淺談機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策

劉丹丹

摘 要：檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。在機關事業單位檔案管理工作中，檔案管理人員的敬業精神和工作態度、檔案管理制度和流程、檔案管理的信息化水平是檔案管理工作的難點。要解決這些問題，需要提高人員素質，完善制度，加強信息化建設。

關鍵詞：機關事業單位 檔案管理 難點 解決對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

1、引言

隨著中國經濟社會的快速發展，檔案的價值變得越來越大，用途越來越多，檔案管理工作變得愈發重要。然而，在機關事業單位檔案管理中還存在一些不可忽視的問題。

2 、機關事業單位檔案管理工作的難點

2.1 對檔案管理工作的重要性認識不夠

個別機關事業單位對檔案管理工作不重視，沒有安排專職人員負責檔案管理工作。有的檔案管理人員對檔案管理工作缺乏正確認識，忽視檔案管理工作的重要性，態度不端正，工作不用心，有的檔案該存檔的不存檔，該保密的不保密，檔案沒有及時整理、歸檔、移交，造成了單位檔案缺失、不完整的嚴重后果。

2.2 缺乏規范化的檔案管理體系

現階段，部分機關事業單位的檔案管理混亂，缺乏規范的管理體系和管理制度，檔案管理工作雜亂散漫，沒有制定工作標準，甚至沒有進行統一的存檔制度。檔案管理制度的不完善，使得很多優質資料和數據丟失，嚴重阻礙了機關事業單位的發展，機關事業單位的信息管理和檔案管理存在嚴重的脫節問題，失去了檔案和信息的統一性，更影響了檔案的完整性，進而阻礙了機關事業單位跟隨時代發展的需要。

2.3 管理人員專業素質不高

一些機關事業單位不重視檔案管理人員素質的提升，有的單位甚至運用一些年紀大的、快退休的老同志進行檔案管理，認為檔案管理是一份無關緊要的工作，還有的單位沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作往往由其他科室的工作人員兼職或代勞，或者有的單位頻繁地更換檔案管理人員，使得檔案管理工作得不到專業的、科學的管理，造成了機關事業單位檔案管理工作的混亂癱瘓或者丟失文件等事件發生。

2.4 檔案信息化管理程度不高

據統計，我國目前已存在信息檔案數據庫大約四千余個，其管理也十分成功，但不足之處是內容不夠豐富，重復的情況較多，也就是說信息化資源的質量還有待提高。而且，開放性的綜合檔案資料還不到總量的25%，數量極少。因此，信息化檔案管理質量還較低，還有很多空間和資源可以開發。同時，信息化檔案管理主要依存計算機技術，檢索的效率、速度和精準率都依賴于計算機的檢索技術。可是，大多數的機關事業單位雖然引進了檔案管理的信息化，可工作人員依舊運用手工檢索式的管理模式，不熟悉或不習慣使用信息技術，導致無法運用計算機檢索技術來提升檢索效率和準確性。

3、機關事業單位檔案管理工作的解決對策

3.1 提高對檔案管理工作的認知度

在檔案管理的過程中，必須認清其職責，提高檔案管理的重視程度，建立健全檔案管理機制。檔案管理人員不僅要更新檔案管理知識和技能，還要提高檔案管理意識，認真履行職責，不斷學習，增強工作技能和工作效率。單位還應通過相關管理部門制定相關的管理規定，有針對性地培訓檔案管理人員，增強對檔案管理的認識和了解，使他們明白自己的職責。

3.2 完善檔案管理體制

從實踐來看，在機關事業單位中，任何一項工作形成制度后，效率都會有很大提高，檔案管理工作也應該形成相應的規章制度。單位應根據自身實際情況，建立健全檔案管理制度，并堅持落實制度，切實提高檔案管理工作質量。可以想象，機關事業單位只有建立健全檔案管理制度，才能把實際工作的方針政策落實到實踐中，才能從根本上改變混亂局面，使檔案管理質量得到提高。

3.3 加大檔案管理資金投入

機關事業單位應根據自身實際，投入資金建設標準規范的檔案室，以保證室存檔案的安全性，方便檔案的存放和查找使用。由于檔案管理人員的工作任務較重，工作人員不僅要對檔案系統的進行管理，還要對大量的檔案信息進行分類和存儲。所以，單位應購買先進的技術設備，做這些工作會變得容易得多。此外，檔案管理部門還應該投入資金開發一個文件管理軟件，通過使用這種專門的軟件，提高檔案的使用效率，把檔案的作用發揮到極致。

3.4 提升檔案管理人員的專業技能

現階段，機關事業單位檔案管理工作的最大困難就是工作人員的素質較低，檔案管理工作得不到單位重視，檔案管理部門不注重新鮮血液的引進，缺少一定的專業性人才。因此，相關部門應該注重檔案管理人員專業素質的培養，定期進行專業的培訓和學習，提升工作效率，與時俱進。提高其對檔案管理工作的認識，提高其對本職工作的重視和熱愛，提升計算機技術管理能力以及檔案管理工作中的突發事件處理能力，進而提高機關事業單位檔案管理的工作效率。

3.5 提高檔案管理信息化水平

隨著科技的發展，信息化技術已經被人們運用到生活的各個領域中，信息化的使用使人們的工作生活更加便捷，機關事業單位的檔案管理工作也不例外。需要注意的是，機關事業單位檔案管理工作的信息化建設，要結合自身的工作特點，科學地實施信息化檔案管理工作，以數字化的管理方式促進機關事業單位檔案管理的高效率。檔案管理人員首先要掌握過硬的技術，處理好網站的管理工作，單位相關部門也要做好設備的維護以及網絡技術的應用，充分利用先進的信息技術手段，提高檔案管理的成效。

4、結束語

總之，隨著社會的發展進步，機關事業單位的檔案管理觀念和制度也急需更新。檔案管理過程中，工作人員的專業素養和工作態度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機關事業單位檔案管理工作的難點所在。針對以上問題，需要從提高人員素養、完善制度規定以及加強信息化建設等方面來完善。

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