高校檔案管理信息化建設策略探討

摘 要：通過查閱相關的文獻資料，并對這些資料進行匯總，繼而了解了當下高校檔案管理信息化建設的現狀，闡述了高校檔案管理信息化建設的意義，深入分析目前高校檔案管理信息化建設所遇到的問題，并針對性地提出相應的策略和建議。希望能夠提高我國高校檔案管理信息化的整體水平，促進高校教育事業的蓬勃發展。

關鍵詞：高校檔案管理 信息化建設 意義 問題 策略

一、引言

現如今，互聯網已經融入到我們工作、生活、學習中的方方面面。順應現在的時代潮流，高校檔案管理信息化、數字化已成為必然，傳統模式的紙質檔案必將被電子檔案所取代。因此，運用現代化、信息化、數字化的檔案管理理念，采用先進的檔案管理模式，提供更加優質、便捷的檔案信息，進而提高高校檔案的管理水平已是刻不容緩。然而，當下高校檔案管理信息化的發展現狀并不樂觀，在加快高校檔案管理信息化建設的道路上還有很多障礙和困難需要我們克服，我們要客觀地分析和看待這些障礙和困難并提出相應的解決方法，促進高校檔案管理信息化的建設。

二、高校檔案管理信息化的概念和意義

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，借助于數字化原理和計算機網絡等信息技術，把將檔案信息資料加工處理和應用，對檔案資源進行科學合理的分配、開發和利用，來達到檔案信息資源的社會共享，提高檔案利用率的目的。高校檔案是對學校歷史和發展的記錄，它是教學改革的依據，在高校教育的改革和發展的道路上具有舉足輕重的作用。而在現在這個互聯網大數據的環境下，將高校檔案由傳統的人工紙質記錄轉變為現代信息化管理有利于實現檔案信息的資源共享，促進高校檔案管理水平的提升。另外，為了提升學校公共服務基礎設施的建設、管理和服務水平，加強校園文化建設，培育大學精神，檔案管理信息化建設是今后高校教育發展的必然要求。

三、高校檔案管理信息化建設的現狀和問題

1.沒有認識到高校檔案管理信息化建設重要性，管理觀念落后。目前，很多高校領導在高校管理的思想上依然很保守，甚至有些安于現狀并沒有根據現代化高校檔案管理需求積極地推進高校檔案管理信息化建設。在他們的觀念里，并沒有將檔案信息當成是一種信息資源而是簡單地認為檔案管理只是將學校、教師和學生的一些信息和資料進行簡單地整理、歸檔存放而已。出現這種現象的主要原因是他們并沒有意識到高校檔案管理信息化建設對于學校管理的重要作用以及對于教師調動和學生今后步入社會的重大影響。這種做法嚴重影響了高校檔案管理信息化建設的發展，使得檔案信息中的寶貴資源無法發揮出它應有的作用。如果高校領導對檔案管理信息化建設都不加以重視，那就跟不用說檔案管理人員了。

2.檔案管理人員素質偏低，專業水平不高。受上面所提到的高校領導觀念的影響，他們并不注重高校檔案管理信息化建設，以至于現在的大多數高校中并沒有一支進行檔案管理的專業化的隊伍。目前，在高校中擔任檔案管理的人員大多數只是兼職而已，他們并沒有經過專業的技能培訓。另外，由于歷史的原因，現在的檔案管理人員主要是一些年齡較大的老教師，這就出現了高校中的既懂得檔案管理又能夠熟練應用計算機的復合型人才匱乏的現象，使得高校檔案管理信息化建設嚴重滯后。

3.資金投入不足，基礎設施建設和技術落后。進行高校檔案管理信息化建設，用到的主要工具就是計算機和互聯網絡。而教學和科研是很多高校將經費大部門投入的地方，投入到檔案管理信息化建設上的經費十分有限。大多數高校只是簡單地配備了計算機，但這是遠遠不夠的。現今的社會尤其是涉及到互聯網，更新換代是非常迅速的。在高校進行檔案管理信息化的過程中，必須要對計算機和互聯網進行日常的維護、升級，保證檔案信息與社會發展相對接。否則，檔案信息的過時不但不利于信息資源的利用反而制約了檔案信息化的建設。由于資金投入不足，基礎設施建設和技術落后還會造成各個高校之間網絡接口不統一，致使很多高校之間都是自立門戶，無法使高校與高校之間形成一個整體的網絡，并沒有發揮出檔案信息資源共享的作用。

4.網絡安全隱患。雖然現代化信息技術的發展給我們的工作、生活和學習提供了很多的便利，但有一種尷尬的事情也隨之而來，那就是保密信息的泄露。這是網絡所具有的雙面性，一方面網絡上資源的公開讓我們能夠資源共享，另一方面也正是由于網絡的公開性使得我們的一些保密信息也更容易被公開。而由于檔案信息的特殊性，做好檔案信息的合理開放和嚴格保密工作的相協調成為在進行檔案管理信息化建設中所遇到的一個難題。怎樣能夠保證檔案信息不被網絡黑客、病毒等入侵、破壞、惡意泄露，是我們在檔案管理信息化建設中急需解決的問題。

四、高校檔案管理信息化建設的策略和建議

1.強化高校領導和檔案管理者檔案管理信息化的思想意識。思想發生于行為之前，如果我們想要推進高校檔案管理信息化的快速建設，首先要做的就是要強化檔案管理信息化建設意識，讓高校領導和檔案管理者充分認識到檔案管理信息化的重要性。只有讓高校領導打破傳統檔案管理理念的束縛，能夠以發展的眼光去看待、接受檔案管理信息化建設，才能真正推進檔案管理信息化建設在高校的快速發展。因為只有高校領導從思想上重視檔案管理信息化建設才能更好地合理分配給檔案管理人力、物力，從而為高校檔案管理信息化建設提供可靠的保障。因此，我們要加強高校檔案管理信息化建設的大力宣傳，強化高校領導和檔案管理者檔案管理信息化的思想意識。

2.加強專業化檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員專業素質。高校檔案管理信息化建設和檔案管理人員有著直接的關系，檔案管理人員素質的優劣直接影響著檔案管理信息化水平的高低。對于高校這個特殊的地方，第一，應該吸納有著良好的檔案管理素質的優秀人才；第二，對現有的高校檔案管理人員進行優化，組織定期培訓、專題講座等，通過這些方式來提升檔案管理人員的專業水平；第三，對高校管理人員機構進行優化，加強對高校檔案管理人員的業務考核，采用競聘上崗，提高整個高校檔案管理機構的專業水平。

3.增加高校檔案管理信息化建設的資金投入，增強基礎設施建設。高校檔案管理信息化建設應用的核心工具是計算機網絡，并且還有與之配套的其他輔助設施較多，再加上平時的維護、升級的費用，這對于高校而言這無疑是一項較大的開支。充足的經費是推動高校檔案管理信息化建設的物質基礎，這是必須要保證的一方面。對于高校而言，資金的來源主要可以從以下三個方面入手：一是向政府有關部門說明當下學校的資金情況和檔案管理信息化建設的情況，申請政府的資金支持；二是優化學校資金的分配體制，減少不必要的開支，來增加檔案管理信息化建設的資金投入；三是學?？梢酝ㄟ^自籌的形式來彌補檔案管理信息化建設的資金缺口。通過這幾種方式使得高校檔案管理信息化建設的資金得到保證。

4.完善檔案信息的安全保障措施。高校的檔案信息作為一種重要的信息資源，必須要對其保密性采取相應有效的安全保障措施。否則，一旦泄露無論是對學校還是對教師和學生都會造成嚴重的后果。對于檔案信息的安全保障，我們可以從以下三方面展開工作：第一，針對高校內部，加強檔案管理人員的安全培訓，杜絕非法操作；第二，加強對網絡系統的維護；第三，可以向政府有關部門申請完善相應的法律法規，加強監管力度，一旦出現泄漏檔案信息的情況必須進行嚴懲。

參考文獻：

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