檔案業務外包中管理機構與服務機構的角色定位探究

沈東芳+聶二輝

摘要：隨著檔案外包服務日臻完善、服務地位趨于認可、檔案人才加速流入，檔案業務外包成為一大趨勢。處于需求方和供給方的檔案管理機構與檔案服務機構，面臨著強弱勢轉換、主被動周旋及監理欠缺的困境，需要明確二者角色定位，即從利益相關到利益一體，從標準局外人到標準制定者，從監理欠缺到聯合監理。

關鍵詞：檔案業務外包檔案管理機構檔案服務機構

2014年，中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出：“規范并支持檔案中介機構、專業機構參與檔案事務。”在此推動下，檔案管理機構外包檔案業務得到了長足發展。在檔案業務外包漸成主流的大背景下，明確檔案管理機構和檔案服務機構的角色定位，有利于行業的健康和有序發展。需要說明的是，當前檔案中介機構并非真正意義上的檔案中介機構，應為“檔案服務機構”。[1]（鑒于諸多關于檔案服務機構的研究內容多以檔案中介機構為名，故本文中引用的部分文獻沿用檔案中介機構的名稱。）

一、檔案業務外包漸成主流

20世紀90年代末，全國僅有100多所檔案中介機構。然而，截至2015年11月，全國各級工商行政管理局備案登記的檔案中介機構就有640多個。[2]檔案服務機構數量的增加意味著越來越多的檔案管理機構不斷將自身的檔案業務外包出去，除了民營檔案服務機構逐漸占據主導地位外，外資型檔案服務機構也陸續進駐國內。縱觀整個檔案業務外包的內外部環境，可以發現檔案業務外包逐漸成為發展主流。

（一）外包服務日臻完善

檔案業務外包服務的逐漸完善主要體現在兩個方面：一是檔案服務機構的業務范圍不斷擴展。現階段，檔案服務機構的業務范圍包括檔案寄存、檔案整理、檔案數字化、檔案管理咨詢和檔案開發利用，[3]逐步形成以檔案為核心的服務體系。二是單一檔案服務機構的業務范圍開始涵蓋檔案管理的全流程，能夠提供檔案從保管到利用的一站式服務，對檔案管理機構而言，這種一站式服務有利于更好地發揮檔案價值。

（二）服務地位趨于認可

檔案管理機構在業務外包后，能夠對檔案管理機構產生積極的反饋，既能夠對當前服務表示認可，又會引薦給直屬或橫向關聯單位，擴大檔案服務機構的業務范疇，推動檔案服務機構的壯大。當檔案服務機構獲得客戶認可后，將更利于其規模擴大和業務拓展，帶動整個行業的進步。

（三）檔案人才加速流入

檔案服務機構的人員構成較為復雜，素質參差不齊。對于成熟的檔案服務機構而言，人員構成理應存在高中低的層次，不同層次的人員又會匹配到相應的業務環節。據此，不能簡單地認為檔案服務機構人員素質普遍較低。隨著檔案服務機構的發展速度加快，無論是薪酬水平，還是職業通道，都越來越具有競爭力，這對高素質人才的吸引力越來越強，將促進檔案專業人員的迅速涌入。

二、檔案業務外包中管理機構和服務機構的困境

整個檔案業務外包過程中，檔案管理機構和檔案服務機構分別扮演著需求方和供給方的角色。檔案業務外包也是一種買賣的關系，同樣也會出現失衡狀態，但又表現出特殊性。買賣達成之前，檔案管理機構擁有買或者不賣的絕對話語權，檔案服務機構會主動尋求自身改變；買賣達成之后，檔案管理機構容易產生系統依賴，隨著時間推移逐漸變得弱勢，檔案服務機構主動改善的積極性會有所喪失，會被動地應對檔案管理機構的需求。在整個買賣過程中，監理機構缺乏有效的監管和約束，這些都不利于供給雙方角色的明確和檔案業務外包的發展。

（一）需求方的強弱勢轉換

對于產品而言，如果不是必備品，而買家又能夠負擔得起，那么買家就可以根據自身需要決定買或者不買，在這種情況下，其基本處于主導地位。檔案業務外包就處于這樣的狀況，對于檔案管理機構而言，它包括交易前的強弱勢交叉和交易后的相對弱勢。

交易前的強勢較易理解，買方掌握買或者不買的絕對主動權，特別是在買或者不買都不會對業務造成較大沖擊和影響的情況下。同時也存在交易前的強弱勢交叉的情況，即雖然檔案管理機構面臨著買或者不買的絕對話語權，但是也隱含著購買時缺乏選擇的弱勢。當檔案業務外包服務較為緊缺時，一旦檔案管理機構出現外部行政命令或內部領導強壓的情況，就會因選擇過少而處于相對弱勢的地位。這種交易前的強弱勢交叉是檔案業務外包行業起步階段的典型特征。交易后的相對弱勢是指當檔案管理機構將檔案業務外包后，容易產生對檔案管理系統的依賴，一旦后期維護費用出現問題，檔案管理機構就有可能癱瘓。此外，由于檔案管理機構人員的流動，可能出現新人無法判定整理后的檔案是否達到國家或省市標準，容易被檔案服務機構所遏制并處于相對弱勢地位。

（二）供給方的主被動周旋

面對檔案管理機構的一項或多項需求，檔案服務機構作為供給方會主動向檔案服務機構提供服務。檔案服務機構的主動服務需要檔案管理機構不斷投入資金，而現階段的檔案業務外包，大體上前期階段資金充裕，后期較為短缺。從這個角度上說，檔案服務機構在前期表現積極，主動為檔案管理機構解決系統、數字化等遇到的各種問題，優化自身服務。后期由于資金投入的減少，檔案服務機構比較被動，使得檔案系統功能得不到完全保障，對檔案管理和利用帶來負面影響。

（三）檔案業務外包的監理欠缺

現階段，檔案服務機構無法對所提供的服務進行有效監控，無法進一步提升服務質量；另一方面，檔案行政管理部門對檔案中介服務的監管只停留在備案和許可程度上，未能對檔案業務外包服務實行有效的監督和管理。[4]具體而言，檔案管理機構主要通過過程中的抽查以及結項時的驗收進行監控，但是過程中出現問題整改的情況并不多，因此不能得到檔案管理機構和檔案服務機構的足夠重視。而驗收階段，檔案管理機構并不會嚴格審查各個環節和內容，面對檔案服務機構呈現出來的最優部分，更利于驗收通過，即使對瑕疵部分提出整改，檔案服務機構也具備相當的調整能力。

三、檔案業務外包中管理機構和服務機構的角色定位

通常情況下，買家購買賣家的服務或者產品都是當次或短時間內完成，較少像檔案管理機構和檔案服務機構相互之間頻繁互動和長時間依托。因此，并不能將檔案管理機構和檔案服務機構之間的角色和關系簡單地理解為買家和賣家的角色及關系。它們之間的這種特殊角色及關系，也決定了檔案管理機構和檔案服務機構需要進一步明確角色定位。

（一）利益相關到利益一體

檔案管理機構作為檔案信息資源的管理者，對發揮檔案信息資源的價值承擔著主要責任。而檔案服務機構將最新的檔案管理系統和數字化設備運用到檔案信息資源的開發利用中，影響著檔案價值的發揮。檔案管理機構和檔案服務機構都是圍繞檔案開展各項活動的，檔案作為核心，將二者關聯。需要注意的是，只是利益相關并不能保證檔案發揮最大的社會和經濟效益，因此需要構建一種利益一體的關系，從而形成合力共同促進檔案事業的發展。檔案是檔案管理機構和檔案服務機構賴以生存的基礎，檔案管理機構和檔案服務機構所開展的數字化、開發利用等都是為了實現檔案價值。從這一角度出發，檔案管理機構和檔案服務機構需要以檔案為核心形成利益共同體。

（二）標準局外人到標準制定者

在檔案行政管理部門制定的一系列檔案標準中，很少有檔案服務機構參與，原因在于現階段的檔案服務機構規模較小、影響力不足，并且高素質檔案專業人才欠缺，這都造成了檔案服務機構在標準制定中的局外人身份。為了更好地打造檔案業務外包的一站式服務體系，檔案服務機構需要從自身入手，優化人才結構，提升檔案業務外包的專業水準，在檔案行政管理部門的指導和監督下參與有關檔案的各項標準建立過程，甚至嘗試制定某一檔案類型的外包服務標準，獲得檔案行政管理部門的認可及推廣，樹立標準參與者乃至制定者的角色。

（三）監理欠缺到聯合監理

建立有效、健全的監管機制是保證外包服務商規范服務，敦促其合法經營的重要手段，企業具體實施監督權的人員要定期對外包商的服務進行評分與考核，對外包商違反合同的行為及時發現并指正，以保證企業既定目標的順利、高效實現。[5]此外，建立聯合監理的機制更能促進檔案業務外包目標的達成。作為監理方，一般是獨立于檔案管理機構和檔案服務機構之外的第三方，但現階段并未存在此類第三方。作為過渡階段，可以實行由檔案管理機構、檔案服務機構和專家學者共同構成的聯合監理機制，定期組織座談會，以保證檔案業務外包服務的順利進行。

注釋及參考文獻：

[1]黃霄羽，朱敬敬.檔案中介機構應當正名[J].檔案學通訊，2012（5）：93-97.

[2]古淑婷.國內檔案中介機構發展探析[J].現代經濟信息，2016（8）：381-382.

[3]陳嘉男.我國檔案中介機構研究綜述[J].云南檔案， 2015（3）：45-50.

[4]張根水.檔案中介服務質量評價指標體系構建研究[J].浙江檔案，2015（2）：23-25.

[5]李梅，張小鋒.企業檔案外包服務風險分析[J].中國檔案，2014（11）：38-39.