民辦高校行政管理部門績效管理存在的問題及改進措施

摘 要：通過對民辦高校中層管理的訪談，發現民辦高校行政管理部門績效管理存在一定的問題，并進行原因分析，從而提出了構建和優化了民辦高校行政管理部門績效管理體系所需要的運行保障措施。

關鍵詞：民辦高校 績效管理 行政管理部門

績效是指工作任務在熟練程度、質量水平及效率高低等方面的情況；對于員工而言，績效是指上級和同事對自己工作狀況的評價。

影響績效的主要因素有員工工作能力、外部環境、內部條件以及激勵效應。員工工作能力是指員工所具有的核心能力，是內在的因素，經過培訓和訓練是可以提高的；外部環境是指組織和個人所必須面臨的，但是又無法改變的因素，是客觀因素，是無法控制的；內部條件是指組織和個人進行工作時所需要的各種資源，是客觀因素，但是內部條件在一定程度上能夠改變；激勵效應是指組織和個人為實現組織目標而工作的主動性、積極性，是主觀因素。

績效管理是人力資源管理的核心，是提高工作人員工作水平和工作績效的有效管理方法，行政管理人員的績效評價是提高行政人員工作效率和實現管理職能的有效手段。在民辦高校的管理中，建立科學合理的績效管理體制和制定完善的績效考核方法，對民辦高校行政管理部門及行政管理人員提高工作效率和工作質量有著極其重要的作用，這對提高高校整體的管理水平和高校的綜合實力，提升辦學質量，都有著長遠的意義；對于行政管理部門來說，它能提高部門的績效水平，也能激發人員工作的積極性和創造性。因此，在民辦高校面臨戰略轉型及外部的激烈競爭時，為了適應當代教育改革的發展要求，對民辦高校行政管理部門績效管理進行研究，在戰略目標的基礎上，探索出一條區別于公辦高校和符合自身發展的績效管理體系，全面提高行政管理人員的管理能力和工作績效，是提高民辦高校教學質量和綜合競爭力的關鍵。

一、民辦高校行政管理部門績效管理存在的問題

選取陜西具有代表性的民辦普通本科院校，通過對民辦高校行政管理部門中層領導的訪談，發現績效管理存在一下問題：

1.目標分解方面存在問題。績效考核指標的設定是在學院戰略目標分解的基礎上建立的，學院層面的績效考核指標與學院戰略目標結合緊密，但是行政管理部門績效考核指標的設定隨機性較大，目標分解的科學性差。

2.績效考核方面存在問題。一是考核指標不明確，難以量化。選擇和確定什么樣的績效指標是績效考核中一個重要且比較困難的一個問題，指標設置不合理，考核評定時容易出錯。二是考核指標權重設定不科學?？己酥笜嗽O定時主觀臆斷占主要，沒有選用科學的統計分析方法，權重易受到主觀因素的影響，導致權重系數與實際偏差較大。三是沒有詳細的指標評定方法?？己酥笜嗽u定方法不科學，不同的數據類型應該采用不同的統計計算方法，這樣才能保證評分更加準確。四是績效考核內容不全面，只重視部門工作的完成情況。對部門績效指標的考核和對部門領導的績效考核分開獨立的進行考核，應該將其作為一個整體的兩個分部同時進行考核，這樣才能保證考核內容的全面。

3.績效反饋方面存在問題。大部分行政管理部門將考核的目的理解為統計考核，只重視考評的結果，而忽略績效改進的目的是為了目標的實現；考核結束后，只是簡單的告知考核對象結果，甚至有的只是在一定范圍內公布考核結果或者直接不告知，并且也不能有效地與考核對象進行溝通，指出其問題所在，被考核者不清楚工作中究竟存在哪些問題、產生這些問題的原因以及今后需要改進的地方等，這樣的績效考核起不到提高績效水平的作用。

4.績效考核結果運用存在問題。績效考核結果運用比較單一，作為計算年終獎金的依據，沒有運用到工資調整中，沒有起到激勵作用。

二、民辦高校行政管理部門績效管理問題的原因分析

針對存在的問題，深入分析其原因，歸納為以下幾點：

1.學院領導重視程度不夠。許多行政部門的領導和管理人員認為績效管理是人事部門的事情，沒有認識到績效管理是一個系統，涉及到學院的每一個部門，每個人員都應該參與其中。領導的重視和支持是學院績效管理有效實施的關鍵。如果學院管理者不夠重視，行政部門績效管理系統將舉步維艱，難以實施，從而導致失敗。如果學院管理者重視績效管理，他會時刻關注績效管理的實施過程，一旦發現問題，能夠及時解決問題，并且可以給予指導，從而使績效管理得以正常運行。

2.績效指標設計缺乏科學性。在績效指標設計環節，只考慮部門工作績效指標，沒有考慮本部門學習成長、部門協同滿意度等指標，并且不能清楚的界定績效指標的類型，導致績效指標設計科學性差。績效指標設計是績效管理的重要環節，在設計績效指標時，不僅要重視工作績效指標，還要考慮保證工作績效指標順利完成的其他指標：本部門的學習成長方面、服務對象及財務等方面的相關指標；在績效指標權重設計時，應該采用科學的統計分析法——層次分析法對權重進行科學的設計。

3.績效管理機制不健全。績效管理過程是一個循環的過程，沒有健全的機制，就會導致績效管理在實施過程中出現大量的問題。績效溝通和績效反饋是績效管理中的重要環節，這一環節的實施，必須要有良好的機制支持，這樣才能保證績效溝通和績效反饋的有效進行。

4.缺少專業的人力資源管理團隊?？冃Ч芾淼慕M織和實施，需要依靠專業的人力資源管理團隊來進行。專業的人力資源管理團隊，能夠掌握和控制好績效管理實施的各個環節，使指標設計更加科學，考核周期和考核主體更加合理；可以對考評者進行專業的培訓和指導，這樣更有利于績效管理的有效實施。

三、民辦高?？冃Ч芾眢w系保障措施

通過對民辦高校績效管理存在的問題及原因進行分析，為了確?？冃Ч芾硇兄行В枰獌韧獠織l件的支持和保障，其中有一些是必不可少的。

1.建立績效管理組織機構。成立由學院院長直接領導的學院戰略管理辦公室以及以院長或副院長為核心，由人事處、財務處、招生辦、教務處、學生工作處、戰略辦公室等核心部門領導或核心員工為主要成員組成績效薪酬委員會。戰略管理辦公室主要負責將組織的戰略制定和戰略執行協調起來，制定學院的中長期戰略規劃，進行戰略執行及評估，改善學院日常運營中的管理及優化咨詢項目；績效薪酬委員會的主要職責：負責將學院的總目標分解到各個教學部門和職能處室；跟蹤和檢查教學部門和職能處室目標完成情況；設置考核指標；組織和實施績效考核；分析考核結果。各個職能處室及教學部門的績效管理領導小組負責本部門的績效管理工作，包括目標分解、指標設置、績效考核、結果反饋及應用等方面。

2.樹立科學的績效管理理念。要建立科學的績效管理系統，需要科學的理念進行指導，以及戰略指引與文化支持?？冃Ч芾聿皇呛唵蔚目冃Э己?，績效管理是一個循環的過程，實施績效管理，需要清楚的認識和了解績效管理理論?？茖W的績效管理理念，是使績效管理得以實施的前提。

績效考核的主要目的是為了完成組織的目標、發現員工工作的短處，從而使員工及時改進、提高；提升承擔績效考核工作管理者的現代管理者意識、素質和能力，真正使學院行政部門各管理者在所有管理活動中發揮推動作用。

3.建立健全績效反饋機制。以績效溝通為基礎的績效評價是績效管理的核心環節?？冃гu價是通過崗位管理人員或與崗位相關聯人員與崗位員工之間進行有效的雙向或多向溝通，依據考核標準和實際工作完成情況的相關資料，在分析和判斷基礎的上形成考核結果，并將結果反饋給員工的一種工作制度?？冃гu價需要預先建立健全績效反饋機制，如果有些員工對自己所得到的績效考核結果持有不同意見，可以在一定時間內通過該程序將分歧解決。

建立和完善績效反饋機制，為員工提供良好的反饋平臺，使有異議的員工能夠有平臺進行申訴。因此，建立健全績效反饋機制，保證及時解決問題，使員工相信績效管理不是紙上談兵，績效管理已經落到實處，從而促使員工工作改進和業績提高，激勵員工業績持續增長，并最終實現組織戰略目標。

4.保證績效溝通的有效實施。績效溝通貫穿于績效管理的整個過程，學院的高層領導、中層管理人員及科室領導在績效管理實施過程中就績效問題必須與下級人員持續不斷的進行交流和溝通，及時了解績效中存在的問題，對下級進行指導。通過溝通，可以使考核者和被考核者之間就績效目標和績效考核標準達成共識，從而使被考核者積極地參與到績效考核工作中。

對于管理人員來說，績效溝通有以下的意義：（1）幫助下級人員提升工作能力；（2）及時掌握員工的工作情況，發現問題及時解決，確保工作方向和工作結果的正確；（3）客觀的評價員工的工作業績；（4）提高員工的工作積極性和滿意度。對于普通行政人員來說，通過績效溝通，可以發現自身的不足和短處，確立改進的方向和重點。無論是對于管理人員還是普通的行政人員，績效溝通的重要性顯而易見，有效地溝通時行政績效管理有效運作的前提?？冃贤ǖ挠行嵤┦强冃Ч芾眄樌M行的保障，要加強績效溝通的雙向性和有效性。通過有效地績效溝通，可以使績效管理過程變成一個多贏的過程。

5.建設績效管理信息系統。隨著網絡信息的迅速發展，民辦高校的日常管理開始使用信息化系統，可以有效地處理各類日常事務，節約事務處理時間，提高工作效率。人力資源管理工作會產生大量的信息，涉及信息的處理和儲存問題，這都需要建立一個基于信息網絡的管理系統?？冃Чぷ饕彩侨唛L繁雜的，運用信息網絡系統處理，可以有效地縮短處理時間，及時解決問題。目前，民辦高校已經開始使用教職工網上管理系統，使用該系統可以有效地查詢員工的信息和工資發放等情況，但是該系統不能作為基礎信息庫，績效管理信息系統可以記錄日常的工作和事件，也可以作為獲取信息的一種渠道，所以需要建立一個完整績效管理信息系統。

建立基于信息網絡的績效管理系統，在設計上需要注意以下幾點：（1）系統針對性強，界面清楚，流程清晰，操作簡單；（2）系統自動化程度高，人為因素較少；（3）信息查找方便，利于信息處理。

績效管理信息系統包含的功能：（1）建立員工基礎信息并及時更新；（2）記錄工作進展情況；（3）記錄月度考核信息；（4）記錄績效溝通內容；（5）查詢績效考評結果；（6）績效反饋及績效申訴的平臺。

績效管理信息系統的建立，必須著眼于未來，實現對指標庫的動態管理、考核數據的收集和管理、考核得分的管理等功能。因此，開發和建設績效管理系統是必經之路。

高等教育體制改革已在全國范圍內開始推行，民辦高校面臨著艱巨的任務，民辦高校內部體制改革迫在眉睫，作為制度改革的一種創新，績效管理正在逐步的被多數人認同，在民辦高校內部管理中逐漸得到運用。但是目前在民辦高校中推行績效管理還處于探索階段，對民辦高校績效管理的研究也是探索，還有許多方面都需要深入的研究，而文中闡述的問題都是急需解決的問題。

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