要性的認識。部分企業之所以對文書檔案工作不重視，企業最主要的就是認為此項工作不會給企業帶來收益，看不到長期對企業利益的保障。另外，從事檔案工作是一項基礎性工作，在企業生產經營中處于弱勢，從而失去了企業領導的支持和重視。這就需要我們的企業管理層，加深文書檔案對于企業利益的重視，增強檔案保護意識，在硬件投入上給予支持，提高文書檔案的利用率和實效率。企業文書檔案的查閱利用，是企業檔案工作的最終目的，是強化企業效益，為企業生產經營、出現糾紛矛盾時保駕護航的利器。首先，我們從事檔案工作的人員，要更新觀念，善于發揮聰明才智；企業要認識到檔案利用的重要性，要在人力、物力、財力方面向文書檔案給予支持和關注，使檔案的利用率和實效率得以提高，真正起到為企業、為社會、為員工利益有效引導和服務的作用。

2.提高專業素養，加大檔案管理人員的業務培訓。一個文書檔案管理人員不僅要有強烈的工作責任感，還必須要有檔案業務專業知識。企業每年可以派遣檔案專兼職人員外出培訓學習，完畢后，企業還應將最新的檔案知識，傳達到各部門工作人員，讓他們交流溝通，注意做好日常工作中各類檔案資料的采集。對于專兼職檔案管理人員來說，不僅要有檔案管理知識，還要求了解其他方面的專業知識，例如建筑企業，檔案人員要掌握項目規劃書、圖紙、竣工資料等主要類別；房地產企業，檔案人員要了解開發協議、土地證書、房產證書資料等主要類別。這些知識的掌握，有利于對各類工作過程中檔案的收集，這就需要我們檔案人員經常到相關部門進行學習交流溝通。

3.建立健全制度，從根本上進行管理和要求。為了提高文書檔案的利用率和實效率，企業要建立完善一套科學的檔案信息查閱利用制度。要根據企業的實際情況，預先編訂一些平時需要收集的資料目錄，對各類資料的鑒別規范和注意事項進行專項說明，同時召集會議傳達，并要求各相關部門注重平時的整理收集和及時入檔。要建立本企業本行業檔案資源信息共享機制，形成檔案查閱利用服務網絡，對檔案信息進行合理開發，提高其實效率。同時企業還應該積極開展檔案咨詢服務，甄別出企業生產經營需要的信息，為決策管理者提供決策的依據，從而使文書檔案得以有效實用的開發，為企業創造良好的經濟效益服務。

4.探索檔案利用的方法和技術，實現其最大效用。隨著檔案原始資料的日益增多和企業對檔案信息依賴性的日益增強，傳統的查閱方式與利用方法，已經不能適應經濟快速發展的需要。因此，我們需要將所擁有的檔案信息進行整理，提煉出精髓精華，以便于快速有效的利用，并且盡可能實現電子化。首先，對現有的文書檔案進行編號，建立臺賬登記目錄手冊，所有資料信息按冊按號編入，便于查閱利用。其次，積極推進檔案計算機管理系統，將所有文書檔案信息錄入電腦，利用電子手段進行信息的檢索和統計，同時將系統與企業內部網絡連通，每個需要檔案資料的人員都可以預先查詢目錄，實現全企業范圍內的檔案信息資源共享，這將提高工作效率和檔案資料的利用率。在計算機檔案管理系統中，為了保密安全的需要，可以增設權限設置。也就是說，檔案信息目錄是全企業聯網，但是具體的資料內容不錄入計算機系統。所需查閱內容，查閱人需根據查閱目錄，經上級批準后方可進行檔案室查閱紙質資料或電子資料。

四、結語

綜上所述，在新形勢下，文書檔案的是否科學，直接關系到利用效果，其工作業務的開展，關系到文書檔案的實在價值是否能夠充分并且有效地發揮。因此，企業要做好文書檔案的查閱利用工作，首先要從內部管理入手，加強工作人員的思想認識，更新企業管理者和檔案業務人員的思想觀念，注重日常資料的收集、甄別工作。同時及時提煉出有效信息，為企業管理者決策提供堅實的原始臺賬憑據，保護企業和個人的利益不受損失。

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