談新時期如何做好國企辦公室行政管理工作

摘 要：隨著我國經濟的飛速發展，社會主義市場經濟模式之下，政府為了鼓勵企業發展，放松了許多限制，體現在國營企業中就是給予了國企更多自由。國有企業辦公室工作的內容復雜多樣，多元并進的經營發展模式是當前國企經營中飽受歡迎的一種模式，該模式的存在增加了辦公室工作管理的難度，如何做好新時期的國企辦公室行政管理工作也成為了社會中廣受關注的問題。當前精細化管理是辦公室工作的一個發展趨勢，無論是在私營企業、合資企業的辦公室辦公中都得到了應用，要想提高國有企業辦公室工作辦公效率，就需要我們從精細化管理方向入手。結合當前國企辦公室行政管理實際辦公中面臨的一些問題，提出了具體的國企辦公室行政管理工作改革方案。

關鍵詞：國企辦公室 行政管理 精細化

一、引言

伴隨著我國經濟的日益繁榮和現代化的企業管理體制的不斷完善與發展，辦公室行政管理工作作為一個保證企業事業單位正常運轉的綜合、全面的辦事機構理所當然在新時期的辦公室改革工作中被推到了風口浪尖。國企作為各大企業中的領頭羊，工作繁多，更應該對不同部門之間的合作加以精細化管理，明確各部門職能，協調各部門之間的聯系。新時期的國企辦公室行政方面存在很多問題，主要包括：國企辦公室行政效率低、行政管理人員素質低，懈怠工作、紙質文檔保存不規范，文獻資料整理任務量重等，根據國企辦公室的辦公現狀，提出了國企辦公室行政管理的改革方向。

二、新時期國企辦公室行政管理現狀

1.國企辦公室行政效率低。近年來，國企在經濟上的發展有目共睹，為我國經濟的發展做出了巨大的貢獻，但是目前國有企業行政管理制度存在著很多的問題，主要表現為國有企業辦公室行政效率低下，嚴重限制了國有企業的發展。造成國有企業辦公室行政管理效率較低的主要原因有兩個：一是由于缺乏規章體系的建立，崗位職責不明確造成的辦公流程復雜化，二是由于忽視規章制度建立，完全憑自己的主觀意愿開展工作。企業沒有完整可依的規章制度，工作沒有具體流程解釋，導致實際辦公中，崗位職責不明確，使辦公程序復雜化。國企之中官僚主義風氣盛行，一些領導往往忽視公司的本身實際需求，追求形式主義，導致公司員工對待工作積極性下降，辦公室行政管理工作效率低。

2.行政管理人員素質低，懈怠工作。國企辦公室行政管理工作特殊性，對辦公室職員的素質提出了極高的要求。國有企業中，公司職員應該努力樹立兩個學習意識，不斷提升自身素質增強服務水平。樹立理論學習意識，加強政治學習，我們不難注意到在政府公務員考試中，政治考試分數占比非常重要，因此對于國企辦公室職員的理論素質學習應該有一個嚴格的標準，注重馬克思主義、列寧主義、毛澤東思想的灌輸。樹立業務學習意識，國企辦公室行政管理的出發點是為人民服務，由于許多國企辦公室的行政管理人員業務素質較低，并沒有落實到位，因此積極加強辦公室職員對于國企內部工作的了解，及時與其他部門進行親密無間的溝通，是我們當前應該給予關注的。當前由于行政管理人員素質低下，對工作積極性不高導致了平時工作的懈怠情況，在業務實際操作中給人們留下了不好的印象，影響了國企的形象。

3.紙質文檔保存不規范，文獻資料整理任務量重。辦公室的文檔管理是辦公室工作中重要的一環，許多工作內容以及文件最終都會以紙質文檔的形式下達或保存，然后入庫管理。國企作為國有的大型企業，保存文檔資料是日常工作中必不可少的一環，國企中多設立檔案室單獨保管文件。然而在實際的國企辦公室文檔保存中，我們發現，國企的文檔管理工作存在極大的紕漏，檔案室的建立也多為了應付檢查，而沒有真正的物盡其用。紙質文檔應該按工作部門以及文檔內容分類保管，裝盒后在顯著地方標記，以便日后查閱。在辦公室工作中，文檔資料管理工作的任務量非常大，因此需要及時分類、清理以免造成混亂，尋求新的管理辦法來改善文檔資料混亂的現狀，而檔案員卻往往被認為是輕松的工作，可見其在工作中的怠慢程度。

三、國企辦公室行政管理的改革方向

1.明確崗位職責，簡化辦公流程。我們發現：國企多是國家支持下的大型企業，根據業務領域的不同，開設不同數量的辦公部門，由于辦公室工作的細節相對繁雜，在具體實施的過程中，體現出了辦公流程繁復、費時這樣的工作情況。近年來，辦公室的行政管理重點向精細化的辦公室工作轉變，精細化管理作為一種現代化工作理念的體現，能夠提高辦公室行政管理的效率，最大化地節約辦公管理成本。在精細化管理理念的指導下，我們應該注意的是明確崗位職責，盡可能的簡化辦公流程，縮短辦公時間，盡可能為更多的人服務。在科學、合理的管理制度指導下，對不同辦公室管理的業務進行明確劃分、避免出現問題使各個部門之間相互推卸責任，也能夠保障工作細節處理到位，還能夠最大化提高工作的效率。

2.建立健全的管理制度，提高行政管理人員素質。辦公室工作人員的素質水平直接關系到各項工作的落實情況，由于當今的國企辦公人員選拔多以公務員的形式進行，在這個過程中，選拔多根據筆試成績進行，再后來的面試環節中放松了選拔標準，因此造成了辦公室職員的理論知識充足，但實際操作能力差。因為國企辦公部門多而復雜，因此相關的行政管理人員應該向全方位的人才發展，對各個領域都有所了解，才能更好的為人民服務。建立健全的管理制度，注重明確的崗位職責制度建立，在改善企業辦公人員的選拔標準后，注重辦公室工作人員的實際工作能力以及在日常辦公中所得到的提高。崗前的實際工作技能培訓非常重要，可以讓辦公室行政管理人員提前一步了解日常辦公，提高責任感和對辦公設備的了解，以便日后工作中能夠熟練使用辦公設備，以飽滿的工作熱情為人民服務。

3.信息化技術在辦公室行政管理中的應用。隨著經濟快速發展隨之而來的是市場經濟下企業間競爭的加劇，信息化技術的出現加速了企業的發展和競爭力，因此企業對信息化技術的依賴度也越來越高。在國企辦公室的行政管理工作中，不同于以往的是信息化管理系統的應用程度越來越高，這在新時期的國企辦公室行政改革工作中形成了壓倒性的優勢。不同于傳統的辦公方法，建立企業內部的管理信息系統，提高行政組織結構的靈活性和有效性。企業決策者可以從多方位有效掌握信息，根據市場需求，靈活應變。對于分支的子公司、分公司的經營情況也可以通過公司內部的管理信息系統直接了解，提高了行政效率，簡化了辦公流程。在前文所提到的文檔管理工作中，可以建立電子數據庫，存儲歷年工作資料，方便查找文獻，也能夠提高文檔管理的效率減輕檔案管理的壓力。

四、結語

綜上所述，我國經濟的快速發展給國企帶來了極大的繁榮，在企業營業額得到極大增長的背后是辦公效率的不匹配，因此新時期對國企辦公室的行政管理工作的改革工作尤為重要。國企辦公室工作實行精細化管理是現代企業發展的必然趨勢，本研究針對當前國企在辦公室行政管理中所變現出來的不足結合精細化管理現代企業理念做指導，提出了明確崗位職責，簡化辦公流程、建立健全的管理制度，提高行政管理人員素質，加大信息化技術在辦公室行政管理中的應用程度等科學性的建議，希望能夠為新時期的國企辦公工作改革做出一定的貢獻。雖然建議均來源于筆者多年的國企辦公室工作經驗，但尚未經過實踐檢驗，難免存在疏漏之處，敬請各位老師學者指導、指出不足之處。

參考文獻：

[1]彭國甫. 回顧與展望：發展中的中國行政管理學. 湘潭大學學報（哲學社會科學版）， 1999， Vol.23： 19-21.

[2]李偉民.實施精細化管理提高企業質量標準化水平[C]//第七次煤炭科學技術大會文集（上冊）.2011.