醫(yī)院物資管理APP系統(tǒng)在采購訂單與供應(yīng)商交互中的應(yīng)用

黃志君

摘 要 隨著醫(yī)院信息化管理建設(shè)的發(fā)展和深入，醫(yī)院物資管理系統(tǒng)在醫(yī)院信息系統(tǒng)中的作用越來越重要。大多數(shù)醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了物資在醫(yī)院內(nèi)部的流轉(zhuǎn)跟蹤，但是在采購訂單在醫(yī)院物資管理系統(tǒng)內(nèi)生成之后，如何與供應(yīng)商交互，這一環(huán)節(jié)比較難以處理。采用網(wǎng)站或者APP的形式，很好的解決了這段流程，實(shí)現(xiàn)了物資管理系統(tǒng)的閉環(huán)管理。

【關(guān)鍵詞】閉環(huán)管理 采購訂單 物資管理系統(tǒng)

1 前言

隨著醫(yī)改的深入，藥品加成已經(jīng)取消，傳統(tǒng)以藥養(yǎng)醫(yī)的醫(yī)院應(yīng)收方式逐漸不可行，另一方面醫(yī)院等級評審又對耗材管理有更嚴(yán)格的要求，要求對產(chǎn)品進(jìn)行資質(zhì)、效期管理，并能做到使用追溯，這些新的要求在傳統(tǒng)管理模式下已經(jīng)無法實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院物流管理系統(tǒng)主要包含：物資平臺(tái)、條形碼設(shè)置、資質(zhì)管理、采購管理、庫存管理、多級庫管理、高值耗材管理、供應(yīng)室消毒包管理以及報(bào)表管理等九大部分。如圖1所示。

目前，大多數(shù)醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了物流管理系統(tǒng)的基本功能，但是在采購訂單跟供貨商之間的交接上，即如何將已經(jīng)生成好的采購訂單發(fā)送給供貨商，供貨商收到訂單如何處理，處理完之后生成發(fā)貨單如何進(jìn)入物流管理系統(tǒng)這段流程上，沒有很好的解決。以我們醫(yī)院的一些經(jīng)驗(yàn)，拋磚引玉，提供一些淺陋的意見。

2 解決流程曾經(jīng)用過的幾種方法及優(yōu)缺點(diǎn)

2.1 原始方法

流程：采購訂單生成之后，由醫(yī)院采購中心的采購員打電話或者發(fā)郵件給供貨商，供貨商收到清單以后，按照清單上的物品進(jìn)行備貨，然后送到醫(yī)院采購中心。采購中心庫管員再按照發(fā)貨單上的信息進(jìn)行錄入。

最初的流程就是采用這種方法，缺點(diǎn)很多：

（1）需要采購員來跟供貨商進(jìn)行聯(lián)系，工作任務(wù)重。

（2）打電話或者發(fā)郵件，容易造成供貨商理解不清，發(fā)錯(cuò)物品。

（3）高值和介入物品必須需要條碼，其他一些需要條碼管理的物品也存在需要條碼的情況，這些都由采購中心庫管員錄入，大大增加了工作量和錯(cuò)誤率。

（4）采購員無法跟蹤到供貨商是否供貨等詳細(xì)情況。

2.2 通過預(yù)入庫方法

采購訂單生成之后，由醫(yī)院采購中心的采購員打電話或者發(fā)郵件給供貨商，供貨商收到清單以后，按照清單上的物品進(jìn)行備貨，然后根據(jù)醫(yī)院提供的模板做成統(tǒng)一格式的電子發(fā)貨單發(fā)送給采購中心庫管員，庫管員將電子發(fā)貨單導(dǎo)入到系統(tǒng)中，生成入庫單，然后由庫管員或供貨商對條碼管理的物品進(jìn)行條碼驗(yàn)證，驗(yàn)證完成之后通過審核即可。

改進(jìn)之后的流程。優(yōu)點(diǎn)是：入庫單主要由供貨商制成的電子發(fā)貨單生成，電子發(fā)貨單上附帶了物品的條碼，物資編碼，品名，數(shù)量等信息，庫管員只要直接導(dǎo)入就可以了，大大減輕了庫管員的工作，直接就可以生成入庫單。缺點(diǎn)是：

（1）采購訂單仍舊需要采購員來跟供貨商進(jìn)行聯(lián)系。

（2）仍舊會(huì)造成供貨商的理解錯(cuò)誤。

（3）采購員仍然無法跟蹤供貨商供貨情況。

（4）供貨商雖然按照模板操作，但是做的電子發(fā)貨單會(huì)存在錯(cuò)誤，導(dǎo)致無法入庫的情況。

2.3 通過網(wǎng)站或者APP方法

采購訂單生成之后，直接發(fā)送到醫(yī)院的物流網(wǎng)站或者APP，并短信或微信提醒供貨商，供貨商登錄網(wǎng)站或者APP以后，按照網(wǎng)站或app上的物品進(jìn)行備貨，然后直接在APP或者網(wǎng)站上操作，生成電子發(fā)貨單，然后由網(wǎng)站或者APP自動(dòng)導(dǎo)入到物流管理系統(tǒng)。采購員可以實(shí)時(shí)追蹤供貨商供貨情況。

目前采用的流程。優(yōu)點(diǎn)是：解決了前面2種方法的缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了和醫(yī)院內(nèi)部的物流管理系統(tǒng)的無縫對接，并且可以對供貨商供貨情況進(jìn)行評價(jià)。

3 效果評價(jià)

3.1 提高工作效率，降低出錯(cuò)概率

（1）以往都是供貨商提供紙質(zhì)的發(fā)貨單，然后由采購中心的庫管員進(jìn)行錄入，不僅庫管員造成較大的工作量，而且很容易發(fā)生錯(cuò)誤，遺漏，非常不方便。采用最新流程之后，采購單都是網(wǎng)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)，供貨商做了以前庫管員的工作，提高了工作效率，減少差錯(cuò)和遺漏的發(fā)生，使庫管員有更多的精力和時(shí)間投入到驗(yàn)收審核工作當(dāng)中。

（2）以往采購訂單都是由采購員電話聯(lián)系供貨商，難免發(fā)生錯(cuò)誤。采用最新流程之后，采購訂單直接由系統(tǒng)生成之后發(fā)送到APP或網(wǎng)站上，避免了錯(cuò)誤的發(fā)生，采購員只是進(jìn)行審核，大大減輕了采購員的工作，提高采購效率。

3.2 方便采購員了解供貨商供貨實(shí)時(shí)情況，對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)

網(wǎng)上采購之后，我們可以對供貨商進(jìn)行評價(jià)。采購訂單發(fā)出之后，根據(jù)供貨商的供貨情況進(jìn)行評價(jià)分析。例如分析供應(yīng)商的到貨及時(shí)率，合格率和退貨率等，既有貨比三家的進(jìn)行橫向評估，又有價(jià)格趨勢的縱向評估，不斷提升采購電子化的應(yīng)用等級。

3.3 實(shí)現(xiàn)物流管理系統(tǒng)的閉環(huán)管理

好多醫(yī)院雖然在物資內(nèi)部管理上實(shí)現(xiàn)全程跟蹤，但缺乏采購訂單與供貨商交互之間的管理，使采購訂單無法實(shí)現(xiàn)跟蹤，無法實(shí)現(xiàn)整個(gè)物資管理系統(tǒng)的閉環(huán)管理。加入這一環(huán)節(jié)之后，整個(gè)物資管理系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理。物資管理系統(tǒng)——》生成采購訂單——》供貨商——》入庫這一流程上就形成了閉環(huán)，提高了物資管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性。

綜上所述，采用新的流程，采購訂單通過網(wǎng)站的形式或者APP形式傳遞給供貨商，使得供貨商能及時(shí)得到訂單信息，然后從網(wǎng)上進(jìn)行操作形成發(fā)貨單，進(jìn)而進(jìn)入物資管理系統(tǒng)形成出庫單，大大減輕了采購中心工作人員的工作量，實(shí)現(xiàn)了物資管理系統(tǒng)的閉環(huán)管理，提高了物資管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性，使采購訂單與供貨商進(jìn)行了比較友好的交互。

參考文獻(xiàn)

[1]景韶東，張婷.醫(yī)院物資管理中存在的問題及對策[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013（30）.