事業單位檔案管理存在的問題和方法對策

蘇國鵬

摘 要：事業單位在檔案管理過程中，存在檔案材料收集不完整、管理制度不完善不健全、管理人員綜合能力有待加強、管理設施比較落后等問題，應根據實際情況，采取完善相關管理制度、加強檔案管理基礎設施建設、加強檔案人員隊伍建設、強化檔案管理責任主體、加大檔案管理資金投入、創新檔案管理保密工作等措施，以順應時代發展的要求。

關鍵詞：檔案管理 存在問題 方法對策

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）12（b）-0131-02

檔案管理是國家檔案事業和事業單位各項工作的有機組成部分。有效開展檔案管理工作，關系事業單位各項工作的有序實施，直接影響百姓社會權益。檔案管理存在的問題主要表現在專職人員匱乏、制度不完善不健全、軟硬件設施不達標、收集范圍不廣泛、資料不完整等，可通過加大必要的軟硬件投入、建立完善的檔案管理制度、建立人才培訓機制、利用現代網絡進行檔案管理等手段，充分挖掘出檔案資源的實際價值，提高檔案有效利用率，更好地為檔案利用者服務。

1 檔案管理存在問題

1.1 檔案材料收集不完整

一些事業單位收集的范圍重點放在文書檔案的收、發文件和重點專業的業務檔案，而很少收集實物和聲像檔案，散落存放于科室或具體經辦人手中。歸檔資料收集不全，容易遺漏有價值的檔案，導致相關日常工作無法順利開展。

1.2 管理制度不完善不健全

一些事業單位制定了較為完善的日常工作管理制度，但往往不重視制定統一嚴格的檔案管理制度和相關規范。部分業務科室工作人員沒有樹立良好的檔案保存意識，隨意丟棄日常工作中形成的有價值的文件資料，甚至在抽屜內長期擱置，導致丟失或損壞這些有保存利用價值的文件資料，使其不但不能作為檔案保存，更無法及時有效地提供高效利用。

1.3 有待提高檔案管理人員綜合能力

有的檔案管理人員沒有很好地掌握檔案管理的相關知識和技能；有的沒有接受或很少接受專門培訓，能力相對較低；更有管理人員不注重能力培養，缺乏計算機基本知識，難以達到檔案信息化的基本需求，不能高質量地完成檔案管理工作。

1.4 較為落后的檔案管理設施

事業單位往往忽視檔案管理工作，不重視添置和購買檔案管理所需要的現代化設施，設備設施相對較為落后，不能適應時代發展。主要表現為庫房簡陋、室內不適宜的微小氣候、室內堆放易燃物品；簡陋的辦公條件（沒有分開辦公室、接待室和檔案室）等。

2 事業單位檔案管理的方法對策

2.1 完善管理制度

管理制度是扎實有效開展檔案管理工作的重要基礎。要根據相關法律法規制定關于檔案管理、歸檔范圍、整理流程、分類編號方法和檔案保管期限等與本單位實際相符的管理制度，避免人為性和隨意性管理檔案現象的發生，將管理制度涵蓋于檔案收集、整理、鑒定、保管、庫房管理、信息化和利用等基本過程中。

要順應時代發展需求，建立健全電子檔案管理制度。一是電子文件標準化制度的制訂。電子檔案的收集、立卷和歸檔保存要按照既定的統一管理標準來完成。接收電子文件時，檔案管理人員要確認是否執行統一標準，還要確認是否為原始真實的電子文件信息內容。二是電子文件使用權限審核制度的制訂和完善。在設置使用級別和權限時要根據使用對象的不同來確定，注冊和登錄必須嚴格按照級別和權限來完成，不得超越級別和權限；要根據利用對象及其級別和權限的不同來拷貝和復制電子檔案；要及時收回并保存拷貝后的檔案原件。三是電子文件使用登記制度的制訂。要全程監控利用電子文件過程，為便于日后查證應同步自動生成并留存相關圖像文件。四是電子文件備份制度的制訂和完善。為確保檔案信息的完整性，要通過雙套管理模式同時提交、保存電子檔案和紙質檔案。

要組建包括分管領導、專兼職人員在內的檔案管理隊伍。為保證獲得完整、有價值的檔案信息，要推行科學管理方式，充分調動管理隊伍的積極性和能動性，保證按照既有制度規范有序地開展各項工作，以通力協作的方式在第一時間發現和解決問題。

2.2 加強檔案管理基礎設施建設

強化事業單位檔案管理必須加強基礎設施建設。主要措施包括：改造檔案庫房，更新硬件（電腦）和軟件（自動監控系統、掃描儀、網絡安全軟件、檔案管理軟件）設備，配置除濕機或空調以及檔案密集架等設備。

為改變傳統手工操作的缺陷，提高檔案管理效率。要充分利用檔案管理軟件來建立檔案信息存儲和檢索系統，輔助信息化和原始檔案的立卷、編目、檢索、統計、借閱等基本流程，做好檔案管理工作。

做好OA辦公系統與檔案管理軟件的相互銜接，實現檔案檢索、編研、保管和利用的電子化。

2.3 加強檔案人員隊伍建設

應逐步推進檔案信息化建設。這要求檔案管理人員同時具備嫻熟的專業知識以及計算機操作和管理軟件的應用技能。所以檔案管理人員要積極參加培訓學習和講座會議，不斷提高自身的綜合技能，不斷提高檔案管理技能和水平。

應培養檔案管理人員的職業道德素養和水平，使之恪守職業道德，積極主動地參與檔案管理研究，通過學習掌握前瞻性專業和管理知識，逐步更新其知識結構體系，樹立現代化、信息化的檔案管理理念，并及時運用到管理實踐之中。

2.4 強化檔案管理責任主體

保證檔案管理工作順利開展應加強領導并落實責任，還應成立由相關人員組成的檔案管理領導小組，合理配備數量適宜、德才兼備的專職和兼職檔案管理人員，順利開展檔案管理工作。要明確檔案管理崗位和人員的工作職責和職能，其中專職檔案管理人員應運用所學專業知識和管理技能，嚴格遵守各項制度，做好收集、整理、立卷和歸檔文書、聲像、實物等檔案資料，并利用管理軟件錄入檔案資料，進行信息化電子化；應指導和督促兼職檔案人員做好文件資料的收集、整理和定期移交管理，做到規范科學管理檔案；增加檔案管理新鮮血液，提高檔案管理水平。要加強檔案管理人員的職業道德教育，嚴格規范相關制度體系，讓檔案管理的信息化工作更優質、便捷、高效。

2.5 加大檔案管理資金投入

要加大資金投入，創造良好的基礎和條件，應用、管理和維護好電子檔案。

要按照滿足需求、適度超前的基本原則，加強檔案管理硬件和軟件設施設備的購置計劃。要根據單位發展的需求，購置具有一定功能、數量充足的電腦、掃描和刻錄設備以及其他電子產品，充分利用單位專業技術人才開發檔案管理軟件，或按照上級要求購買先進的檔案管理軟件，確保正常建立和運用電子檔案，保證檔案信息的安全性、完整性，滿足電子檔案管理的需要。

2.6 創新檔案管理保密工作

在選址和建設庫房時，按照庫房與閱覽室、辦公室分開的基本原則，根據國家規定來設計和建造相應建筑物。要保證庫房門窗牢固，避免檔案資料被盜；要加強庫房管理，安排專人看護和巡視，無關人員禁止入內；為確保保存檔案的完整性和位安全性，要選擇專業技能高且能區分檔案密級者作為檔案管理人員。

中國經濟社會的發展促進了檔案事業的發展，要逐步提高事業單位檔案管理水平。各單位應根據實際情況，采取完善相關管理制度、加強檔案管理基礎設施建設、加強檔案人員隊伍建設、強化檔案管理責任主體、加大檔案管理資金投入、創新檔案管理保密工作，以順應時代發展的要求。

參考文獻

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